浅谈企业文书档案管理的重要性及工作规范 常文君

发表时间:2019/6/26   来源:《基层建设》2019年第9期   作者:常文君
[导读] 摘要:文书档案管理是企业档案管理的核心,是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。
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        摘要:文书档案管理是企业档案管理的核心,是一项技术性、服务性、政治性较强的工作。新时期下,要提升文书档案管理工作认识度,增强文书档案管理质量,使文书档案管理能够有效、科学、合理的进行,进而实现文书档案管理的有效性。
        关键词:企业文书档案管理;重要性;工作规范
        1文书档案管理的特点
        1.1管理工作繁琐
        文书档案管理工作重点在于保存、收集、整合资料,其承载着企业宝贵的历史资源,体现了一个企业的发展历程。文书档案管理主要以企业发生的事件、人事、文件、事件过程、书报为管理对象,管理模式大都运用纸张或者是实质记录下来,并且将这些文书档案资料进行分类存储于企业档案室中。在此阶段文书档案管理工作的重点就是管理、收集、整合、编目编册、借阅、保存等,同时企业也要求文书档案资料要具有安全性、完整性。在企业管理中,文书档案管理工作的作用是记载企业发展历程,使得后辈能够借鉴先辈的管理、经营模式,进而才能够实现文书档案管理工作的有效性。由此能够看出,文书档案管理工作较为繁琐。
        1.2文书工作对文书档案管理的作用
        文书工作与文书档案管理之间具有密切相连性,文书工作包含登记、收集、催办、运转及文件的立卷、整理、归档等,而文书工作的过程正是文书档案资料形成的全过程。在具体工作中,文书工作能够为文书档案管理提供鉴定、保存、整理、统计、编研,其是文书档案管理工作的前提条件。文书档案管理主要来源于文书工作,文书工作将企业有价值的事件、活动记录下来,经过整合形成立卷,之后定期向文书档案管理部门归档。文书工作质量与文书档案管理质量息息相关,例如文书工作书写的质量,能否合理归档,都与文书档案管理具有直接的影响。
        1.3档案管理内容丰富
        文书档案管理工作是企业各项事务的真实反映与记录,涉及到科技档案、行政管理、党群管理、会计档案等方面,故而,文书档案管理内容较为丰富。基于文书档案资料涵盖企业各类“红头文件”、企业签订的各类责任书、协议、合同、企业各类民主选举投票登记情况,及企业照片、录像、录影、录音等各类电子档案资料等,导致文书档案载体多样化,内容丰富化,这无疑对文书档案管理形成一定的难度,因此,只有提升对文书档案管理的认识,进行科学、合理管理,才能够实现文书档案管理的有效性。
        2企业文书档案管理滞后性研究
        2.1档案收集的滞后性
        文书档案收集存在严重的滞后性:第一,文书档案收集作为企业档案管理工作开展的基础和前提,对于后续资源集中化管理有着重要的影响。但是由于企业文书档案涉及内容广泛,较为分散,给收集工作带来困难,造成档案材料收集不齐全、不完整。第二,企业各个部门对于文书档案的积累要求和重视程度不同,这在一定程度上影响了文书档案的收集效率和质量,使其出现严重的滞后性。
        2.2档案开发利用的滞后性
        文书档案收集是档案管理工作的前提,而文书档案的开发利用是档案管理的最终目标,同时也是核心所在。目前,大部分企业并没有意识到文书档案开发利用的重要性,一些文书档案长期闲置在档案室内,得不到很好的开发和利用,使其失去了固有的价值和存在意义。还有一些企业虽然重视文书档案的开发利用,也建立了相应的档案管理信息软件,但是由于软件开发深度不够,使得系统检索与纸质档案无法实现有效衔接,同样无法满足全文检索的新要求。
        3企业文书档案管理出现滞后性的原因
        3.1管理意识相对薄弱
