信息化环境下档案管理与服务模式创新研究

发表时间:2019/6/13   来源:《知识-力量》2019年9月30期   作者:曲歆彤
[导读] 随着科学技术的快速发展以及社会经济的进步,信息资源的重要性越来越突出,档案作为信息资源的主要组成成分,也逐渐实现了信息化以及服务模式的创新。现阶段,如何进行档案管理方式的改革,使之适应新时代下信息化的工作需求,是档案部门研究的重要课题。本文首先阐述了档案管理创新在企业经营中的意义,并分析了企业档案管理改革创新面临的问题,深入探究了相应的解决办法,以期为相关工作者提供指导和帮助。
(云南省地质调查院,云南 昆明市 650216)
摘要:随着科学技术的快速发展以及社会经济的进步,信息资源的重要性越来越突出,档案作为信息资源的主要组成成分,也逐渐实现了信息化以及服务模式的创新。现阶段,如何进行档案管理方式的改革,使之适应新时代下信息化的工作需求,是档案部门研究的重要课题。本文首先阐述了档案管理创新在企业经营中的意义,并分析了企业档案管理改革创新面临的问题,深入探究了相应的解决办法,以期为相关工作者提供指导和帮助。
关键词:信息化环境;档案管理;服务模式创新

 
            一、档案管理创新在企业经营中的意义
            现阶段,企业在经营过程中十分注重创新。管理创新不仅是当下信息化时代的需求,也是档案工作保持生命力的基础和动力。档案管理工作想要保持长久的竞争力,就需要做到开拓创新,注重与企业发展相结合,在进行档案管理时应用改革创新的思维,使得档案与当前信息化时代相契合。
            1.1档案管理创新是发展档案事业的工具和手段
            通过档案管理创新这种工具和手段,相关工作人员能够牢牢把握档案工作过程中的各种改变,包括主观条件、客观条件的改变以及档案工作队伍人员调整变化等,将其有效转化为档案事业进步的工具和机遇,从而推动档案管理事业的发展和进步。
            1.2管理创新带有学术研究性质
            任何事物的管理创新均具有学术性质,档案管理创新工作也不例外,档案管理创新有效结合了管理学、经济学以及统计学等多项学科,通过对其进行管理创新,能够找到最科学的管理规律,结合之前的成功管理经验,为档案管理事业的发展开辟新的思路和方法。
            1.3档案管理创新能够提升档案工作人员的整体素质
            想要进行档案管理的创新,相关工作人员首先需要提升自身的业务水平,通过学习相关科学技术来提升自身的创新能力,同时,通过进行档案的管理创新,又能够同时提升自身的工作能力,并丰富自身的工作经验,为之后更高难度的档案管理工作打下基础。
            二、企业档案管理改革创新问题分析
            2.1管理机制方面
            企业档案管理在管理机制方面存在的主要问题是档案管理的动力不足,尚未建立完善的档案评价机制、反馈机制以及员工激励机制,同时,对于企业人才的选拔以及培养机制还不明确,导致档案工作的开展动力不足,档案工作人员的工作积极性不强。
            2.2制度建设方面
            当前,企业在进行电子档案管理时尚未建立电子档案的管理制度和管理方案,使得电子档案的管理以及归档是没有制度可以遵循的,导致在实际进行档案管理工作时经常出现重复建设的情况。


            2.3在信息利用需求方面
            现阶段,我国接大部分企业在进行现有档案管理时仍然采用传统的被动管理手段,改革也是一种被动状态下的改革。企业的档案管理意识淡薄,服务意识低下,使得整个企业的数据资源利用率低下,利用模式较为单一。同时,企业的专业档案管理以及信息提取人员缺乏,不能实现档案信息的第一时间录入以及数据信息的共享,整个企业的档案管理进展速度缓慢且档案管理质量不高。
            2.4在信息资源开发方面
            当前,我国企业的信息资源开发工作仅仅局限于目录录入以及信息化的初级加工,信息资源的深度远远不够。同时,企业的数据库检索以及档案信息的数字化普及程度不高,导致企业花费了大量的资金进行信息资源的相关建设,但是却没有真正发挥其作用,实现企业资源的信息化。
            三、企业档案管理改革创新策略
            3.1信息资源整合
            当前,企业档案管理存在的主要问题便是信息资源的利用率不高,造成信息资源的浪费,同时,信息较为匮乏且信息管理系统建设不注重效率。在当前大数据普及的时代,用户更加希望通过查询档案信息获得多角度、多层次的信息资源。为了切实满足用户的实际需求,提升档案部门的数据查询效率,企业需要将信息技术应用其中,有效整合企业现有的信息资源,显著提升信息查询的效率,减少由于长时间查询造成的市场流失和经济消耗。利用信息技术进行信息资源的整合,能够形成一个成规模的资源池,从而更好的进行数据资源的利用,从而结合这些信息进行资源额开发、预测,将大数据技术充分的发挥。
            3.2改变服务模式
            档案工作主要是为了给用户提供更好的信息化服务,现阶段,我国绝大部分企业的档案服务模式仍然是传统的被动模式,造成这一现象的主要原因首先是由于企业数字化资源数量较少,且保存的质量较低,无法借助全文检索的方式来进行信息的查询;其次,企业档案管理工作人员的业务水平较低,无法为档案服务模式的进步提供动力和支持。因此,想要实现企业档案管理工作的进步,需要从以下几个方面入手:
            首先,工作人员要改变传统的工作理念,将传统的被动工作方式变为主动出击,加强与数据需求人员之间的沟通交流,深入了解数据需求人员的工作和需求,制定个性化的档案查询服务。同时,还需要建立反馈机制,对享受服务的人员进行询问,了解其对档案查询服务的不满并加以改进。其次,需要改变档案管理的服务模式。在了解需求者的实际需求后,可以定期向档案利用者进行相关信息的推送,使得信息利用者产生对档案部门的依赖性,将利用人员将档案部门当做数据查阅库这一传统观念进行改变。另外,档案部门需要改变档案信息资源的提供方式。简化信息内容,让信息需求者能够第一时间发现其所需要的答案。
参考文献
[1]胡传久,刘轶男.提升档案管理信息化建设质量策略[J].智库时代,2018(29):105+117.
[2]常诗静.信息资源共享背景下的招商引资档案管理的思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2017(00):50-52.
[3]冯菲.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[A]..中国航空学会管理科学分会2017年学术交流会论文集[C].中国航空学会,2015:8.
[4]安艳芳.浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].山西档案,2016(S1):92-94.

作者简介:曲歆彤(1988.04-),女,吉林梅河口人,当前职称:助理馆员,学历:大学本科,研究方向:档案。
 
 
投稿 打印文章 转寄朋友 留言编辑 收藏文章
  期刊推荐
1/1
转寄给朋友
朋友的昵称:
朋友的邮件地址:
您的昵称:
您的邮件地址:
邮件主题:
推荐理由:

写信给编辑
标题:
内容:
您的昵称:
您的邮件地址: