高职院校OA电子文件归档问题分析 赵波

发表时间:2019/4/9   来源:《信息技术时代》2018年8期   作者:赵波
[导读] 伴随着“互联网+“理念和高职院校智慧校园建设,高校数字化平台日趋成熟,OA协同办公系统的使用推动了高校信息化发展。在OA系统建设过程中,存在对电子文件监管、控制和归档管理不够重视,OA系统与档案管理系统对接不够深
(重庆三峡医药高等专科学校,重庆 万州 404120)
摘要:伴随着“互联网+“理念和高职院校智慧校园建设,高校数字化平台日趋成熟,OA协同办公系统的使用推动了高校信息化发展。在OA系统建设过程中,存在对电子文件监管、控制和归档管理不够重视,OA系统与档案管理系统对接不够深入,单纯重视电子文件流转,忽视电子文件归档保存。因此,鉴于此现状,笔者从意识、技术、投入和人才等四方面具体分析了阻碍高职院校电子文件归档的问题因素,以期促进电子文件得到有效的归档整理。
关键词:OA办公系统;电子文件;归档

 
        随着办公自动化系统的普及应用和电子政务的推行、数据库管理技术和信息传输技术的不断升级发展,利用政务系统流转和处理电子文件已呈现出不可逆的发展趋势,传统的档案管理模式受到冲击。为顺应趋势,2016年4月,国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,提出“加快提升电子档案管理水平……明确各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求;加强对业务系统电子文件归档管理。”因此,高职院校在电子文件处理和电子文件档案管理过程中,应主动思考,加强对高校智慧校园建设顶层设计,从信息化建设整体层面,强化对电子文件流传过程的真实性监控,实行电子文件归档和电子档案管理。
        1.认识局限
        高职院校OA电子文件归档问题,特别是对高校档案工作的重视程度,直接影响了OA系统归档功能的设计和档案管理信息系统的配置。随着办公信息化发展,基本实现了办公信息通过OA管理学平台进行控制和传递的,OA系统对高职院校管理工作的参与程度逐步提高。改变了传统的文件收集、整理和归档方式,有利于简化办事程序、降低行政成本、加强事中事后监管。但是,对电子文件的管理意识并没有跟上步伐,还停留在对纸质文件的管理意识上。
        一是只重视协同办公系统电子文件的控制和传递功能,忽视电子文件归档和管理功能。OA系统流转阶段是电子文件现行阶段价值体现的运行场所,OA系统后台是办毕电子文件半现行阶段查考利用价值的暂存场所,而档案管理系统是电子文件的最终归宿。OA系统电子文件归档,就是将OA中已完成流转和传递的电子文件,通过OA系统与档案管理系统的有效连接功能,转移到档案信息系统。在当前OA系统所有功能中,电子文件的流转和传递功能是OA协同办公系统的首位核心功能。部分高职院校在OA系统的功能设计中,由于对电子文件归档保存功能未充分意识到重要性,导致大量电子文件处于堆积无序状态,仅仅将其保存在后台存储设备中。电子文件虽然消失,但随着使用时间的增加,必将将导致大量未经有效整理和归类的电子文件堆积,会导致今后电子文件查找无从开展。伴随着OA系统的不断更换软件,导致废弃系统中的电子文件数据无法导出和使用,OA系统最终成为电子文件的坟墓。
        二是只重视OA办公系统,忽视档案管理系统。从文件生命周期理论中的现行阶段、半现行阶段和非现行阶段分析,重视OA系统就是重视文件的现行阶段价值,忽视档案管理系统建设,就是不重视电子文件的非现行阶段的查考利用价值。各高职院校在智慧校园建设过程中,首先考虑OA系统的优化配置,对档案管理系统进行边缘化对待,除非档案工作人员的坚决要求或者电子文件归档问题已到了非解决不可的阶段,才会勉为其难的购置档案管理系统。
        三是只重视纸质档案,忽视电子档案。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出:“在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点”,在此意见促进下,上海自贸试验区开启电子文件归档和电子档案“单套制”管理新模式,并在自贸区范围内全面推广实施。部分高职院校在档案工作中,思维还停留在纸质档案在凭证查考价值的唯一性上,缺乏对电子文件的有效管理和有效信任。
        四是只重视系统独立建设,忽视系统间顶层设计。

