建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策

发表时间:2019/4/28   来源:《基层建设》2019年第6期   作者:曾芬芬
[导读] 摘要:工程档案资料管理是工程建设的重要组成,也是工程运行、改扩建、维修、技术改造等工作的主要依据。
        陕西建工第二建设集团有限公司  陕西省宝鸡市  721000
        摘要:工程档案资料管理是工程建设的重要组成,也是工程运行、改扩建、维修、技术改造等工作的主要依据。因此,如何做好档案资料的管理已成为当前的研究重点。本文从建筑工程档案资料管理的意义出发,首先分析了档案资料管理中存在的问题,然后探讨了相关的管理对策,以供参考。
        关键词:建筑工程;档案资料;问题;对策
        在工程建设管理中,加强对档案资料的管理非常重要。因为档案资料真实记录着工程的建设过程,做好相关资料的收集、管理和使用工作,可为工程竣工验收、后期维护提供可靠条件。但是从当前来看,我国工程的档案资料管理仍存在各种问题,不仅影响着档案资料的管理质量,也影响着工程的整体质量。对此,必须结合档案资料管理的现有问题,采用有效的管理举措,进一步完善管理工作,提升管理水平。
        1、建筑工程档案资料管理的意义
        在工程验收竣工时,展示工程的档案资料,能监督和指导整个工程的建设工作。因此,加强对工程档案资料的管理,能了解工程建设的整个过程,判断档案资料的真实性,从而推动市场营销理念的发展。由于工程建设存在隐蔽性,要想更好的衡量工程质量,必须要透过原材料、施工全程检验。所以,需要全面收集和管理档案资料,这样才能为工程检验、改扩建提供可靠资料,进而准确判断工程的总体质量。另一方面,工程档案资料管理的开展,还能为工程建设发展提供依据。随着建筑市场的发展,企业竞争日益激烈,为提高管理水平,提升竞争实力,必须要对档案资料进行分析和整理,只有这样才能为建筑企业的后期发展提供参考依据[1]。
        2、建筑工程档案资料管理中存在的问题
        2.1档案管理工作滞后
        由于建筑企业不够重视档案资料的管理,因此企业领导和工作人员的管理意识也就比较薄弱,常出现事后整理的现象,这样不仅会影响档案资料收集、管理工作的开展,也影响着工程的施工进程,即便事后再补寄资料,也违背了档案管理的要求和规定。
        2.2档案管理人才缺乏,知识层次低
        在工程建设过程中,大多数档案人员都是新人,缺乏档案管理知识,加之档案专业毕业、高级职称人员少,无法熟练掌握网络技术,也无法开发再利用档案资料,影响档案资料的管理效果。
        2.3档案资料管理体系不规范
        由于很多企业不存在规范、健全的档案资料管理体系,使得多数人将工作重点放在工程施工上。现阶段,部分管理人员认为档案资料管理可有可无,认为该工作无法给企业带来效益,所以也就不重视档案资料的管理。而且,个别人员还认为即便使用不规范的手段管理档案资料,也不会带来严重影响。但事实证明,档案资料管理体系不规范,将严重影响工程的施工质量和企业收益。
        2.4资料内容不真实
        在档案资料的检查、管理过程中,常存在随意填写的现象,或者部分数据不完善、不准确,无法真实的反映施工过程,影响档案资料的真实性。和一般档案不同,由于工程施工周期长,流程复杂,所以工程档案资料管理存在多样性、复杂性,一旦缺乏行之有效的管理制度,或不进入现场进行勘察,模仿建设、监理等人员签名,就会出现信息不完整、不真实的情况。
        3、建筑工程档案资料的管理对策
        3.1更新工作理念,提高档案资料管理的重视度
        首先,强化管理人员的档案资料管理意识,转变传统的工作理念和价值观,无论是企业领导层,还是基层人员,都要主动配合管理工作,定时学习和档案资料管理相关的法律法规,确保每位员工都认识到档案资料管理的重要性。其次,将档案资料管理工作落实到各部门,建立系统化的管理体系和责任制度,充分发挥档案资料管理工作的价值[2]。


        3.2提高档案资料管理人员的综合素质
