事业单位人事档案信息化建设重要性初探

发表时间:2019/8/8   来源:《知识-力量》2019年9月37期   作者:谢凯悦
[导读] 在我国目前的事业单位日常管理工作当中,人事档案管理工作在各事业单位人员管理工作中起着基础性的作用,对事业单位建设发展也起着重要作用,同时也是事业单位完成日常工作的重要辅助信息。另一方面,随着计算机信息化技术的不断发展,记录人事档案信息的介质向电子化方向发生了重要变化,这种情况下,传统的人工处理工作方式已经无法满足目前的发展需求,所以对于事业单位来说,实现档案信息化已是一种必然的发展趋势。

(余姚市科学馆,浙江省 宁波市 余姚市 315400

摘要:在我国目前的事业单位日常管理工作当中,人事档案管理工作在各事业单位人员管理工作中起着基础性的作用,对事业单位建设发展也起着重要作用,同时也是事业单位完成日常工作的重要辅助信息。另一方面,随着计算机信息化技术的不断发展,记录人事档案信息的介质向电子化方向发生了重要变化,这种情况下,传统的人工处理工作方式已经无法满足目前的发展需求,所以对于事业单位来说,实现档案信息化已是一种必然的发展趋势。

关键词:事业单位;人事档案;信息化建设

 


从人事档案本身的结构内容来看,主要包括在工作人员在该单位的工作年限,在所有单位的总任职经历以及业绩奖惩信息等多方面的内容。人事档案是日常人力资源管理工作开展的基础,在事业单位的管理工作中,只有保证人事档案完整、准确和齐全,才能给各方面管理工作提供一个科学的依据。传统档案介质在目前这个信息庞杂的时代,已经不能满足各单位的实际需求,因而建立信息化档案是目前所要完成的重要工作之一。但是从目前的实际情况来看,信息建设工作当中仍然存在着一些问题,想要保证信息档案管理工作科学展开,就必须要采取一些有效的措施来解决这方面问题。

一、人事档案信息化建设

(一)人事档案信息化建设存在的问题

在信息技术快速发展的当前时代,想要发挥各单位本身蕴藏的创新、实践和工作能力,就必须要重视人才建设;在事业单位的人才使用工作中,人事档案不仅是供参考的重要内容,也是人才管理的重要方式之一,相关单位在人才管理方面的工作人员必须对这点重视起来,认识到人事档案管理的重要性才能保证对人才实现较高效率的利用。

人事档案方面的信息化建设工作是目前主要的发展趋势之一,但是从实际工作情况来看,信息化建设过程中存在的问题不容忽视。一是在工作开展过程当中缺乏一些可靠的依据,例如参考信息不足等,这就导致在人事档案信息化建设过程当中很容易出现一系列问题。二是在事业单位内部人员的培训、选拔、管理工作过程中,在这一阶段里,如果事业单位人事管理部门的工作人员对于人员信息的挖掘不够深入,就很容易遗漏一些重要信息,以致于可能会对日后的工作开展造成一些不可预估的严重影响。三是在人事管理工作的日常开展过程当中,对于一些相关材料的收集工作并不完善,比如部分人员出现调动、晋级、变化时候没有及时地对档案进行补充,往往会在人事档案当中留下一些纰漏。

(二)人事档案信息化建设的重要性

在实践的过程中,笔者发现人事档案的信息化建设工作对于整个单位的人力资源管理起到了着很大的积极作用,其主要表现在:信息化的平台记录档案信息往往能够保存很长的时间,只要服务器没有发生问题,档案信息就不会出现诸如损坏、丢失等意外情况,而纸质的档案信息在整理和使用的时候往往会因为温度和湿度等各种不可抗力因素而造成损坏;另一方面,信息化的人事档案即使发生问题,其修复也会更加容易。在一般情况下,信息化人事档案查询和修改的话也会比纸质的信息档案方便不少,这样就可以在很大程度上帮助人事档案管理的工作人员更有效率地去完成档案信息的日常工作,同时还能够加强各个信息化平台之间的信息交流和互动效率。

二、优化人事档案信息化建设的措施

(一)正确认识信息化建设

想要更好的开展人事档案信息化建设工作,企事业单位负责任人以及具体管理人员一是要加强对于人事档案信息管理的重视程度,在此基础之上综合利用各种资源来进行人事档案的信息化平台建设,争取用最高的效率,又好又快地完成人事档案建设和管理的各项工作。第二人事档案管理工作人员要善于利用现代计算机技术以及网络技术去优化传统人事档案管理的流程与方式方法,利用现代化的信息技术去解决各种档案管理中遇到的问题,以此来进一步提高人事档案管理工作的质量。第三事业单位负责人要有意识地挑选、培养优秀的人事档案管理人才,持续不断地加强事业单位档案管理人才队伍建设,这样才能够有效地避免因人才断档、人手不足导致的档案管理问题。

(二)建立健全人事档案信息化建设相关制度

人事档案工作信息化是未来的发展趋势,信息化管理方式与传统的以纸质档案为基础的人事档案管理工作有很大的不同。所以对于人事档案管理工作人员来说,必须建立健全人事档案信息化建设相关制度,可以在现有管理制度的基础之上,建立一些更适合信息化人事档案管理工作开展的新制度,给人事管理工作的开展提供科学的引导。事业单位的人事档案管理工作人员以及有关部门必须对这方面问题重视起来,针对信息化人事档案建设工作中涉及到的方方面面,针对使用、维护工作过程中的实际情况建立健全相应的管理制度,满足人事档案在新的历史发展阶段交流共享等方面的要求。另外还要避免信息化建设工作过程当中与传统的管理方式产生冲突,导致工作效率降低;在人事档案信息制度建设完成之后,管理人员还要对相关制度重视起来,严格按照制度的规定要求完成日常维护工作。

(三)保证财政对人事档案信息化建设的资金投入

人事档案的管理工作由原来的手工管理转换到信息化管理,涉及到的设备更新内容较多,这就需要充足的资金投入。一是用于保证信息建设过程当中的设备材料质量,提升相关设备的使用效率;另一方面用于加强对人事档管理工作人员的培训;三是用于建立一个完善、科学的信息化管理平台,在此平台的基础上管理工作才能有序地开展。

结语

随着计算机信息技术的不断发展和进步,各事业单位人事档案管理工作必然要随着之发展和改变。人事档案管理作为各事业单位工作开展的基础,事业单位人事档案信息化建设是社会发展、科技进步的必然趋势。必须建立一个完善的人才管理体制,才能保证企业人才供应工作不会遇到各种问题。信息化人事档案系统的建设工作为事业单位的发展提供完善的技术基础,同时对于事业单位本身来说,想要在新的时代下取得良好的工作效率,建立完整的信息交流平台也是必然要求。因此,事业单位负责人、人事档案管理工作人员需要严格按照相关要求进行信息化建设。


参考文献

[1]李佑蓓.事业单位人事档案信息化管理面临机遇与挑战[J].人力资源管理,2017(06):346-347.

[2]何赟.探讨加强事业单位人事档案管理信息化建设的主要路径[J].才智,2016(09):253.

[3]谭艺.试论事业单位人事档案信息化建设的重要性[J].工作指导,2019(05):315.



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