系统平台开发工作中,习惯于将OA系统及档案管理系统分别由不同的部门,采购不同的软件公司进行配置,忽视系统间档案功能的有效连接。这种情况的存在,严重影响了OA系统电子文件的有效归置和管理,也拖累了高职院校档案信息化建设的成效。
        2.设计局限
        部分高职院校在数字校园建设的过程中,缺乏有效统一的顶层设计,各个系统间独立、隔绝,系统间信息交换和信息共享缺乏足够的通道。在档案信息化工作中,最重要的是来自OA系统电子文件的有效归档。
        一是OA系统与档案管理系统分属不同的业务部门,工作业务存在局限。在信息系统建设工作中,考虑的重点有别。综合办公室在OA系统功能设计中,考虑的是文件流传与传递功能,对电子文件的归档保存功能构思不足。档案部门在档案系统设计中,侧重点在于档案的管理与有效利用。在此种情况下,对OA系统文件的归档整理功能和档案系统的收集整理功能不能有效兼容,缺乏部门间顶层设计。
        二是OA系统与档案管理系统通常由不同的软件公司设计,相互兼容性差,影响数据转换,即使重新配置接口,也会增加后期维护难度。在功能设计和代码语言上,不同的公司在软件设计上往往差别巨大,功能连接和后期维护难。“OA系统与档案管理系统优化整合的重要方式是实现两者的无缝对接……实现系统间彼此相互兼容”[1]。
        三是OA系统设计过程中,没有将档案管理功能嵌入系统。未能适时动态地和高校档案信息资源后台进行对接,校园数字化平台难以在短时间内实现系统设计的差异化,系统关注的重点在公文处理的流程上,忽略档案管理。
        3.投入局限
        部分高职院校因资金限制OA未嵌入档案功能,主要体现在:一是在选择OA系统软件供应商,会选择资质差、功能差和后期维护服务较差的软件公司,碍于资金预算,在满足电子文件流转管理功能的情况下,往往对OA电子文件归档功能要求较少。二是目前功能齐全的档案管理信息系统价格不菲,绝大部分单位领导在预算吃紧的状况下,拒绝购买高质量、优性能的档案管理系统。
        4.人才局限
        人才因素是决定OA办公系统电子文件是否得到有效管理的最重要因素。一是负责OA系统电子文件传递和管理的文书工作人员,是否具备档案归档意识和档案鉴定知识,是决定电子文件是否有效分类、鉴定和归档移交的重要因素。“‘互联网+’时代下电子公文的处理对人员的知识技能和素质等都提出了更高的要求,而实际处理公文人员的年龄、学历、知识水平参差不齐,某种程度上影响了电子文档的处理”[2]。二是OA系统建设忽视档案管理人员的参与。在工作中,常发现OA系统中不仅缺少档案管理人员的身影,也缺乏充分征求和考虑档案部门的公务需求。“文书处理人员和档案管理人员必须用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,在掌握档案专业知识的同时,还必须努力学习计算机网络技术,这样才能针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议”[3]。
        随着大数据时代的到来,“互联网+”概念的提出,智慧校园建设在高职院校越来越受重视,校园信息化平台功能逐渐健全,各类信息系统逐步丰富,在此种情况下,配置功能完善,兼容性强,接口丰富的档案管理系统尤为必要,同时配备兼具OA系统操作能力和档案管理知识的复合型人才,有效解决电子文件归档问题。
参考文献
[1]苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究,2017(5).
[2]沈丽玉.从档案管理角度看OA系统文件管理功能建设,福建轻纺.2016(4).
[3]蔡亚琼.高校OA系统与文书档案管理的无缝对接[J].兰台世界,2016(7).

作者简介:赵波(1988-),男,湖北利川人,重庆三峡医药高等专科学校档案馆助理馆员,档案学学士,主要从事高校档案管理研究。
 
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