水利工程档案管理问题与对策研究

发表时间:2019/4/4   来源:《建筑学研究前沿》2018年第34期   作者:温卫红
[导读] 本文主要对水利工程档案管理问题与对策进行了研究。文章在介绍水利工程档案特点的基础上,指出了水利工程档案管理存在的问题,最后有针对性地探讨提出水利工程档案管理的建议和对策,包括:不断健全水利工程档案管理的体制;持续完善水利工程档案管理的机构;加快推进水利工程档案管理的信息化建设步伐;强化对水利工程档案管理人才的培养。

  温卫红
        广州市河涌管理中心  广东省广州市  510642
        摘要:本文主要对水利工程档案管理问题与对策进行了研究。文章在介绍水利工程档案特点的基础上,指出了水利工程档案管理存在的问题,最后有针对性地探讨提出水利工程档案管理的建议和对策,包括:不断健全水利工程档案管理的体制;持续完善水利工程档案管理的机构;加快推进水利工程档案管理的信息化建设步伐;强化对水利工程档案管理人才的培养。
        关键词:水利工程档案;管理;水利;档案
       
       
引言
        对于水利工程建设工作来讲,在其工作开展过程中,从项目立项、调研、设计等环节,还是从项目的决策、施工、验收、试运行等环节,肯定会产生各种各样的文件资料,其中具有一定保存价值的文件资料便可以称之为水利工程档案。水利工程档案不但是进行水利工程规划和建设的非常重要的根据,而且还是水利工程建设过程中很多经验教训的总结。水利工程档案管理的重要性可以说不言而喻,能够帮助有关水利工程建设机构与管理单位作出较为科学的决策。但是就我国当前水利工程档案管理现状来看,还存在很多问题与不足,需要引起有关部门和人员的高度重视,采取有效措施加以解决,从而有效促进我国水利事业实现稳定、可持续发展。
        一、水利工程档案的特点
        (一)综合性
        在水利工程项目建设施工的过程中,会涉及到非常多的学科知识,因此其生成的档案资料会非常之多,各种各样的学科知识之间彼此存在很多的交叉之处,相互之间的知识渗透也非常强烈,因此水利工程档案通常有很多类型,综合性的特点较为明显。
        (二)时间差异性
        因为水利工程项目建设施工会花费比较多的时间,特别是一些重特大水利工程项目,建设施工周期通常为好几年,其前后的相关水文气象资料会发生较为明显的变化,还有就是价格机制在这么长的时间周期里面,也会发生较大程度的浮动,从而直接影响造价水平,导致水利工程档案具有一定的时间差异性。
        (三)价值比较大
        对于水利工程项目来讲,水利工程档案是其最为原始的资料,很多成果与经验都是从很多治水兴利的具体实践当中总结提炼出来的,具有非常大的参考、指导和借鉴价值。相关部门在制定水利工作计划、设计水利工程以及预报水文状况等很多方面,都能够对水利工程档案进行参考和借鉴。另外,水利工程档案还是水利工程建设、成本控制等方面的重要支撑。
        二、水利工程档案管理存在的问题
        (一)管理体制不够健全
        相对而言,我国开展水利工程档案管理工作的时间不是很长,因此现如今我国水利工程档案管理体制还存一些短板和不足。在20世纪80年代之前,水利工程档案管理应该讲是行政管理的内容和范围,通常由很多单位对水利工程档案进行各自保管。从20世纪90年代开始,我国水利工程档案的管理开始越来越正规化,有关管理部门也接二连三地制定实施了很多管理制度文件,然而相对于其它行业的档案管理来讲,水利工程档案管理的质量和水平还是存在一定程度的落后问题,就是截止到现在,我国水利工程档案也缺乏一个较为有效、系统和全面的管理体制,这便造成出现了水利工程档案的具体执法力度相对不够的现象。另外,水利工程通常属于综合性的工程项目,各种各样的施工企业以及很多政府机关、主管单位都会参与到水利工程的建设当中来,由于这些施工企业、政府机关、主管单位一定程度上存在权力责任不够明确、彼此关系不够清晰等问题,从而给水利工程档案管理带来了比较大的挑战。
        (二)管理机构不够完善
        近些年以来,伴随着水利工程项目建设数量的迅猛增加,我国有关部门和机构对水利工程档案管理工作给予了前所未有的高度关注,不断加大对于水利工程档案管理的监督和指导力度。然而从参与水利工程项目建设的各个施工企业或者是施工单位来看,其对于水利工程档案的管理还缺乏足够的重视程度,大部分施工企业或者是施工单位尚未专门成立相应的水利工程档案管理机构。有些施工企业或者是施工单位都是由负责财务、人力、安全工作的机构和人员进行兼职管理,从而在很大程度上对水利工程档案的管理质量与水平产生了负面影响。另外,因为很多基层地方的档案管理部门在专业化管理水利工程档案方面还存在一定的欠缺,国家层面的档案管理部门又没有直接对水利工程项目的建设进行全方位地参与,同时二者彼此之间没有进行比较好的沟通衔接,也对水利工程档案管理的质量和水平产生直接的负面影响。
        (三)管理技术不够先进
        由于我国当前科学技术以及计算机网络地快速发展,可以说已经日益开始步入信息化时代。这当前的时代背景之下,实现对水利工程档案管理的信息化,应该讲已经变成了一件势在必行的事情。和一般企业事业单位的行政管理不一样,水利工程项目在施工建设的过程中,通常会关系到非常多的施工企业或者是施工单位。正是由于某一水利工程项目建设,这些施工企业或者是施工单位临时性地聚集在一起,但是伴随着该水利工程项目施工任务的完成,这些施工企业或者是施工单位再一次予以分散。对于各种各样的水利工程项目来讲,规模不但不一样,性质也不一样,因此其建设和管理的复杂性也通常不太一样。


