档案保密工作中存在的漏洞及相关策略分析

发表时间:2019/4/28   来源:《基层建设》2019年第4期   作者:杨海燕
[导读] 摘要:档案管理工作中的重点内容是落实档案的保密工作,企业的发展也会受到档案保密工作的直接影响,甚至会波及到企业的市场竞争力。
        广州市花都区房地产经纪管理所  510800
        摘要:档案管理工作中的重点内容是落实档案的保密工作,企业的发展也会受到档案保密工作的直接影响,甚至会波及到企业的市场竞争力。因此,档案工作者应充分意识到档案资源对企业发展的重要意义,落实档案的各项管理工作,并着重关注档案的保密工作。本文主要对档案保密工作中存在的漏洞及相关策略进行分析研究,全面提升档案工作的管理水平。
        关键词:档案管理;保密工作;漏洞;相关策略
        档案保密工作对于企事业单位与政府部门而言是非常关键的。档案保密管理工作的各个环节都需要受到档案工作者的重视,档案工作者也应对档案开放与保密关系进行衡量,从而加强档案管理工作的完整性,维护企事业单位的利益。现阶段,我国档案管理保密工作也存在着很多漏洞,需要从保管工作、宣传工作以及监督工作等多方面进行考量,从而尽快找出解决策略。
        一、档案保密工作的重要性
        整理、保管、利用以及归档都是档案保密工作中的重要环节,完善档案保密工作是企事业单位发展的必然趋势。档案室作为档案管理工作的重要场地,需要对信息资料与相关素材进行整合,维护好企业单位的安全,保障人民的权益。落实档案保密管理工作,首先,应明确档案保密工作在档案管理中是相对基础的,档案涉及了很多的关键信息,其中包括了我国的科技、军事以及公共信息等多项信息内容,保护这些信息内容需要全面落实保密工作,若档案工作者缺乏保密意识,很容易出现档案泄密事件,严重危害到国家、企业以及人民的利益。其次,建立档案保密制度,可以为企业之间创建公平竞争环境。档案资料可以直接反映出企业内部的实际情况。在进行档案管理工作时,若档案工作者没没有做好档案保密工作,以至于出现档案泄密,档案也就失去了原有的意义,会直接影响到市场的稳定性。
        二、档案保密工作中存在的漏洞
        (一)档案工作者保密意识薄弱,对档案保密工作缺乏重视程度
        自改革开放前我国就已经开展了档案保密工作,以至于现阶段的档案保密工作长时间受到传统保密工作的影响,没有意识到档案保密工作的关键性。我国目前具有较多的档案保密工作规定,管理工作也十分,以至于出现较高的档案利用率。在进行保密工作时,我国很多档案工作者仍没有明确泄露档案的严重性。对档案保密工作缺乏重视程度,从而在保密管理工作中,受到利益损害。
        (二)缺乏完善的档案保密管理制度,忽略了档案信息安全
        档案保密管理制度在实施时,会受到多种因素的影响,以至于保密制度没有进行全面的落实,比如在档案保密管理制度中,很多涉及到保密文件的资料,没有按照相关规定进行审批,也有部分涉及到保密文件的资料被随处摆放,还有的涉及到保密文件的资料没有标志出最高密级,最严重的是将涉及到保密文件的资料进行公开发表,档案保密管理制度的不完善会直接影响到档案信息安全。
        (三)档案信息存在多样化的特点,增加泄密隐患
