浅析疾控中心传统档案与电子档案应用的隐患及对策

发表时间:2019/5/15   来源:《中国医学人文》2019年2月2期   作者:杨洁
[导读] 档案是疾控中心重要的信息资源,档案管理与疾控中心各项工作之间存在着紧密的联系,疾控中心必须重视档案管理工作。
  杨洁
  (鄂尔多斯市疾病预防控制中心;内蒙古鄂尔多斯017000)
  【摘要】档案是疾控中心重要的信息资源,档案管理与疾控中心各项工作之间存在着紧密的联系,疾控中心必须重视档案管理工作。随着信息技术的发展,电子信息与档案管理相互融合,促进了档案管理工作的革新,当前,档案管理工作应当加强其信息化、科学化建设。为进一步探究信息化技术与档案管理相互融合发展道路,本文对疾控中心传统档案与电子档案应用的隐患、对策进行简要分析。
  【关键词】疾控中心;档案管理;传统档案;电子档案;隐患;对策
  【中图分类号】R2    【文献标号】A    【文章编号】2095-9753(2019)02-0150-01
  
  
  疾控中心肩负当地疫情信息的管理、流行性疾病的防预、控制、危害过敏健康的危险因素监测、突发公共卫生事件的应对、健康教育、实验室检验评价、技术管理研究等重要职责,是保障人民健康,维护社会稳定,捍卫国家安全,营造健康环境的重要机构,疾控中心的档案管理关系着各项工作的展开[1]。在我国公共卫生事业不断发展中,疾控中心的档案管理问题逐渐暴露,制约着疾控中心的发展,有必要加强对疾控中心的档案管理。(注:没有引用陈君英的内容,只是插个文献,已确认本文与陈君英文章结构、内容存在明显区别)
  1.疾控中心档案管理问题简析
  1.1档案管理重视不足,制度缺失
  档案管理在疾控中心管理工作中处于边缘性地位,较多疾控中心尚未建立起正确的档案管理意识,领导层对于档案管理的了解程度较低,对档案管理的认知停留在简单的资料收集层面,在档案的整体性管理上无明确思路[2]。同时,疾控中心的档案管理分类较多,有文书档案、人事档案、案例档案、财务档案等,但与之对应的档案管理制度存在缺失,无法实现各类档案的有效性整理、归档,导致每年需收集、整理各项档案,工作量较大。特别是在基层疾控中心,因档案管理制度、准则的欠缺,档案管理工作效率较差。
  1.2档案管理人才队伍欠缺
  档案管理欠缺专业性团队,疾控中心档案管理部门内的工作人员在学历背景、信息技术、专业背景、工作经验上存在不足,对档案管理工作产生较大影响[3]。且因相关专业的人才缺乏,疾控中心的档案管理岗位常为非专业人员兼管,导致档案管理工作质量受到影响。除人才欠缺外,档案管理工作人员工作水准参差不齐,因疾控中心重点工作在于疾病监控、预防、控制,但档案管理工作在领导部门眼中重视程度较低,导致开展档案管理工作时,常将非医疗专业、无相关技能的人员安排到档案管理工作岗位,影响档案管理工作的展开。
  1.3电子档案缺乏规范性
  为适应当下大数据的发展,疾控中心建立起中心局域网管理系统,各科室运用办公自动化管理,档案部门运用档案管理系统,疾控中心数据信息化管理水平有所提升。但在应用中发现,科室内办公系统与档案管理系统间尚未连接,导致科室数据仍需手动录入,未能达到自动归档水平[4]。同时,档案管理系统存在缺陷,无法实现全文行检索,原有纸质文件尚未完成全数字化归档,且档案备份存在不足。同时,电子档案开发利用较少,尚停留在简单档案检索、复制、查阅等简单操作,且电子档案编研成果较少。
  2.疾控中心档案管理问题对策
  2.1建立严格管理制度
  针对疾控中心档案管理工作,应当建立严格管理制度,通过领导责任制、层级管理等,将责任落实到人,确保责任具化。疾控中心的档案管理工作与地区疾病控制之间有着紧密联系,建立严格的管理制度,能够保障档案管理的数据处理、管理,通过规范性档案管理工作,保障疾控中心基础工作的顺利展开。