所以说,普通的档案管理软件很有可能无法满足水利工程档案管理的需求,但是开发出一款能够最大限度适合水利工程档案管理特点和要求的管理软件,实属一件难度比较大同时会增加项目投资数额的事情。在如此的状况之下,水利工程管理部门彼此之间还是经常通过以纸质文件作为主要载体,进行文件和信息的传输,从而在很大程度上限制了水利工程档案管理的信息化水平。
        (四)管理人才较为缺乏
        因为部分参与水利工程建设施工的单位对于水利工程档案管理的重要意义缺乏足够的认识,很多单位都没有专门设立相应的水利工程档案管理机构或者管理人员。就算是一些重特大水利工程项目,明确了专门的水利工程档案管理人员,但是这些人员一般都是从其他机构或者岗位临时抽调过来,水利工程档案管理的业务素质和综合水平有限。另外,还有一些单位的水利工程档案管理机构或者管理人员,往往是被动地开展工作,没有积极主动收集、汇总、分类和整理水利工程档案的意识,从而很难确保水利工程档案的完整和系统。尤其是近年来水利工程档案信息化的大力推行,既懂水利工程技术相关知识,又掌握档案管理知识和计算机网络操作技术的复合型人才,更是极为缺乏。
        三、水利工程档案管理的建议和对策
        (一)不断健全水利工程档案管理的体制
        各个参加水利工程项目建设的相关单位或者是部门,务必应该按照我国有关档案管理的各方面具体规定,同时全面立足于水利工程行业的相关标准,构建一套最大限度符合水利工程施工建设具体特点和现实状况的档案管理工作体制,并在实际运行过程中不断进行健全和完善。尤其是要对收集整理档案材料的制度、档案管理人员岗位职责制度、使用管理档案材料制度等各个方面的有关档案管理的规章制度进行健全和完善。依靠相关规章制度的约束和规范,全面保证水利工程档案管理的各个环节,包括收集、分类、整理、保存、使用等都能够有据可查、有章可循,努力实现水利工程档案管理的标准化、制度化和规范化。另外,相关管理领导人员的关注与重视,也是构建和完善水利工程档案管理制度的有效保证,相关部门应该严格构建水利工程档案管理的主要领导和分管领导负责制,在开展水利工程建设的过程中,相关部门的主要领导和分管领导应该把水利工程档案管理视为非常重要的一个部分,将其全面纳入水利工程建设和管理的必要程序之中,对参与水利工程项目建设相关单位主要领导和分管领导的档案管理责任予以进一步细化和明确,确保能够做到职责明确和分工合理。通过相关单位主要领导和分管领导的层层把关,切实将水利工程档案管理的具体工作任务较为好地在实际的工作当中予以落实,避免发生水利工程档案管理流于形式的不良现象,将档案管理在水利工程项目建设过程中的作用和价值充分发挥出来。
        (二)持续完善水利工程档案管理的机构
        参与水利工程项目施工建设的单位应该专门成立相应的水利工程档案管理机构,配备开展日常工作所需要的专职工作人员以及相应的办公设备、办公物品。特别是针对那些比较重要并且规模很大的水利工程项目,各个参与建设施工的单位都应该成立直接参与和领导的档案管理领导小组,由该领导小组主要负责此水利工程项目的档案管理工作。依靠全面构建和完善水利工程档案的基层管理部门,全面实现主要领导统筹管理、参加单位分级管理、档案机构具体管理以及全体人员参与管理的水利工程档案管理全新格局,从而为水利工程档案管理的标准化、科学化以及系统化奠定扎实有力的组织机构保障。另外,由于水利工程档案管理不但贯穿于水利工程项目建设的各个环节,而且具有一定的复杂性,如果单纯地借助水利工程项目的建设施工单位去开展档案管理,显然是远远不行的。因此,这就需要国家档案管理部门以及水利部门共同强化对各个基层地方水利工程档案的正确指导与严格监督,不断提升水利工程档案材料的收集和分类质量,最大限度地保证水利工程档案材料的完整性与准确性,全面提升水利工程档案管理的质量和水平。