        无论是怎样的工作,都和人离不开关系,要想真正做好档案资料的管理工作,就要构建一支复合型、高素质的管理队伍。然而,由于此类工作的复杂性,给管理人员的专业性带来严格要求。因此,建筑企业要做好管理人员的培训工作,使其具备档案管理知识、建筑知识和计算机知识,从而提高他们的业务素质,确保档案资料管理工作顺利进行。同时,制定完善的考核机制,定期考核管理人员的知识掌握度,考核合格后才能投入工作,进一步提高档案资料管理工作质量。
        3.3完善档案资料管理体系
        鉴于档案资料对企业管理、发展的重要性,在开展档案资料管理工作时,应重视对档案资料管理体系的建立。首先,结合工程类型,制定与之相适应的档案收集、管理流程。此过程中,需要结合项目性质,实时记录和存储相应资料。为提高竣工资料的管理效率,除要重视管理流程的规范性外,还要对相关部门提出严格要求,让其构建完善的管理体系[3]。实际工作中,首先要重新制定档案资料的管理制度,将工作落实到各环节,使每位员工都参与其中,并优化协调各项工作,从而保证资料收集的有效性。其次,建立工程资料数据库,做好原始信息的收集工作,比如材料购买、进场、使用等,重点做好竣工资料的存储,进而提升档案数据库的实用性。
        3.4确保资料内容真实、准确
        真实性是档案资料管理工作的根基,一旦资料内容不真实,将严重影响工程质量问题的解决,甚至还会造成事实误判,影响企业的社会信誉。准确性是档案资料管理工作的重要内容,文件内容必须符合我国现行的标准和规程。所有的归档文件,都要是有效文件,无效文件不能归档。所以,相关人员需要认真填写资料,从而确保资料内容的真实性、准确性。
        另一方面,还要保证资料内容的及时性。在工程施工中,常存在资料后补、造假的情况,比如检测混凝土强度、砂浆试块强度时,应采用抽样法。但是在实际工作中,却很少使用该方法。档案资料的不及时性,还体现在分包单位上,部分单位只重视施工进度,忽视资料内容的及时性,导致档案资料内容不完整。基于此,需要按施工进度整理和收集资料,重点检查数据是否符合要求、签字是否有效、检测资料是否完整等。
        3.5利用现代化手段统计档案信息
        在信息技术发展的背景下,推进档案信息化建设已成为必然,这样既能动态管理档案资料信息,又能预防数据信息随意更改现象的出现。对此,档案资料管理期间需要配备扫描仪、计算机等先进设施,确保档案资料的数字化建设[4]。同时,加大物力、人力和资金的投入,切实落实档案资料管理工作,预防信息失真、漏报等问题的出现。在档案资料收集过程中,也要利用现代化手段开展工作,主动收集资金来源、施工单位、工程造价、建设面积、竣工日期等相关资料,并合理设计报表,为领导决策、质量检验提供重要依据。
        4、小结
        综上所述,档案资料管理占据建筑工程的重要地位,对建筑企业经营发展具有重要意义。本文分析得知,在我国当前的档案资料管理中,普遍存在管理工作滞后、资料内容不真实、管理人才缺乏等问题,降低档案资料管理质量。对此,可从更新工作理念、提高管理人员综合素质、确保资料内容真实、完善档案资料管理体系等方面着手,从而优化管理流程,提升管理水平,提高建筑企业的综合实力和社会形象。
        参考文献:
        [1]刘晓.建筑工程档案资料管理中的问题与对策[J].建材发展导向(下),2017,15(9):269-270.
        [2]李金.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].建筑工程技术与设计,2017,32(21):3120-3120.
        [3]苏裕雅.建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施[J].装饰装修天地,2018,29(18):57.
        [4]欧桦.试论建筑工程档案资料管理要点[J].建筑工程技术与设计,2016,15(22):2205-2205.
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