班主任常用excel功能介绍

发表时间:2019/5/8   来源:《基础教育课程》2019年5月09期   作者:宋雪峰
[导读] 班主任工作很琐碎也很枯燥,整天不是这个表格就是那个数据上报的。希望我下面的一点经验总结能给天下班主任们节约一点点喝茶,休息的时间……
        宋雪峰(山东诸城市第一初级中学  山东  诸城  262200)
        中图分类号:G623.5   文献标识码:A   文章编号:ISSN1672-6715 (2019)05-032-01
        班主任工作很琐碎也很枯燥,整天不是这个表格就是那个数据上报的。希望我下面的一点经验总结能给天下班主任们节约一点点喝茶,休息的时间……
        首先我们先从EXCEL的介绍开始。
        Excel是一个功能强大的电子表格程序,我们可以利用Excel建立模型,分析数据,利用公式、图表功能,完成现在许多的专业图表。简而言之,Excel是一个数据计算与分析软件,只要是涉及到数据方面的事务基本可以用Excel来快捷处理。
        下面从10个方面,我来介绍一下我在班主任工作中经常用到的excel主要功能
        1.快速到表格最上方或最下方
        方法:
        a)双击任意单元格的上面(或下面)那条横线就会到数据的最上方(或下方)(没有空格的情况)
        b)CTRL+HOME(END):跳转到使用区域的第一行(或最后一行)
        实例:我们在表格最上端,想看看有多少数据,就可以选中某一个单元格双击该单元格最下面的那条横线,可以直接跳转到表格最下方查看有多少数据行,该方法简单方便。
        2.锁定标题行
        当表格数据较多,在翻页观看时,没有标题行的数据显示会很不方便,所以这时候我们可以冻结首行来观看。
        方法:
        a)执行视图 - 冻结窗格 - 冻结首行,就可以锁定第一行不动。
        b)如果想冻结几行或几列,就要多行或多列 ,然后选择-视图- 窗口 - 冻结窗口)
        c)同时冻结第1行和第1列 -- 选取B2单元格(第一列和第一行交汇处的墙角位置),执行-窗口 - 冻结窗格
        3.精确、快捷选取数据
        要处理数据首要的是选取数据,所以快捷的选取数据是我们工作的第一步。如果我们的工作表中只有单一需要处理的数据,那么我们可以用以下方法来选取
        a)选择连续(没有空行或空列格开)的数据区域:鼠标点击表格中任意一个连续单元格,按Ctrl+A
        b)CTRL+G准备定位,如果知道具体在哪些单元格内的话,可以用CTRL+G命令来准确定位。例如输入A1200:L1249
        c)筛选+CTRL+A然后复制到新的表格中(例如从学校的成绩表格中选出某个班的成绩)
        d)准确选取某行、某列(例如对某一列数据想加个底色,以表示该列数据的重要性)
        1.先排序,然点一下首个单元格,然后按SHIFT点最后一个单元格(该方法可以用在选取任意需要的区域,例如班主任选择自已班级里的数据)
        2.中间加空格,然后用Ctrl+A
        4.显示、删除重复值
        a)显示重复数据,开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值。可以先排一下序,或者显示完再排序
        b)删除重复值,可以按某列删除重复,也可以按整行判断重复
        5.查找替换及隐藏单元格
        a)例如某个班级表格需要把学生姓名后面输入男女,我们就可以先用1代替男,然后用查找1- - 替换男,来全部更改。然后查找空格--替换女即可完成全部任务。
        b)数据表中的空格数据在处理时会影响结果的准确性,所以在进行数据处理前必须先把空格数据处理好。这时候我们也可以用查找空格-替换为0这个命令来完成。


        6.分类汇总
        实例(计算各班平均分)
        a)先排序(按班级升,总分降),然后--分类汇总--分类字段(班级),汇总方式(平均值),汇总项选择需要汇总的科目
        b)点左上角2,只保留分类字段(班级成绩)
        c)将成绩复制到文本文件中,再复制回来
        d)不需要或者重新分类,可选择全部删除
        7.复制的妙用
        a)复制公式 -  转换数值。例如,我们的一些表格本身带有公式,你直接复制数据会发生变化。这时候就需要用复制   - 选择粘贴 - 数值。
        b)复制 -  - 选择性粘贴 -  - 转置   再如,我们得到一个表,有时候我们想把原表中的表作为新表格中的列,那么我们就用,复制 -  - 选择性粘贴 -  - 转置来处理。
        8.身份证号码的使用
        a)如何快速输入号码(用“&”合并单元格)
        1.先把重复部分放在同一单元格序列中
        2.输入不重得部分
        3.把两部分用&符号连接起来。
        b)身份证号码快速提取出生年月:例如在B2单元格中有一个身份证号码,可以有C2中输入公式=right(B2,12) =left(C2,8)
        或者直接输入公式=LEFT(RIGHT(B2,12),8)
        9.IF函数条件判断
        a)IF函数来对比数据。
        例如:比较A、B两列数据是否相同,可以在C列中输入
        b)计算学生等级
        例1.一个数值大于90输出结果为a,否则输出结果为b.
        公式=IF(J2>80,"a","b")
        例2.一个数值大于80输出结果为a,小于60输出为c,否则输出结果为b.输入公式=IF(AND(C2<60),"c",IF(C2>=80,"a","b"))
        例3.复杂的公式,例如分数≥90为a,80≤分数<90为b,70≤分数<80为c,60≤分数<70为d,分数<60为e 。
        可以输入下列公式=IF(C2<60,"e",IF(AND(C2>=60,C2<70),"d",IF(AND(C2>70,C2<80),"c",IF(C2>=90,"a","b"))))
        关键:后面的输出数据必须在公式内,用英语双引号
        10.条件查找
        a)VLOOKUP函数一直是大众情人般的存在,函数的语法为:
        VLOOKUP(要找谁,在哪儿找,返回第几列的内容,精确找还是近似找)
        例如在表格A1:C500数据中,选取需要的信息,在D2单元格中输入
        =VLOOKUP($D2,$A$1:$C$500,2,0)
        学习心得:
        1.数据分析的首要必须是数据的准确性。所以在处理之前必须核对好数据,不然只能是做无用功。
        2.转换思路,化繁为简。任何一件复杂的问题都可以分解为多个简单的问题。
        3.遇到问题可以上网找思路,学公式,然后再参照相似的问题找出解决问题的办法。
        他山之石可以攻玉,希望这次的交流可以抛砖引玉,为各位在今后的工作学习中有一点点裨益。
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