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 (三)加快推进水利工程档案管理的信息化建设步伐
        伴随着我国信息科学技术的迅猛发展,信息科学技术已经全面、深入地应用到各个领域的现代化管理过程当中,同样来讲,水利工程档案管理也需要不断提升自身的现代化信息管理水平。现如今我国水利工程档案管理的总体信息化程度还不是很高,造成此种问题的主要因素在于相关部门秉持着传统的档案管理观念,对纸质水利工程档案较为重视,对电子水利工程档案较为忽略,还有就是在水利工程档案管理方面的投入不是很大。所以说,为了全面推进水利工程档案管理的信息化建设水平,相关部门应该摒弃传统的档案管理观念,在水利工程档案信息化建设方面投入数量较多的资金,主动和有关高校以及科研部门开展合作,根据当前水利工程项目发展的特点,合理开发出相应的水利工程信息化管理系统。比方说,相关部门应该在水利工程档案管理过程中,采用一些磁介质档案、缩微档案、电子文件等全新的档案载体,进一步强化对水利工程档案资料的加工与利用,将其在促进水利工程决策方面的作用和价值全面发挥出来。
        (四)强化对水利工程档案管理人才的培养
        相关部门应该持续强化培养水利工程档案管理人才的力度。第一,不断提升水利工程档案管理人才的法律规矩意识。促使其能够坚持做到依法管理水利工程档案。第二,不断强化水利工程档案管理人才职业道德的建设。促使其能够牢固树立较好的职业道德意识,严谨、细致地管理任何一个水利工程档案,积极主动地收集、整理、保存所有的水利工程档案。第三,不断提升水利工程档案管理人才的业务素质和综合能力,这些业务素质和综合能力包括:全面掌握水利工程项目建设、档案管理方面的理论和实践知识;熟练操作计算机网络和档案管理软件,努力实现水利工程档案管理人才技能的多样化、管理的现代化和知识专业化。
        参考文献:
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        [2]陈淼凤,胡浩泉.谈水利工程档案的科学管理及其方法[J].兰台内外.2015年06期
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        [4]张月辉.浅谈水利工程档案管理[J].档案天地.2016年08期
        [5]王晓丽.论如何对水利工程档案实施有效管理[J].办公室业务.2017年15期
        [6]李晓娟.水利工程档案的利用和管理[J].东北水利水电.2016年10期
        [7]李学锋.水利工程档案的利用和管理[J].水利建设与管理.2015年03期

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