中职学校学籍档案管理初探

发表时间:2019/2/20   来源:《教学与研究》2019年4期   作者:李菊景
[导读] 学籍管理是学生管理中的重要环节,贯穿了从学生入学、培养到毕业的全过程,通过对学籍档案的内容和作用进行详细阐述
        李菊景(重庆市奉节职业教育中心  重庆  404600)
        摘要:学籍管理是学生管理中的重要环节,贯穿了从学生入学、培养到毕业的全过程,通过对学籍档案的内容和作用进行详细阐述,针对我校学籍档案管理中的问题进行了分析,以便将来更好地管理与利用。
        关键词:中职学校;学籍档案;管理
        中图分类号:G628.88   文献标识码:A   文章编号:1671-5691(2019)04-0039-01
        一、学籍档案的主要内容
        (一)学籍档案是学生从入校到毕业期间在校学习过程的原始记录
        材料主要来自教务处、政教处、校团委、实习单位;是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,材料主要包括:首先是入学通知书、考生登记表、入学成绩、健康体检表。其次是毕业生登记表、考试成绩登记表、实习手册。最后是学生在校期间奖惩材料(获奖、评优、处分)、加入党团组织的材料等。
        (二)每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况
        如姓名、照片、出生日期、成绩记录、家庭主要成员及主要社会关系、学生在校期间的鉴定及政审意见等。
        二、学籍档案的作用
        首先,学生毕业后招聘、就业等,均需利用其在校期间的学籍档案,是用人单位挑选人才的重要参考依据。招聘单位来函了解该生的在校表现、学习情况、家庭情况;毕业再深造,需要学历证明、学习成绩等相关资料,只有档案人员通过查阅学生学籍档案才能予以证明,因此学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响学生的就业。
其次,学籍档案记载的内容都属于个人隐私,具有一定的保密性、利用率高。所以更加要求档案管理人员采取措施,加强对学生学籍档案的管理,要按照有关规定进行管理,以免出现不必要的麻烦。
        三、中职学校学籍档案管理存在的问题
        (一)管理方式陈旧
        我们学校学籍档案管理方面,无论是人力还是物力都尚有不足。学校基本上是教务处设为专门的学籍档案室,具有较完备的管理规章制度、科学的工作流程和专职的管理人员。学校学籍档案管理从建档、中期管理、转递档案等环节管理牵连多个处室,不利于统一标准,学籍档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段普遍落后,采用大量人力逐个审核的工作方式,尤其针对毕业生的档案整理审核,需要面对众多繁杂的纸质档案资料。这种陈旧的人工审核方式,基本与网络信息化管理时代脱节,使学籍档案工作难以为学校发展提供快捷、有效的参考服务。
        (二)管理制度不健全
        (1)档案管理不规范。在工作实践中,在管理过程中对学籍档案的规章制度认知不够,档案管理的服务意识弱化,容易导致初期建档、信息核查真伪辨识工作存在疏忽,为后期档案管理工作埋下了隐患。
        (2)管理权责不清。学籍管理的工作繁多细微,使然不能面面俱到。一旦出现问题常常是互相推卸责任或是毫无在乎,最终不了了之,长此以往给学籍管理造成严重的负面影响,"教师资格认定申请表"就是个典型的例子。使学籍管理得不到可持续的良性发展。


        (3)激励约束机制不健全。学籍档案管理工作部署往往计划详细、周密,但缺乏实施过程监管,促使很多工作环节是搞形式、走过场,敷衍了事,最终执行效果成效甚微。比如在校学生的成长记录,开始的时候记录详细,到后来就不大坚持了。
        (三)管理信息化水平有待进一步提高
        学籍档案信息化管理突出表现在其被利用价值的高低,而其被利用价值的高低又取决于档案的完整性和利用时的方便性与快捷性。显然,提高学校学生学籍档案管理信息化水平以及加强档案的规范化建设是提高档案利用价值的重要途径。这里包含两个方面的问题:首先是档案的完整性、准确性是档案存在的生命线和价值所在,是基础性和条件性的存在。其次,档案管理信息化水平是手段,是提高档案利用率的关键。
        四、中职学校学籍档案管理的有效措施
        (一)强化学籍管理人员管理意识
        学籍档案管理工作人员的专业素养和工作态度直接影响着学籍管理工作质量的高低。所以,学校必须加强对学籍管理人员的培训学习,帮助获取新的知识,让他们更加深入地认识以及理解自己所工作的性质和特点,全面提高自身工作的能力、学籍管理水平。首先,要增强他们的学习意识,让他们学习相关的学籍管理规章制度、利用计算机辅助管理的技术等,能够通过自己的努力学习,不断提高自身对学籍管理工作水平;其次,要增强学籍管理工作人员的服务意识,在工作中做好自己本职的工作;增强他们的创新意识,让他们在对学籍管理工作当中,将已经并不能适应时代发展需要的一些陈旧学籍管理资料、管理学籍的方法和手段大胆改革。充分利用计算机辅助设备,在实际对学籍管理工作中,学籍管理人员要能够借助于强大的计算机技术处理相关信息,对学生的学籍进行管理。
        (二)完善档案管理部门机制建设
        针对档案管理工作,学校需要档案人员明确档案管理人员的岗位职责,学校政教处、教务处、招生就业处等协调参与的管理机制。学校需要定期进行档案材料的整理和抽查,及时完善学生档案的转提工作。建议教务处将学生的考试成绩汇总转交至学校档案室,政教处把学生的奖惩信息转交给档案室;招生就业处于学期末将注销学籍学生信息转交档案室,这样就形成了有机的整体。
        (三)健全学籍档案管理制度
        (1)建立班级资料员管理制度
        为了保证在校中职学生学籍档案管理的完整性,应指派班级学籍档案资料员。由于个人档案有保密性,所以最好是由班上的团支书、班长共同担任。如果团支书、班长负责本班学生档案管理的工作,那么其本人的档案则由班主任亲自管理。这样有助于减少班主任工作的繁重而导致档案管理缺少完整性的问题。
        (2)在档案管理过程中保证人档一致。学生档案的管理,一定要保证人档一致。避免张冠李戴的现象。尤其是在班级或者专业中有同名同姓现象的,在入学时要给档案编号。最好是档案号和学籍号一致,这样可以规避人档分离或者人档不一致的现象。
        (四)积极应用信息化技术
        随着互联网、大数据、云计算、数据库等技术的发展,促进了管理系统在政企办公、电子商务、教育科研、金融证券等多个领域应用,实现了数据集中保存、信息共享等。
        中等职业学校目前处于高速发展的时期,办学规模不断壮大,办学层次不断提高,办学形式多元化,在这样的形势下,学籍档案的内容复杂,数量繁多,档案管理人员工作量大,任务繁重。为了提高学籍档案管理效率和质量,需要培养良好的意识、完善相关的管理制度、提高学籍档案管理的机制建设,推进学籍档案信息化管理,从而实现更好管理和利用学籍档案。
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