        现阶段,大部分企业在档案管理方面投入人力、技术、设备相对较少,加之文书档案整理工作相对枯燥和繁琐,档案人员积极性不高,管理意识薄弱,导致文书档案管理形式化较为严重,最终出现严重的滞后性。


        3.2档案管理制度不规范
        企业文书档案管理工作的开展离不开制度的指导和制约,这是档案管理工作开展的重要保障。目前很多企业档案管理制度与实际脱轨,档案管理制度中没有明确反馈和考核,岗位职责划分不清晰,制度形同虚设,无法发挥出实质性作用。
        3.3缺乏软硬件配置
        软硬件方面的投入是确保文书档案有效开展的关键,一旦投入力度不够或者配置水平较低,会极大地影响后续的管理水平。目前大部分企业对档案硬件的配置都没有给予足够重视,甚至有些企业没有专门的档案储存场所,文书档案散失严重,管理极度混乱;在软件方面,由于配置的档案管理信息软件开发深度不够,限制了档案资源的开发利用。
        4文书档案管理的创新策略
        4.1提升对文书档案管理认识度
        文书档案管理工作可分为两大类:一类是由企业本级组织形成的文档管理,另一类是企业上级组织形成的档案管理。这两类档案信息都能够为企业领导开展工作提供保障,因此,需要企业对文书档案管理工作进行重视。一方面,企业应该在软硬件设施上为文书档案管理工作提供保障,为文书档案管理营造一个良好的工作环境,进而促进文书档案管理人员更好的进行工作。另一方面,企业领导要积极参与到文书档案管理工作中,并且根据实际情况,为文书档案管理工作提出针对性的建议,将文书档案管理工作纳入到年度终结中,进而确保文书档案管理的有效性。此外,还应该加强各部门之间的合作,增强文书档案管理收集、整合工作,文书档案管理人员要主动知晓将要进行的工作,要深入到各个部门中,了解他们的实际工作情况,及时获取重要的信息价值,进而提升文书档案管理质量。
        4.2构建文书档案管理制度
        加强文书档案管理制度构建,对提高文书档案管理质量具有一定的保障。新时期下,文书档案管理制度应该与时俱进,实现现代化文书档案管理模式,进而才能够实现文书档案管理实效性。首先,企业应该在传统文书档案管理制度上,结合国家相关的法律法规制度,根据本企业的实际情况,构建现代化文书档案管理制度模式,实现现代化文书档案管理的实用性、使用性、灵活性、科学性。构建现代化文书档案管理制度,能够有效更新传统文书档案管理中的不足现象,完善文书档案管理制度,解决档案管理瓶颈问题。在构建现代化文书档案管理制度中,要根据文书档案管理实际情况,有计划、有目的的对文书档案进行修编、查阅,增强文书档案管理制度的实用性。
        4.3提升文书档案管理人员素养
        文书档案管理质量是衡量一个企业档案管理水平的重要因素之一,而文书档案管理质量与管理人员素养具有直接的影响。新时期下,企业应该加强文书档案管理素养,增强他们的专业理论知识与技能,同时还应该加强他们信息素养,使他们能够合理的使用现代化科技技术进行工作,实现文书档案管理的智能化。在文书档案管理中,企业应该通过培训工作,提升文书档案管理人员的综合素养,使他们明晰文书档案管理制度、要求,了解文书档案管理对企业发展的重要性,并且掌握现代化档案管理能力,构建文书档案管理团队,提升文书档案管理人员管理能力,进而实现文书档案管理的有效性。
        结束语
        对于企业发展而言,文书档案管理工作显得十分关键,它既是对企业发展历程的有效记录,同时也可以为企业今后发展规划提供有效指导。在企业的经营管理过程中,会涉及到诸多的档案材料,这些都是企业发展的重要信息资源,一旦丢失和损坏,必将极大地影响自身的生产和经营水平,所以提高文书档案管理质量和效率就显得十分重要,相关领导需要给予高度重视。
        参考文献:
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