大数据环境下人事档案的管理与利用

发表时间:2019/8/8   来源:《知识-力量》2019年9月37期   作者:代金梅
[导读] 人事档案管理是人力资源高质量配置及利用的基础,提升人事档案及利用质量,对于企业人才资源利用和经营效益实现具有较大影响。大数据环境下,企业人事档案存在诸多问题,本文在阐述大数据环境下人事档案管理现状的基础上,就当前人事档案管理的问题进行系统分析,并指出大数据环境下人事档案管理及利用的具体策略。期望有利于提升人事档案管理和利用水平,继而促进企业的现代化、规范化发展。

(临沂市劳动人事争议仲裁中心,山东 临沂 276000

摘要:人事档案管理是人力资源高质量配置及利用的基础,提升人事档案及利用质量,对于企业人才资源利用和经营效益实现具有较大影响。大数据环境下,企业人事档案存在诸多问题,本文在阐述大数据环境下人事档案管理现状的基础上,就当前人事档案管理的问题进行系统分析,并指出大数据环境下人事档案管理及利用的具体策略。期望有利于提升人事档案管理和利用水平,继而促进企业的现代化、规范化发展。

关键词:大数据;人事档案;管理问题;对策

 


近年来,受大数据环境的影响,人事档案的管理和利用方式发生重大转变,要提升企业人事管理质量,就应在自身发展水平的基础上,进行信息化管理手段的融合,从而确保人事档案管理与大数据网络环境的相互匹配。

一、人事档案管理现状

人事档案是个人任职履历的基本凭证,其对于每个人的长期发展具有重大影响。大数据环境下,人事档案管理及利用面临着前所未有的发展机遇;就管理过程来看,单前人事档案的管理和利用发生了以下转变:

其一,基于大数据的信息共享功能,企业愈发注重人才资源的可持续化发展,这使得在人事档案管理中,档案与企业发展形势的结合愈发紧密。其二,在一定程度上,大数据环境实现了人们认知观念的转变,其在优化人事档案管理目标的基础上,进行管理制度的完善,并由此形成了系统化、完整化的人事档案管理机制,确保了答案管理的系统化、完整化。其三,大数据网络环境下,人事档案管理具有一定的风险性[1]。受其影响,人们愈发注重档案管理隐私性和机密性的控制,尤其是在电子档案建设中,通过混合加密技术的应用,人事档案信息的风险得以有效防治,其在保证人事档案灵活化、精度化控制的同时,有效的保证了人事管理及服务工作的开展。

二、大数据环境下人事档案的管理问题

大数据时代下,安全性与隐秘性是人事档案信息管理的内在要求[2]。现阶段,借助于互联网载体及大数据技术,我国人事档案管理工作获得了较快发展,然而从管理过程来看,人事档案与大数据技术的结合程度不高,整体管理问题包括:

1、人事档案管理效果弱化

大数据环境下,电子档案成为我国人事档案管理的重要形式。从管理效果来看,电子档案提升了人事档案管理的持续性,然而其也使得个人隐私侵犯以及信息数据泄露问题逐渐增多。具体而言,在人事档案网络化管理中,受安全管理体系不完善,安全保障制度不完善等因素的影响,人事档案信息容易出现篡改和泄露等问题,影响了档案信息的准确性,并制约了人事管理的效率和质量。

2、管理人员认知理念滞后

大数据环境下,人事档案管理人员的认知理念对于整体管理效果具有较大影响。管理实践中,档案管理人员只有摒弃传统管理理念,进行答案数据的精确化、效率化管理才能提升档案资料的利用效率,从而实现社会生产的高效管理与服务。然而在实践中,部分管理人员的思想认知具有一定的滞后性,其不能实现人事档案管理与大数据的高效融合,这使得人事档案资源共享的优势受到限制,大大降低了人事档案的管理效率。同时,安全管理意识的缺失加剧了档案信息泄露的发横频率,这对人事档案管理和企业发展造成较大威胁。

