基于工程项目管理的工程档案管理模式研究

发表时间:2019/5/13   来源:《知识-力量》2019年8月26期   作者:韦琼
[导读] 改革开放以来,我国在各项工程项目中都取得了十分显著的成就,但是在工程建设中必不可少的档案管理方面还是存在着很大的不足。诸如档案收集难、工程档案内容不完整、失真、工程档案重藏轻用等问题的层出不穷都在一定程度上影响了我国的各项工程发展。
(柳州市防洪排涝工程管理处)
摘要:改革开放以来,我国在各项工程项目中都取得了十分显著的成就,但是在工程建设中必不可少的档案管理方面还是存在着很大的不足。诸如档案收集难、工程档案内容不完整、失真、工程档案重藏轻用等问题的层出不穷都在一定程度上影响了我国的各项工程发展。而本文则通过对出现这些问题原因进行了详细的分析,并且提出了相应的解决方案,希望能够给广大的档案管理提供一点借鉴和参考。
关键词:工程项目管理;工程档案管理;模式研究

 
         一、相关概念的界定
         1.1工程项目管理
         所谓工程项目管理,其实就是把工程项目作为管理对象的管理方法。在进行管理时,通过一个专业的临时性柔性组织,通过对工程项目本身采用效率较高的组织、指导等步骤,从而达到在工程进行当中全方位无死角的动态管理和对项目目标的统筹规划这一目的。
         1.2工程档案管理
         工程档案管理主要在于档案管理这个名词,所谓档案管理就是指专门的档案工作人员通过对档案实体的整理保存并且将档案信息应用于在工程施工时的工作当中。通过这个解释我们就可以得出以下结论,工程档案管理工作主要分为两个方面:一个是对与工程文件、档案的收集、整理、鉴定、保存工作;而另一个就是指对于档案和工程文件信息的合理利用。
         1.3工程项目管理和工程档案管理之间的关系
         简单的来说,工程项目管理和工程档案管理是一种包含的关系。意思就是在进行工程项目管理的时候,要紧密同工程档案管理相结合。这样就可以有效的形成一个统一规划、统一管理、统一流程的较为完善的管理体系。这样就能够在工程项目实施的过程中,有效的提供全方位、全过程的管理,以高效的工程档案管理为基石对整个工程项目提供高质量的服务和管理。这样做能够有效的促进工程项目管理向着高质量、高效率的方向不断发展。
         二、工程档案管理现状
         2.1工程项目档案收集难、归档率和完整率差距较大
         目前来说,我们进行的大多数的档案编制和管理工作只是简单的服务于工程项目的竣工验收工作。并且所使用传统的档案管理不能够实现对工程项目监管的主要目的[1],这就导致了在项目档案的收集、整理、鉴定、使用等方面并没有较强的责任意识。所以说在实际施工过程当中经常出现诸如在项目完成竣工档案已经上交后发现有未归档的情况,或者是归档档案出现资料不完整的问题。除此之外,在档案的移交工作中,大多数人习惯把档案给业主,却不太适应把档案交给相关的工作单位。另外存在的问题还有对于项目竣工文件的收集、整理及移交过程中的“三同步”和相关档案的管理人员的“四参加”工作均未得到很好地落实。
         2.2工程档案内容不完整,存在失真现象
         基层的工程项目中的档案为了能够满足施工的要求规范,符合相关的规定,往往都存在有施工和记录相互脱离的情况。这些档案违背了档案的真实性原则,不能够以记录现场的实际情况为目的,切实准确的反应施工的真实情况。因此这部分档案就丧失了对施工现场的工程质量、安全等监督功能。除此之外,还存在有大部分的工程项目有突击整理档案的情况,即在项目即将竣工验收时,再组织专人按照相关的规定要求对档案资料进行突击整理。但是这样的做法往往因为时间紧迫,人手较少等原因,会造成相关资料的缺失,甚至造成与工程实际相脱离。并且往往在这个时候,工程接近尾声,大部分缺失的资料是无法弥补的,就会对工程档案管理带来极大的损失。
         2.3工程档案利用率低,“重藏轻用”的现象较为严重
         因为大部分的工程在施工过程中都是以一个临时机构进行施工的,又因为编制和资源的短缺,很难在施工现场配备专用的档案管理处和专业的档案管理人员,这以上种种原因均造成了档案的资源较为分散,不能进行合理的集中储存工作。

