推进卫生健康系统档案管理工作的规范化与标准化探析

发表时间:2019/5/15   来源:《中国医学人文》2019年2月2期   作者:赵玲
[导读] 行政机关管理中的档案管理是管理工作中较为重要的一环,它对档案的有效利用有着一定程度的意义。对卫生健康系统的相关档案的管理也是其中的一部分,但是由于其与民生建设有着与大众利益切实相关的特殊之处,所以应该更加着重对与卫生健康系统有关的档案的管理。
  赵玲
  (云南省德宏州计划生育避孕药具管理站;云南德宏678400)
  【摘要】行政机关管理中的档案管理是管理工作中较为重要的一环,它对档案的有效利用有着一定程度的意义。对卫生健康系统的相关档案的管理也是其中的一部分,但是由于其与民生建设有着与大众利益切实相关的特殊之处,所以应该更加着重对与卫生健康系统有关的档案的管理。本文将详细阐明卫生健康系统及其相关档案的管理工作中所显现出的问题,并对其提出了一些有助于规范档案管理的建议。
  【关键词】卫生健康系统 档案管理 规范化 标准化
  【中图分类号】R2    【文献标号】A    【文章编号】2095-9753(2019)02-0156-01
  
  
  随着社会不断地发展,人们对卫生健康系统档案的管理工作有了新的要求和认识,然而在时代不断发展的进程中,同样也不能缺少规范和标准。在管理卫生健康系统的工作中,规范也是一项至关重要的要求,从管理方法的层面上,应当在原本的管理方式的基础之上做出一定的改善,充分体现出了规范化中的规范。如此才能有助于促进管理档案系统工作的有效实施,从而使卫生系统档案管理制度得以完备,让其利用率可以得到显著的提高,这正是时代得以快速发展的最基本要求,同样是相关工作人员和管理阶层应当展开探索的又一新的方向。[1]
  一、与卫生健康系统有关的档案管理中存在的一些问题
  1、对档案合理管理的意识薄弱
  虽然大部分卫生单位档案的管理已经取得一定的成效,但还是存在无法充分认识档案管理这一工作的问题。有一些领导干部因为对档案管理的认识有所欠缺,没有给予档案工作应有的重视;在管理档案的时候,缺少对相关单位档案工作的规范性考核、激励和监管制度;在实际的实施中不够重视档案人员的分配、充分的经费投入以及先进设施的配套。
  2.参与档案管理的相关工作人员的素质亟待提升
  一部分参与档案管理的相关人员并没有接受过专业而系统的知识培训,甚至还存在让离退休人员同时兼职档案管理,他们缺少管理档案的专业知识以及先进的档案管理技术。档案管理的方式和手段的落后导致档案管理工作的质量得不到保障。
  3.档案管理的硬件设施落后
  一些卫生单位因为经费欠缺、房源紧张,导致存储档案的库房空间狭小、潮湿阴暗、陈腐不堪,从而使库中的档案严重损毁。[2]还有一部分单位为了应对检查,好通过管理认定,会在认定人员来之前增加档案用房,一旦通过认定就将房子再改为其他用处。这些行为都是不符合标准保管档案的规定的。
  4.档案管理制度亟待完善
  许多的卫生单位都没有制定一个档案的管理规章制度,管理档案时采用的是任其发展、听之任之这种粗放型的管理方式,导致档案管理不够规范、档案资料有所遗失,还存在着损坏严重的现象。
  二、规范与卫生健康系统有关的档案管理工作的建议
  1.完善档案管理工作中的制度,让责任得以明确
  严格的规章制度必须在进行档案管理工作的过程中得以体现,而完善的规章制度是所有工作得以开展的前提和保证。首要任务就是将档案工作的具体职责及归档范围等进行明确,比如:制定《XX单位文件材料归档范围及文书档案保管期限规定》等,让各个科室部门在进行档案资料的收集和整理的时候都有章可循。

然后要制定详尽的档案查阅的规章制度,有专门的人进行跟进,只有相关档案单位所开具的介绍信或者其单位或者部门的签字盖章才能够外借。最后要制定严格的保管制度,使档案归类明了,便于查找。[3]要特别注意文件材料的完整性。
  2.提升管理档案的工作人员的素质
  管理档案的工作人员需要掌握与档案管理有关的专业知识以及相关的档案管理经验,了解档案管理的法律法规。而医疗卫生健康系统中的档案管理工作人员,还应该在了解这些情况的基础之上,熟悉并掌握医疗行业的专业性的业务知识。管理档案的人员需要有比较强的原则性和责任心,在档案管理的过程中始终保持严肃认真的态度来完成工作,严格按照管理档案的相关制度进行工作。档案管理的工作人员还要有着比较强的保密意识,做好文件档案等的保密工作,不能随便透露或者泄露档案资料里的内容,特别是当前时代信息化的普及,无纸化办公随处可见,电子档案逐渐被广泛使用,整理电子档案的时候需要更加注意网络安全。在这个的基础上,耐心和细心也同样是管理档案的工作人员需要拥有的素质。
  3.提高对档案管理工作的重视程度
  在医疗卫生的领域中,有的时候还残存着重视业务轻视管理的观念,不能够充分重视档案管理这一工作。事实上,档案管理工作同样是卫生健康系统工作里面必不可少的关键组成部分,管理医疗卫生健康档案是档案管理工作的重中之重,为医疗卫生的深入研究提供了极为重要的依据,完善系统的档案管理方案,提升管理档案的水平,有助于加快医学的发展。
  4.加强监督检查
  各级地方卫生行政部门需要将建立、管理以及使用卫生健康档案的相关工作纳入卫生行政部门以及医疗卫生机构考核绩效的重中之重。有关部门要强化对卫生健康系统有关档案工作的评估以及检查,及时地向有关部门反映在检查过程中发现的所存在的问题,从而能够及时地调整有关的政策以及措施。[4]有关部门还应该不定期地对卫生健康系统档案工作进行评估和检查。然后将评估和检查的结果公示在相应的部门网站以及单位公示板上进行公示,让其暴露于公众的监督之下。
  三、结束语
  管理工作其实并不像表面看起来那样简单,开展其工作还应该制定一整套的规范以及标准体系,如此才可以增强管理的成效。但是在进行管理档案的时候,也应这样,只有采用既科学又合理的措施,才有助于提升管理档案的水平。但是在管理卫生健康系统档案的工作过程中,就需要更加重视所采用的管理方式,因为它与人们的健康有着密切的关系。[5]因此,在管理卫生健康系统档案的时候,结合自身工作实际,需要对原有的方法和思路进行一定的转变,在这种基础之上做出一些合乎情理的创新举措,加大研究的力度,让在管理卫生健康系统档案的时候能够应用到先进的管理理念以及先进的技术,从而实施先进的管理模式,将人员、档案、信息得以统一管理,如此有助于让卫生健康系统档案的作用全面地发挥出来,可以更加有效率地为患者服务,推动民生建设的全面发展。
  参考文献
  [1]秦婧. 社区卫生健康档案系统的设计与实现[D]. 东北大学 , 2009.
  [2]李静. 基于网络环境的社区居民健康档案管理系统的设计与应用[J]. 办公室业务, 2017(10):83-83.
  [3]健康档案管理系统的设计与实现[D]. 电子科技大学, 2013.
  [4]徐冬, 戴卫东, 毛玉明. 基于网络环境的社区居民健康档案管理系统的设计与应用[J]. 中国医疗设备, 2012, 27(6):49-51.
  [5]王筱红, 杨红, 密希连. 社区卫生服务健康档案管理和应用[J]. 疾病预防控制通报, 2005, 20(4):81-81.
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