供电企业文书档案与文书工作的关系分析

发表时间:2019/3/28   来源:《电力设备》2018年第29期   作者:李盈 杨静
[导读] 摘要:在供电企业,文书档案与文书工作都是十分重要的,相关工作对于企业管理很有帮助。
        (平乡县供电公司  河北邢台  054000;广宗县供电公司  河北邢台  054000)
        摘要:在供电企业,文书档案与文书工作都是十分重要的,相关工作对于企业管理很有帮助。对供电企业文书档案与文书工作的关系进行详细分析,不仅能提高相关工作人员的工作水平和工作效率,更能促进供电企业的文书管理档案工作进展,提高企业运行效率。
        关键词:供电企业;文书档案;文书工作;关系
        1概述
        文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位,在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展,文书工作的职责也随之变大,对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年,政府机关的各种文书类型越来越多,版本的文书数量也越来越大,传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求,很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求,亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展,计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用,通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程,设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率,最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化,这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
        2供电企业文书档案与文书工作的关系分析
        2.1文书工作是文书档案管理的基础
        在企业生产经营过程中,发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文,档案来源于公文,公文质量的高低直接影响着档案的质量,因而,我们在实际工作中把各种文书办理完毕之后,通过立卷、归档工作,把其中有利用价值的文件变成档案保存起来,对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都起着十分重要的档案依据查考作用。
        2.2文书归档工作是连接文书档案与文书工作的纽带。 供电企业文书档案的第一个环节就是收集,但同时又是文书工作的最后一个环节,即文书的整理与归档。 文件的归档和收集是文书工作和档案工作的临界线和交叉点,它们从不同的角度履行了同一道手续,归档文件的整理工作是文书档案的基础工作,因此,必须符合供电企业档案管理的要求,它既是文书工作的任务,又是供电企业文书档案工作的任务。供电企业文书归档工作是将办理完毕,具有查考、保存价值的相关文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等有序化的一系列工作,以便于日常保管、检索和利用。 供电企业文书转化成为档案,从这一环节上最能体现文书工作与文书档案的密切联系,是文书工作与文书档案工作的交接点。 各单位形成的文书并非“有文必档”,而是有一定的选择标准,并由此确定文书归档范围。 这主要是看其是否具有眼前或长远的查考价值,不具备查考价值的则不必归档保存。 根据文件的保存价值,对文件进行分类,分类是归档文件整理的一个重要环节,一个单位归档文件必须先分类,然后才能进行其他系统整理。 分类的正确与否决定着归档文件整理的全过程。 分类方法有三种,即年度分类法、保管期限分类法和组织机构分类法,可以采取其中一种对文件进行分类。
        2.3文书归档整理是对档案有效利用的保证
        将文书归档整理之后,其后的收集、积累、保管也是十分重要的,是对档案有效利用的保证。供电企业的文书档案,其重点内容是文书的发布、部署、运行和管理,之后才会变成档案。

档案的记录必须是真实存在的,它记载了供电企业的发展和每年的重大活动和改革,在多年之后仍然可以作为一份可信的凭据,供后来的管理者或工作人员了解供电企业的生产和经营状态。而这一切与文书档案的累积是分不开的。文书档案不断累积,也要保证文书档案保存妥当,不能丢失或损坏,如果一边进一边出,档案仍然难以成为一个系统。要保证档案的有效管理,不仅要保持良好的硬件条件,比如适宜的温度和湿度、足够的文件保管空间,还需要文书管理工作人员有过硬的素质,首先要有对供电企业负责任的态度,还要有文书管理分类的能力,要认真做好本职工作,更要努力学习数据库等信息技术,有效利用高新技术促进文书档案的管理。文书档案的存取都要做好记录,防止丢失,收集的文书要进行检查,保证质量,及时改正错误。
        3文书档案的提供利用是检验文书工作的标准
        供电企业文书档案的有效利用,是文书档案的最终目的,也是检验文书工作好坏的标准。 文书档案来源于文书,又为文书工作服务,也就是为领导决策服务。 领导的决策一旦形成了正式文件,既具有现行的指导作用,又在日后具有连续性的工作中具备参考和凭证作用,如一些规定、意见、条例等指导性的文件,就具有长时间的指导作用;重大问题的处理决定、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等,就具有长久的查考和凭证作用。 档案利用的主导作用,体现在利用工作对基础工作的促进和完善方面。 而利用效果的大小,取决于文书工作做得如何,假如文件手续不全,缺日期、缺页码、少单位,就会给利用带来困难,很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张材料质量差,耐破度、耐折度、耐撕裂度小,易破损、易老化,用墨不注意耐久性,就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。 所以,通过文书档案的利用,可以发现文书工作中的问题,从而促进文书工作进一步完善和提高。 由此可见,文书档案提供利用,既依赖于文书工作,又是检验文书工作的标准之一。
        4对办公室文书与文书档案管理的优化政策
        4.1加强办公室的文书档案管理工作规范化建设
        想要办公室文书档案管理可以实现高水平的提高,就要对其规范化建筑实行不断的加强,而想要对文书档案管理做到工作规范化建设就要将管理机制和规范合理的进行建立。所以,对办公室档案管理工作的重视必须提高,对其管理规范和机制进行严格合理的制定,使管理人员的工作职责进行明确,对管理工作的各项要求和规范都进行确定,设立相应的奖惩制度,对失职员工进行惩罚来对所有管理人员进行警戒,将文书档案的管理工作进行全面的提高。
        4.2加强文书人员与档案管理人员之间的信息沟通
        文书人员要明确档案管理收集范围,明确各类文件的保管期限;档案管理人员要明确自己的告知义务,并提醒监督文书人员按时规范移交各类档案资料,做好交接手续。在条件允许的情况下,用人企事业单位可设置兼职档案管理的文书人员岗位。
        5        结语
        供电企业的文书工作与文书档案有着密切的联系,但是又不可一概而论。文书工作是形成文书档案的基础,文书的归档工作是两者之间的衔接条件,文书档案又会反过来对新的文书工作的制定产生影响,文书工作与文书档案需要高效地结合起来,这样周而复始,促进供电企业的发展和进步。
        参考文献:
        [1]余迎.针对供电企业文书档案信息化管理与利用的思考[J].现代信息科技,2017,(2):30-31.
        [2]赵晓勇.加强信息化管理有效提高企业文书档案的质量[J].科技创新导报,2017,14(3):151.
        [3]肖继红.供电企业档案管理工作探究[J].中国电力教育,2014,(15):212-213.
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