办公自动化系统在机关事业单位的应用

发表时间:2019/4/22   来源:《中国西部科技》2019年第4期   作者:王佳丽
[导读] 随着科技水平的不断提升,各个领域都开始了信息化的建设工作,可以有效推动各个领域的发展进步。机关事业单位作为国家的重要机关单位,也进行了合理的信息化建设工作,对办公自动化系统进行了合理的应用,有效提升了办公的效率和质量,为人们提供更加高效的服务质量。在进行办公自动化系统的应用时,还要根据机关事业单位的实际情况,进行合理的功能设计,才能将办公自动化系统的真正作用发挥出来。
  北安市人力资源和社会保障局信息中心
  随着时代的发展进步,我们已经进入了信息时代,计算机技术和网络技术对人们生活的影响无疑是巨大的。我国的机关事业单位作为一种服务型的机关单位,人们对其的工作效率和质量一直有着较高的关注度,但是根据实际的调查研究发现,传统的工作方式具有较多的问题,无法保证整个单位的工作效率,为此,我们进行了办公自动化系统的合理应用,可以有效提升整体的办公效率。本文对办公自动化系统的应用特点效果进行具体的研究分析。
  1机关事业单位办公自动化系统的特点
  在进行办公自动化系统的应用之前,部分机关事业单位存在很多的问题,例如办公效率低下、办公程序复杂、透明度低等等。这些问题严重影响了机关事业单位的正常运行,为了对这些问题进行有效的解决,我们对办公自动化系统进行了合理的应用。通过办公自动化系统的合理应用,事业单位的各方面工作水平有着质的提升。我们通过计算机软件的使用,进行办公自动化系统的合理应用。在多年的应用发展以后,办公自动化系统已经形成了比较成熟的应用体系,具有成本低和建设条件简单等优势。我们对办公自动化系统的特点进行总结,主要有以下几点:
  1.1信息透明、公开
  公文处理一直是机关事业单位的重要工作部分,通过办公自动化系统的合理应用,可以通计算机软件完成公文的处理工作。机关事业单位的工作人员,在进行公文处理工作时,可以每个流程和环节进行了解,大幅度增加了公文处理信息的透明度。除了机密文件,机关事业单位的工作人员在进行其他文件的处理工作时,都可以对整个环节和流程进行了解,将整个工作流程公开、透明化。工作人员可以实时的进行公文处理流程的监督工作,在需要文件信息的时候,可以较为快速的得到需要的文件信息。
  1.2流程简化
  工作效率低下一直是机关事业单位主要问题之一,通过办公自动化系统的合理应用,可以有效解决该问题。例如在文件的批阅过程中,需要经过多个层级的批阅,才能完成整个文件的审批,这就导致机关事业单位的工作效率直线下降。我们在进行办公自动化系统的合理应用以后,可以进行并联审批的方式进行批阅,将同一级别的批阅工作同时进行,简化了整个批阅的工作流程,使批阅时间大大降低。
  1.3远程办公
  公文审批是机关事业单位领导必须要做的工作,如果在审批过程中,出现审批错误的情况,可能会需要重新审批,这就对整个工作进度造成了较大的影响。为了解决该问题,我们对办公自动化系统进行了合理的应用。领导可以将审批的工作通过电脑进行操作,不断可以提升审批的效率和质量,还可以及时进行问题的改进。
  2机关事业单位办公自动化系统的应用
  2.1结构设计
  2.1.1技术选择
  在机关事业单位办公自动化系统结构设计中,应用最多,效果最好的是web技术。Web技术符合机关事业单位办公自动化的需求,能够开发设计出在多种平台使用的系统,同时用户操作方法简单易懂,成本也很低,在后期的运行过程中很方便升级更新。应用Web技术也有着一些缺点,对于大量数据的传输,效率较低,需要花费很多时间,可以将C/S与Web技术相结合,提高系统的数据传输效率。
  2.1.2系统结构
  机关事业单位所要求的系统功能主体有两个方面。除了一般的各项事务之外,系统还,业务事务管理。机关事业单位在工作过程中,需要进行各种办公任务和活动的处理,其间系统中会产生大量的数据信息和图形文件。

系统在开发过程中,同时应用C/S与Web技术,不仅能满足小流量数据的传递,对于大规模数据的传输和处理也能够完美实现。机关事业单位办公自动化系统所采用的系统为WindowsNT,数据库则可以选择Oracle、MSAccess、SQLServer。
  2.2功能设计
  2.2.1行政管理
  负责机关事业单位日常行政方面的管理工作。从最基础的考勤、用餐到会议传真等,这些工作均可由系统进行管理。
  2.2.2人事管理
  人事管理也是机关事业单位的重要工作部分,主要包括培训工作、人员调动、职称评价、信息管理等等几个部分,通过办公自动化系统的合理应用,可以通过计算机完成这部分工作。
  2.2.3工作管理
  自动化系统可以负责机关事业单位日常各项工作的管理,例如,各个工作岗位的工作记录、个人工作考核等。
  2.2.4文档书籍管理
  机关事业单位中,一般都会有大量的书籍文档,其中包含各类档案信息、业务文档还有书籍等,自动化系统可以对这些书籍文档进行有效的管理,方便提取查看和收回。
  2.2.5公告板
  自动化系统可以管理机关内部论坛并发布公告和任务安排。
  2.2.6项目管理
  自动化系统可以对各个项目内容、工作进度以及项目成员等信息进行即时的记录。
  2.2.7系统维护
  系统安全性是一个非常重要的问题,系统维护这一功能负责完成系统的日常维护,保证各项数据的正常。
  2.3应用效果
  机关事业单位办公自动化系统,其技术核心采用C/S和Web技术两者有机结合,所以系统的灵活性很高,能够在多种机关事业单位中得到有效的应用,可以在实际的运行过程中,根据工作需求,对相关岗位分配对应的工作任务,有利于机关的系统化运行。机关事业单位办公自动化系统,登陆界面简洁直接,有利于员工的使用和操作;系统中又分化多种子系统,可用于多种项目工作的执行,简化工作流程;系统中设置有考核功能,在一定程度上有利于提高员工的工作积极性和上进心,同时方便领导对员工素质进行考察;邮件系统和公告板的设置,可以让机关内部员工更快速的了解机关内部情况以及各项工作进程,加强员工之间的合作交流,是机关内部工作氛围更加融洽,有利于工作的顺利开展。在机关事业单位中,应用C/S、Web技术等成熟的互联网信息技术,建设办公自动化系统,能够让机关单位内部管理更加全面和到位,有利于领导下达各项工作指令,方便员工随时了解工作任务明细,让工作的流程和内容变得更加公开透明,提高机关事业单位的办公效率。
  3结语
  根据本文的研究可知,通过办公自动化系统的合理应用,可以有效提升机关事业单位的办公效率和质量,为人们提供更加高效的服务。本文首先对办公自动化系统的应用特点进行了总结,可以明显看出办公自动化系统的应用,有效解决了机关事业单位效率低、透明度低、审批流程复杂等主要问题。接下来对办公自动化系统的具体应用进行研究,对整个系统应用的流程进行分析,还分析了应用的效果,希望本文可以为办公自动化系统今后的发展提供帮助。
  参考文献
  [1]张学良.机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析[J].办公室业务,2017(14):166-166.
  [2]基于SSH的事业单位办公自动化系统的设计与实现[D].湖南大学,2018.
  [3]潘缨.办公自动化系统的应用[J].通讯世界,2017(9):298-298.
  [4]基于工作流的办公自动化系统设计与实现[D].西南科技大学,2017.
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