除此之外,在工程项目中,大部分的资料会以文字、视频、音频等各种形式和载体呈现,而如今的大部分工程现场的办公条件不具备整合共享这些资源的条件。
         三、造成工程档案管理的现状的原因分析
         3.1领导重视程度有限,资金的投入不够
         截止到目前为止,“重效益、轻管理”,“重眼前利益、轻长远发展”等落后的工作管理理念还残留在大多数的工程项目当中。在这种管理理念下,那些只片面追求利益最大化的企业对档案管理这种短期内投入和贡献严重不成正比的部门不重视,造成档案管理部门遭受到各部门的冷落也就显得十分正常。而这种情况的发生直接导致的结果就是档案出现大量堆积但无人整理,档案管理的工作岗位成为闲差,工程档案管理极度缺乏发展的动力。
         3.2档案管理人员专业素养不高,人手配备不足
         因为工程档案管理受到冷落,所以大部分单位将档案部门当做一个可有可无的部门,甚至有的企业连专门的档案室都不具备。这种情况延续到工程项目的档案管理当中,造成的后果就是在工程项目建设中缺少甚至是没有专门的档案管理人员。工程档案管理涉及了众多部门、人员等,因此要想把这个工作做好,必须要构建一支责任心强,业务能力突出的团队进行档案管理工作[2]。另外还有就是档案部门的宣传力度不大,以至于大多数员工没有很好地意识到档案与自身的紧密关系。
         四、基于工程管理目标下的工程档案管理发展的途径
         4.1提高领导的档案重视程度,树立全员档案意识
         要通诸如开展各类的档案宣传活动、举办档案管理成果展示等方式,使领导和员工能够充分的意识到档案管理的重要性和必要性,这样一来就可以为档案管理的良性发展营造出良好的环境。还要建立健全档案的管理机制,对于档案的管理委派专人进行部署,并且定期开会协调研究档案管理中出现的种种问题,彻底的加强工程档案的管理力度,解决工程档案管理的困境。
         4.2工程档案的收集、整理、归档和移交,务必做到“三同步”
         所谓的三同步,就是工程施工进度与竣工文件形成积累同步、布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步。摒弃之前的竣工前突击整理的方法,切实做到在整个施工周期内进行档案和资料的收集、整理、保存。各个工程项目的主要技术负责人应当认真的旅行分管的责任,并且必须配备专人进行工程档案的日常收集、归纳、移交工作。除此之外,还务必要明确各个部门的档案管理职责,及将档案管理工作落实到各个部门当中,进行责任到人制。
         4.3工程项目档案人员应按照国家要求做好“四参加”
         所谓的“四参加”即档案管理人员要和主管部门共同参加工程的竣工验收工作、参加产品的试制定型工作、参加设备的开箱工作和研究成果的鉴定工作。对于那些有必要归档的文献资料要进行及时的收集和验收。总之,要确保“四参加”能够切实的得到落实。
         五、结束语
         综上所述,要想使工程档案管理工作有所成效,务必要仅仅围绕档案管理项目的中心任务,打造自身的亮点,服务于生产经营。要积极地实施新的管理模式,变被动管理为主动管理。在管理的过程当中,要积极发挥各个部门应尽的职能及作用。从而使工程档案的管理工作清晰有序,形成立体化构架,这对工程档案管理的长远发展也有很大的积极意义。
参考文献
[1]艾昌瑜.基于项目管理的工程档案管理模式—双向视角的研究[D].云南大学,2010.
[2]廖小玲.基于工程项目管理的工程档案管理探讨[J].经营管理者,2015,(8) :317.
[3]牛丽红.基于项目管理的工程档案管理模式构建[J].黑龙江档案,2014,(5) :54.

作者简介:韦琼(1980-),女,壮族,广西柳州市人,大专,助理馆员,主要从事档案整理工程。
 
 
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