互联网时代档案管理存在的问题及对策郑艺

发表时间:2019/8/8   来源:《知识-力量》2019年9月37期   作者:郑艺
[导读] 随着科学技术的不断创新和发展,档案管理工作也发生着翻天覆地的变革,档案是党和国家的重要信息资源,关系着党和国家的发展进程。档案管理工作与各个机关单位的不同部门之间存在联系。档案的安全管理工作是档案工作的核心部分,是档案保存的重要部分之一。本文基于互联网时代档案管理存在的问题及对策展开论述。

(黑龙江省 海伦市 152300

摘要:随着科学技术的不断创新和发展,档案管理工作也发生着翻天覆地的变革,档案是党和国家的重要信息资源,关系着党和国家的发展进程。档案管理工作与各个机关单位的不同部门之间存在联系。档案的安全管理工作是档案工作的核心部分,是档案保存的重要部分之一。本文基于互联网时代档案管理存在的问题及对策展开论述。

关键词:互联网时代;档案管理;问题及对策

中图分类号:K206  文献标识码:A

 


引言

在社会高速发展的轨迹上,为了适应互联网发展的基本需求,档案管理工作面临着巨大的挑战。因此,对于目前纸质版的档案来说,需要通过互联网手段将其转化为数字档案,对其进行积极创新,并在此基础上积极的开展相应的档案在线管理服务,一定程度上能够实现数据信息的资源共享。互联网背景下档案管理工作的安全防护重心在于档案的安全性,为了确保档案管理的安全性,需要增强档案管理安全保护工作的重视程度、提高档案管理工作人员的综合能力、完善档案管理工作的安全防护措施。只有这样,才能促进档案管理工作的有效开展,进而增强社会管理人员的责任意识和安全意识。

1互联网时代档案管理的特征

1.1档案管理的完整性要求更高

档案管理是指档案的收集和保管及统计等相关活动,其中主要包含着档案收集和整理及价值判断等相关方面的研究,互联网时代下,档案管理的完整性在这一过程中的作用就逐渐凸现出来,其完整性主要体现在档案资料的完整性和档案管理流程的完整性等方面。档案资料的完整性主要是指在互联网络广泛应用的情况下,人们能够在网络系统和数据库系统等基础上获得比较完善的档案资料,因而对档案资料的完整性要求比较高。档案管理流程的完整性主要是指档案管理流程中的环节比较多,在互联网技术的基础上能够促使流程的完整性得到保障。

1.2档案管理存储介质日益多元化

互联网的出现能够有效促使档案信息的数字化管理得以实现,其主要是在互联网络的基础上,使得档案信息资源和数据等充分融入到公共信息服务生态圈中,促使社会信息内容得到融合和创新发展。互联网时代为档案管理提供新的渠道,从而使得档案管理的形式更加丰富。当前已经构建大型档案管理数据库系统,使所有档案信息都能够有效录入数据库系统中,不仅有效提升管理效率,也减少物力资本和财力资本,防止档案数据和信息丢失的情况发生,帮助用户快速实施档案数据信息查询和应用。

2互联网时代下档案管理存在的问题

2.1管理理念有待转变

虽然在互联网技术的影响下,我国很多企业都将其引入到了办公室工作中,但是受到传统观念的影响,部分企业的人员在进行档案管理时,仍然保持陈旧的管理理念,管理理念缺乏创新性,与企业的实际发展不相匹配。这种思想不仅不利于档案管理工作效率的提升,还会在很大程度上制约企业的快速发展。时代发展是不等人的,如果相关人员不及时更新管理理念,不与时俱进,必然会被社会所淘汰。

