互联网时代档案管理存在的问题及对策

发表时间:2019/8/8   来源:《知识-力量》2019年9月37期   作者:郑铁成
[导读] 信息化时代的到来与互联网技术的应用为档案管理的现代化发展指明方向,这就要求相关人员形成互联网思维,加强互联网与档案管理工作的紧密联系,构建互联网时代的档案管理模式,借助互联网技术的应用推动档案管理的现代化建设。但是就当前档案管理的现代化建设来看仍旧存在一定问题,如传统思维根深蒂固、安全管理不足等。因此,通过何种方式实现互联网与档案管理的无缝衔接,成为当前相关人员亟待解决的重要课题。

(黑龙江省佳木斯市烈士陵园管理处,154004

摘要:信息化时代的到来与互联网技术的应用为档案管理的现代化发展指明方向,这就要求相关人员形成互联网思维,加强互联网与档案管理工作的紧密联系,构建互联网时代的档案管理模式,借助互联网技术的应用推动档案管理的现代化建设。但是就当前档案管理的现代化建设来看仍旧存在一定问题,如传统思维根深蒂固、安全管理不足等。因此,通过何种方式实现互联网与档案管理的无缝衔接,成为当前相关人员亟待解决的重要课题。

关键词:互联网时代;档案管理;问题;对策

 


1互联网时代背景下档案管理面临的挑战

第一,对传统档案管理观念的挑战。信息时代推动着信息科技的发展,现代化的档案管理将会替代传统的档案管理。同时,传统档案管理“重藏轻用”“秘而不宣”的观念,必将随之被打破。互联网时代背景下的档案管理必须要创新管理理念,坚持“以人为本,服务至上”的工作宗旨,积极主动开发档案信息资源,促进档案管理逐渐向知识化、信息化、高效化转变,进而提供最佳的档案服务。第二,对传统档案管理手段和方式的挑战。随着社会信息化的普及和时代的发展,需要收集的疾控档案信息会越来越多。如果还是沿用传统的手工收集方式,必将导致信息资料的收集与保存缺乏系统性。工作人员也会因工作量呈几何级数的增长而不堪重负。唯有将电子信息化应用到档案管理中,才能将信息资料进行及时的收集、准确的鉴别、合理的归档和妥善的保存,从而进一步提高档案信息的更新速度。第三,对档案查询利用方式的挑战。传统档案以纸质为主,设置查阅室、档案外借与复制、出具档案证明、提供咨询服务、印发目录等是传统的档案利用模式。相比传统的档案利用模式,人们更倾向于利用网络获取信息,而这势必会削弱用户对纸质档案的依赖程度,传统的档案利用模式终将被历史所淘汰。

2互联网时代档案管理存在的问题

2.1缺乏互联网时代发展背景下的档案管理法律体系

从具体化的工作实施过程角度分析,要想使档案管理工作获得最优的预期效果,必须积极制定、执行符合互联网时代发展背景的档案管理法律体系。然而,受多种实践因素的影响,我国尚未建构形成符合互联网时代发展背景的档案管理法律体系,影响了档案管理工作的规范性和科学性。

2.2档案管理工作的思想理念和服务方式存在局限性

受多种因素的影响和制约,我国档案管理人员在工作实践中,长期沿用传统的管理工作思想理念和服务模式。未能结合互联网时代的发展背景,没有针对档案管理工作的思想理念和服务模式展开调整优化。互联网时代背景下,影响了内部各类档案信息资料综合性实际应用价值的发挥。

2.3存在安全风险

在管理工作实施时,由于互联网络环境相对复杂,在进行档案管理的时候,其中的风险也比较多,档案丢失的情况时有发生,而其中一些较为私密的信息丢失的话,容易对企业的发展造成不利影响,因此,对管理人员互联网技术的要求也比较高。

3互联网时代档案管理问题的解决对策

3.1强化档案信息化基础设施建设

在档案信息化建设过程中,为了保证该项工作能够顺利开展,则需要做好其基础工作,强化其基础设施建设。尤其在互联网背景下,要想实现档案信息化建设的目标,必须完善相关配套设施,才能够为档案信息化建设提供重要的保障。而档案信息基础设施涉及到诸多方面内容,其中主要包括计算机软件设备、硬件设备、各类辅助设备、以及基础网络等。在做好以上工作的前提下,还需要做好其他方面基础设施建设。根据当前档案管理的发展需要,需要加大资金投入,配备相应的信息设备,确保档案管理各项基础工作的顺利开展,例如档案信息系统管理软件,光盘刻录机、扫描仪等。只有做好基础设施建设,才能够为档案信息化建设提供重要的保障。

