医院档案管理创新的必要性

发表时间:2019/6/27   来源:《中国保健营养》2019年第2期   作者:谷士鹏
[导读] 医院档案管理作为医院管理的重要组成部分,对医院的发展起着非常重要的作用,其管理的水平间接反映了医院的整体运行状况,对医院的发展起到促进或抑制的作用。伴随着科学技术的高速发展,医院档案管理的形式也发生了极大的转变,如何适应现阶段档案管理的新形势就需要对医院的档案管理进行相应的调整和创新[1]。
(唐山市妇幼保健院 河北唐山 063000)
【中图分类号】R197      【文献标识码】A      【文章编号】1004-7484(2019)02-0153-01
 
医院档案管理作为医院管理的重要组成部分,对医院的发展起着非常重要的作用,其管理的水平间接反映了医院的整体运行状况,对医院的发展起到促进或抑制的作用。伴随着科学技术的高速发展,医院档案管理的形式也发生了极大的转变,如何适应现阶段档案管理的新形势就需要对医院的档案管理进行相应的调整和创新[1]。
1 现阶段医院档案管理的不足
1.1医院档案管理机制设置存在不足
医院档案管理的场地设置一般都存在于医院的边缘地带,经常出现在医院的地下室,库房等非中心区域,同时档案管理的保存缺乏专业用具。医院是以医疗为主要工作方向的单位,我国现阶段的医疗状况就决定了医疗场地的大大不足,医疗所用场所大大侵占了其他辅助科室的场地。如档案管理科室对于医疗作用没有直接明显关联的科室,其位置更加边缘化,往往被安排在地下室、平房库房、库房角落等不着边际的犄角旮旯的地方。这些地方一般都存在温度异常、湿度异常的情况,档案作为需要长期保存的纸质文件,在潮湿闷热的环境下会出现发霉、字迹消失、文件受啃咬损害的危险,极其不适合文件的保存。档案保存的工具,一般都是通用的办公柜,没有特殊加装保护措施,同时不易反复提取存放,限制了档案的应用管理。这些设置不足就需要医院能够加强重视程度,给档案管理提供合理的管理设置和设备[2]。
1.2医院档案管理制度存在不足
医院档案管理制度我国是有相应法规和制度要求的,但是在实际工作中,制度的作用就相应的降低很多。许多医院对于档案的管理疏于制度的设置,往往通过行政人员兼职进行档案的管理工作,这样在人员管理制度上就存在了一员多管的状态,让管理人员在执行档案管理职责的过程中有许多不尽明了的状况发生,严重影响了档案管理的正常运行。档案管理人员的设置中也存在了制度的不健全。医院档案是一种较特殊的文件档案,它的取用是需要具有专业知识的人员来进行正常管理的,医院在招募档案管理人员时,往往不去考虑专业人员,这就导致了制度执行出现不畅的原因。人员不专业,制度理解就不能够坚决执行,导致制度执行障碍,管理出现混乱[3]。
1.3医院档案管理方式存在不足
现阶段我国医院的档案管理仍是以人工管理为主的管理模式,这种管理模式对人员配置和管理时间要求非常高,主要是需要大量的人员去参与管理任务,同时非常耗费时间参与管理。同时这种人工为主的管理模式,由于人员参与众多,往往会造成档案的遗失或者损害,出现档案的缺失及不完整,对档案的管理造成了很大的不良影响。这种管理模式对于档案的应用也是十分不利的,会延迟档案的正常使用,造成档案回档延迟,应用效率下降。在一些医院进行档案整理的过程中,经常出现档案的缺失,这种缺失是无法弥补的,归其原因还是模式方式的滞后导致的[4]。

2 医院档案管理创新的必要
2.1医院档案管理机制设置必须进行调整
医院档案管理机制设置的不合理是限制医院档案管理提升的最基础限制。场地限制导致的医院档案管理的发展是不可更改的,场地的限制会使档案管理过程中出现许多意想不到的困难,让档案管理工作举步维艰,所以一定要调整好场地的设置。同时应该对档案管理的器具进行有效的更新,使用专业的档案柜能够大大提高档案管理的工作效率,方便档案的使用及回档,大大增加档案的利用率,从而促进档案的使用,促进医院的正常发展。
2.2医院档案管理制度必须进行调整
医院档案管理制度应该进行有效的提升调整,在现有制度的机制中还是有可执行的制度存在的。现有医院档案管理制度主要是执行力的缺失,如果能够加入合理的制度保障,促进专业人员的引入,以及现有医院档案管理人员的专业技能提升,还是能够极大的保障医院档案管理的正常运行的。所以这些医院档案管理制度的提升仍需要,院方积极提出整改方案,提高医院档案管理人员的工作积极性,为医院档案管理能够提高效率,提供有力的制度保障。
2.3医院档案管理方式必须进行调整
现行的医院档案管理方式仍是以人工管理为主的方式,随着现代信息技术的高速发展,信息管理的方式已经发生了天翻地覆的变化。档案作为比较原始的信息保存方式一直使用了很长的时间,这种纸质保存的方式具有保存时间长,信息保存完整稳定的优点,从古至今到现代社会一直沿用。传统方式的使用对于现阶段医院档案管理来说已经出现了一定的不适合性,主要是表现在医院档案管理中档案使用中的调用和归还过程出现了许多费时费力的状况,同时由于医院档案使用的更加频繁,导致档案的丢失及受损情况越发明显,这就促使医院档案管理方式必须做出调整,以减少这些不利情况的发生。所以信息化管理和数字化管理成为了医院档案管理方式转变的必然趋势。如何加快医院档案管理的信息化管理和数字化管理就是今后医院档案管理方式转变的必经之路[5]。
医院档案管理现阶段仍处于滞后于医院整体发展的状况,为了跟上医院的发展步伐,同时也为了能够更好的促进医院的有序发展,医院档案管理应该尽快做出调整,在现有的较为传统的管理模式下进行有效的创新调整,这样才能够及时更上医院的发展步伐,为医院的发展提供自身的力量。如何进行医院档案管理的创新发展不放从医院档案管理机、医院档案管理制度、医院档案管理方式三个方向进行创新。
参考文献
[1]郭祥丽, 严晓春, 张馨木. 加强医院档案管理工作的对策[J]. 中国医院管理, 2006, 26(7).
[2]董桂兰. 关于医院档案管理工作创新的探讨[J]. 北京档案, 2011(4):47-48.
[3]陆艳, 蔡栋. 当前医院档案管理工作分析[J]. 中国医院管理, 2000, 20(10).
[4]代文婷, 刘铁强, 王玉蓉. 浅议医院档案管理与档案升级工作[J]. 中国医院管理, 2012, 32(6):50-50.
[5]杨巧, 高明, 阳德明. 浅议医院档案管理体系[J]. 重庆医学, 2007, 36(1):45-46.

 
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