2.2网络安全问题

计算机网络技术的广泛应用给人们办公带来便利的同时,也带来了诸多挑战。由于互联网是开放的、包容性较强,因此很多人都可以登陆网络系统并进行相应操作,这就给档案信息的安全带来了一定的威胁。尤其是在当今时代,人们对网络的依赖程度越来越大,但是却缺乏足够的安全防范意识,这就给不法分子造成了可乘之机,档案管理系统很容易遭受黑客侵袭,档案信息被盗取,引发信息泄露问题,轻者给不法分子带来利益,重者则会给员工甚至企业造成巨大损失。对此,企业应加强网络安全防范,提高档案管理效率的同时,也需要注意提高档案信息的安全性。

2.3档案数据的标准化有待统一

信息化是高效的档案管理平台建立的基础,标准化又是信息化建设的基础。所以,要想做好档案管理工作,就需要建立标准化的体系。但是就目前来看,我国还没有完善的档案数据管理标准,导致在实际工作中,档案管理工作没有科学的依据做指导,档案资源不能得到合理配置。但是,仅仅建立相关标准也是远远不够的,只有将标准真正落实到实际工作中,才能切实保证问题得到解决,标准的建立才有意义。

3互联网背景下档案管理工作的安全防护

3.1增强档案管理安全保护工作的重视程度

档案系统是档案管理工作的主要载体,是档案安全性的基础保障。相关部门在构建档案管理系统的同时更应该关注档案管理系统的安全问题,与此同时,需要将档案管理工作放在第一位。国家综合档案馆的首要职责主要是保管党和政府机关等相关部分的档案,是档案永久保存的存储空间。不同级别的国家档案馆依法集中接收、管理本级党政机关、社会组织的档案,以及政府公报等。因此,基于上述的具体分析可知,档案管理系统主要是建立在一定原则基础上,在对档案馆进行设计之前,需要进行详细的选址,目的主要在于在对其进行管理的过程中可以有效的进行安全性能评估,进而在一定程度上避免自然灾害的发生。档案馆建筑质量的有效保证可以依据《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等相应的基本原则。在保证其安全性的基础上有效的确保其质量、面积以及基础设施等,从而为档案管理工作建立有效的“避风港”,不让每一份档案受到任何的损害,切实的保证每一份档案的安全性。

3.2强化档案信息化基础设施建设

在档案信息化建设过程中,为了保证该项工作能够顺利开展,则需要做好其基础工作,强化起基础设施建设。尤其在互联网背景下,要想实现档案信息化建设的目标,必须完善相关配套设施,才能够为档案信息化建设提供重要的保障。而档案信息基础设施涉及到诸多方面内容,其中主要包括计算机软件设备、硬件设备、各类辅助设备、以及基础网络等。在做好以上工作的前提下,还需要做好其他方面基础设施建设。根据当前档案管理的发展需要,需要加大资金投入,配备相应的信息设备,确保档案管理各项基础工作的顺利开展,例如档案信息系统管理软件,光盘刻录机、扫描仪等。只有做好基础设施建设,才能够为档案信息化建设提供重要的保障。

3.3制定统一规范的标准体系

基于互联网背景下,档案信息化建设需要做好相关的准备工作,确保其有组织的顺利推进。因此,在档案信息化建设的过程中,需要做好以下两点工作:其一,信息化建设的最明显之处在于传统纸质档案转变为电子档案,这也是档案管理的新突破。与传统纸质档案相比较而言,电子档案存在诸多方面的优势,尤其体现在存储与管理方面。对于纸质档案的储存而言,为了提高其存储的安全性,则需要做好安全保护方面的措施,强化安全防护建设,消除纸质档案存储存在的危险因素,促进档案信息化建设。其二,合理规范档案管理的基础工作,制定统一规范的标准体系,促进档案信息化建设向着规范化、标准化方向发展。

结束语

互联网档案管理工作属于当前企业人事管理工作中的主要模式,对于企业的发展情况而言,其需要注重互联网时代档案管理所面临的机遇,对当前的档案管理工作的实施进行必要调整,从而促使电子档案管理的高效性特点得到保障,并且不断降低档案丢失等风险发生率。


参考文献

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