3.2建立稳定性强的数据库

进入互联网时代以来,在保存档案信息时全部应用数字的形式,即数据信息,其传输主要依靠计算机网络进行,实现了档案信息的即时传播与发布,要想使档案管理数字化,就必须建立数据库。所以,企业应加大重视,建立数据库的同时也要保证数据库的稳定性。数据库在符合网络传输标准的基础上,还应当便于管理人员使用与阅读,能够随时检索档案信息。当今时代科学技术更新换代的速度非常快,因此,在建立数据库时应使用先进的管理软件,增加其使用期限,降低更换频率。目前计算机网络技术已经得到广泛应用,其有效提高了档案管理工作的工作效率,但是因为其还存在一定的安全问题,因此,在建立数据库时应注意维护系统中的档案数据,避免因为建立档案库而引起数据丢失,给档案管理工作造成不必要的麻烦。

3.3建立科学档案网络安全体系

档案信息资源的安全性是档案管理工作中的重中之重,尤其是在互联网时代,档案信息资源的安全问题也日益凸显。因此,必须重视并建立健全的档案网络安全体系,确保档案信息资源的安全存储和安全使用。首先,必须重视档案信息资源的安全,严格遵守档案信息资源使用制度和操作规程,不断强化各个环节的监管责任;其次,明确档案信息资源的使用原则,建立起一套完整的等级使用制度,根据档案信息资源的保密等级分类管理;最后,应定期或不定期组织开展安全检查,对系统加以测试和维护,及时发现各种安全隐患,提高档案信息资源的安全性。如某市档案馆部署强大的数据库跟踪审计系统以及主机安全防护系统,分别从数据库和操作系统底层对相关数据、文件进行保护,形成一套完整、严密的证据链,保障数据的安全有效。一旦监测到有试图篡改数据的行为,系统会实时报警,管理员可在第一时间对系统进行检查。

3.4提高档案管理工作人员的综合能力

提高档案管理工作人员的综合能力应该从以下几点入手:(1)专业知识素养。在互联网时代需要的是拥有专业知识与技能的全方位人才,同时档案管理工作更是一门实践性与专业性并存的工作。只有档案管理工作人员熟悉理论知识,具有良好的业务管理能力,才能在一定程度上引领档案行业的飞速前行。互联网背景下对档案管理人才的综合素质要求更高,要求该方面的相关人员不能仅专注于其中一点内容,需要全方位、多角度的发展,进而通过教育培训和自学不断提升自己的档案管理工作能力。(2)重人重岗重责。在从事档案管理的工作人员中,需要极其认真负责的人担任该职责,与此同时,各个相关部门最好能够安排在编的人员从事档案管理工作。主要原因在于,一方面他们对待档案管理工作能够更加熟悉和认真;另一方面,防止因档案管理相关人员的频繁流动而发生档案泄密。互联网时代的到来,为我们创造了更多的工作机遇,提供了大量新型的岗位,但是拥有专业档案管理技能的相关人才较为短缺,进而在一定程度上造成了供需失衡状态。

4结束语

综上,互联网背景之下,大数据技术、云计算、移动互联网广泛应用在社会各个领域当中,为档案管理工作的创新发展提供了全新思路。因此,档案管理要牢牢抓住当前互联网时代发展契机,以互联网技术为途径高效整合各类档案信息资源,提高档案管理人员素养,形成互联网思维模式,加强档案资源信息化建设,构建科学化的档案管理网络体系,促使档案管理朝着现代化、信息化的方向发展。


参考文献

[1]李雪莹.探析互联网时代档案管理面临机遇与挑战[J].现代营销(经营版),2018,06:53.

[2]吴雅鸣.互联网时代档案管理信息安全保障体系建设研究[J].兰台内外,2017,06:20-21.

[3]林济年.在互联网时代档案管理面临机遇与挑战[J].办公室业务,2017,07:90.



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