        随着社会体系的不断发展,信息技术也逐渐应用到档案管理工作中,将传统的档案管理工作转变为信息化档案管理,在传统的档案管理工作中,档案管理者保管意识相对薄弱,会出现较大的泄密窃密几率。网络信息平台是一个具有开放性的环境,在处理与传输信息时,其他人可以通过信息渠道查询到相关信息内容,并通过该软件进行攻击,从而出现安全漏洞,使不法分子有更多的途径窃取保密档案。在传统的档案管理工作中,档案主要应用在尸体的复印与查阅中,档案利用形式虽然十分单一,但容易控制,所应用的范围较广,不会直接影响对档案进行更改。信息化档案管理在应用中具有很多不可控因素,即便存着的便捷迅速的优势,但也存在着风险性,很容易被破坏与更改,从而使档案内容确实原有的面貌。对于信息化档案的攻击也会使档案保密工作出现安全隐患,若有不法人员攻击攻击政府以及商业部门,成功窃取机密档案,会直接威胁到国家的安全以及企业的利益。


        三、完善档案保密工作的相关策略
        (一)开展教育培训,增强工作人员的档案保密意识
        增强档案工作者保密意识,需要全方面落实教育培训。首先,档案管理部门应重视培养档案工作者的保密意识,并通过定期培训,使档案工作者养成良好的保密习惯,并在此基础上,为工作人员创设轻松愉悦的工作氛围。其次,档案部门管理人员应注重保密工作的宣传教育,结合传统保密工作的经验,对保密工作进行多样化的宣传,可以利用信息平台,开展保密知识测试以及手机短信等宣传方式,实现档案保密宣传工作的首要目标。档案部门管理人员也可以通过技术演示的宣传方式,将保密宣传教育以更加直观的形象展现出来。其次,档案部门管理人员应结合实际情况宣传档案保密工作,通过深入分析典型案例,提升宣传效果,使更多的档案工作人员意识到自身的责任与义务,以及泄露保密档案的后果。除此之外,还应充分了解保密人员的实际情况,采取针对性的培训教育,档案部门管理者在保密工作中也应承担自身的领导责任,通过组织学习与讲座的形式进行培训。对于了解保密档案内容的相关人员以及管理保密档案的人员,应明确指出法律责任,并落实保密制度,充分突出保密规定,加强保密工作中的政治纪律。培养档案工作人员的工作准则与行为习惯,对于刚刚步入档案保密工作的相关人员,应开展基础性培训,提升相关人员的基础知识与专业技能,使其掌握熟练地保密技能,具有一定的职业素养。不断增强保密人员的保密意识,创建良好的档案保密队伍,可以有效促进档案保密的工作效率。
        (二)强化档案保密制度,规范档案保密工作管理
        想要全面完善档案保密工作,需要创建档案保密管理制度,增强法律建设,按照法律规定进行档案保密工作。不断改革保密制度,使档案保密工作的各个环节得到优化。第一,结合信息技术创建档案保密制度,开展具有安全性的档案信息平台,在开发管理系统软件时,应充分明确计算机系统的标准性,进行严格执行。第二,建立领导小组,全面落实档案信息化管理,通过信息技术协调各项管理工作,并在此基础上,创建技术小组,是档案的安全性得到进一步的提升,推动档案保密工作的发展。
        (三)完善档案保密环境,提高档案保密技术防护能力
        档案利用作为档案部门提供档案信息服务的重点工作,需要档案部门对档案的利用加强监督管理。依据所利用对象的目的性,开展监督工作。例如管理人员可以在档案保管室安装摄像,监视档案保管室的日常情况,防止部分工作人员在查阅保密档案时进行修改与破坏,并在培训工作中提醒档案翻阅时的行为规范,对于出现严重损坏档案的情况,应进行及时报告,查出出处。目前信息化档案管理在档案保密工作中的应用十分普及,相关管理人员应从不同方面改善档案保密环境,使档案工作者合理也应用信息技术,在提升专业能力的前提下,深入探究信息技术。具有解决密码、技术检测的能力,避免档案内容被修改与破坏。
        四、结束语
        综上所述,是对档案保密工作中存在的漏洞及相关策略进行分析研究。档案保密工作具有管理复杂,载体多样的特点,需要通过强化档案保密制度、完善档案保密环境以及开展教育培训,实现档案保密工作的良好发展。
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