在开展档案管理的过程中,强化层级管理,搭建严格的管理体系,通过逐层管理、监督,减少懈怠工作的情况,保障档案管理的规范性。同时,应当加强对档案管理制度的落实,由上到下严格依据制度开展工作。
  2.2搭建专业化人才队伍
  首先应当加强档案管理的信息化人才队伍,人才是促进档案管理信息化工作必不可少的一部分,在负责档案管理设施建设运转的同时,还需开展软件系统的开发与维护,其中,必不可少的就是信息化人才,疾控中心应当注意吸收先进人才。同时,应当增强对于档案管理人才的培训,提升其业务水准,特别是要提升其在档案管理方面的知识水准。同时,应引进与档案管理相关的人才,通过优厚待遇吸引人才,使其在档案管理队伍中坚守岗位,发挥特长,提升档案管理队伍的整体素质。同时,若档案管理工作人员为兼职行专业疾控人员,应当引导其正确认识工作方向,以端正的态度学习信息化档案管理知识,掌握刻录机等设备操作,并学习信息化电子档案技术、网络安全管理等知识。同时,应当提升档案管理工作者的综合性素质。为档案管理工作者提供技能培训,首先使其明确自身岗位的工作职能,增强其工作责任心,提升其工作态度,随后,开展以档案管理工作素质、技能的培训,使其在掌握基础性档案管理办法的同时,提升工作水平,促进疾控中心档案管理的整体业务水平。同时,疾控中心应当在档案管理队伍中选择业务能力、责任心较强的工作人员为新进工作人员或工作能力较差者开展定期培训,助力疾控中心的人才培养,打造专业性较强的人才管理队伍。
  2.3强化电子档案管理
  疾控中心在采用电子化档案管理的同时,应当保障各科室与档案管理系统之间的衔接,实现业务电子档案的自动归档,以减轻人工工作负担,避免出现信息录入错误。同时,应当依据我国档案管理相关规范,对电子档案管理各项流程实施规范化管理,保障电子档案能够统一归档。对档案管理中存在的纸质档案,应做到纸质档案数字化,首先应当强化档案管理的设备基础,引入扫描设备、储存设备等,同时,应强化对档案管理人员的档案信息化设备应用能力。若疾控中心存在电子档案备份较少的问题,首先应当搭建电子文件保障系统,避免出现信息外泄。同时,应当提升电子档案开发利用水准。一方面,应当加强电子档案编研,依托中心资源,将理念以来的疾病防控数据、资料进行档案编研。这就要求档案工作人员应当学习、掌握档案编研知识,全面了解中心业务,积极推进与各业务部门之间的合作,完成业务部门年度知识汇编。此外,还需加强电子档案检索能力,依托中心局域网,实现电子档案的全文性检索、下载、共享、打印、传输。同时,可利用当前发展迅速的两微一端平台,将公开性疾病防控相关知识汇编上传到网络中,为公众获取疾病预防知识提供权威、有效途径。
  3.结束语
  疾控中心是社会卫生系统中的重要组成部分,疾控中心的档案管理工作关系着医学卫生事业的发展,应当重视疾控中心的档案管理工作。且随着信息技术的发展,疾控中心档案管理工作从传统纸质管理逐步走向电子化管理,给管理工作人员带来更多的机遇、挑战,管理人员应当凭借这一机会,加强自身档案管理水平,开拓创新,实现疾控中心档案管理的高效、规范发展。
  参考文献
  [1]陈君英. 浅析疾控中心传统档案与电子档案的应用隐患及对策[J]. 世界最新医学信息文摘(电子版), 2016(41):168-174.
  [2]陈金玲.浅谈当前疾控中心档案管理工作存在问题与对策[J].档案管理,2018(03):90-91.
  [3]王冬微.疾控中心业务档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务,2017(10):88-88.
  [4]梁桦.疾控中心档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2016(03):100-100.
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