3、人事档案管理模式不当

人事档案管理模式是制约其管理质量的重要因素。大数据背景下,要提升人事答案管理质量,就应在现代信息技术的支持下,实现零散档案数据资料的有效搜集,并在信息资源归类的基础上,进行高效化、科学化的社会人事服务。现阶段,我国人事档案管理模式的问题主要表现在两个层面:一方面,较多人事档案管理人员对于信息技术的利用存在不足,认识档案的数据仍然较为零散,很难为企业认识管理提供有效支撑。另一方面,人事档案管理与用户的衔接不够紧密,这使得用户在人事档案利用过程中频频受阻。新时期,优化人事档案管理模式已成为认识档案管理的要点所在。

三、大数据环境下的人事档案管理对策

新时期,人们对于人事档案管理工作提出了较高要求,要实现档案管理与大数据的充分结合,在实践过程中,就应注重以下策略的规范使用。

1、引进先进管理理念

先进的管理理念能够为档案管理工作的开展提供有效指导。人事档案管理中,企业人力资源管理部门应注重先进管理理念的充分引入,然后在分析当前人事档案管理模式的基础上,进行信息化管理理念的充分融合,并依次进行档案管理工作模式的优化,确保人事档案管理工作的高效开展。在管理理念创新中,档案管理人员应具备较强的数据敏感度,不仅要对传统的管理理念进行创新,还应把握正确的管理方向,为档案管理工作提供有利的发展契机。此外,其还应注重人事档案管理环境的优化,确保档案管理体系的逐步优化,从而在保证人事档案管理质量的同时,提升档案的使用效率。

2、构建信息共享模式

信息时代下,人们对于人事档案信息的应用效率和质量提出了较高要求。在档案管理实践中,管理人员应注重信息共享模式的高效构建,提升档案信息的整体价值。一方面,档案信息管理人员应借助计算机网络系统及大数据技术,对零散的数据资料进行收集、归纳与整合,使之更加结构化、科学化,确保人们信息使用的准确、全面。另一方面,在归纳信息形态的基础上,应注重工作形式及管理方法的创新和优化,确保档案信息管理可以产生积极影响,提升资源的利用效率。

3、进行用户需求定位

人事档案信息管理目的在于为社会生产、管理及服务提供数据支撑。要确保这一目标的实现,在管理过程中,就应体现服务意识,进行用户需求的精准定位,从而在主动服务模式建设的基础上,扩大大数据在人事档案管理中的应用范围和质量。管理实践中,人事档案管理人员应注重自身专业素质的提升,主动参与到各类培训活动中,确保自身专业优势的有效发挥。同时,其应进行人事档案数据库访问群体的有效统计和分析,明确用户使用需求,并依此为依据,进行服务框架调整,在信息技术的支撑下,提升档案信息服务的智能化程度,并满足不同客户的档案应用需求。

4、强化档案安全管理

信息安全管理是人事档案管理的重要内容[3]。现阶段,随着互联网使用群体的不断扩大,网络安全问题日益严峻。在人事档案管理中,受非法访问和恶意攻击等因素的影响,人事档案信息服务效果不断弱化。新时期,档案管理部门首先应进行计算机系统的优化,确保人事档案管理具有科学、合理的载体平台。其次,大数据背景下,互联网环境愈发开放,这使得人事档案的访问群体逐渐增多。要实现不同访问群体的有效约束,档案管理部门应做好软件系统升级,并在保证其兼容性的同时,进行信息加密手段的应用,从而实现恶意攻击现象的有效控制。最后,应注重电子档案信息管理制度的完善,通过档案的追溯管理,强化责任意识,提升档案管理质量。

结论

大数据环境下,我国人事档案管理工作模式发生重大转变。实践过程中,人们只有充分认识到人事档案管理的必要性,并在当前管理问题分析的基础上,进行科学化的管理手段应用,才能确保人事档案管理与大数据的充分集合,从而提升人事档案管理和利用水平,促进企业的现代化、规范化发展。


参考文献

[1]王莉娜,程鹏.大数据环境下高校人事档案的管理与利用[J].兰台世界,2017No.521(03):40-42.

[2]赵子墨,林华东.大数据时代政法干警人事档案管理探微[J].档案与建设,2018No.354(6):91-94.

[3]朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机[J].人力资源管理,2017(6):350-351.



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