影响出院病案归档的因素分析及改进措施

发表时间:2019/1/21   来源:《药物与人》2018年11月   作者:孙佳娜
[导读] 探讨出院病案回收归档的影响因素,并提出改进措施。
        摘要 目的 探讨出院病案回收归档的影响因素,并提出改进措施。 方法 回顾性分析某医院2017年上半年出院病案归档率最低的5个科室,制定并实施改进措施后再次分析这 5个科室2018年上半年出院病案回收归档情况。 结果 病案回收归档率低的5个科室2017年上半年归档率为59.15%,影响病案回收的因素既有临床科室自身方面的原因,也有管理机制上的缺陷。根据问题制定相应的改进措施,建立有效的病案归档流程后,2018年上半年该5个科室出院病案及时归档率提高到了98.53%。 结论 病案及时归档是病案管理的保证,需实施有效的管理措施,以提高病案管理质量。
        关键词 出院病案;回收归档;原因;措施
        出院病案的及时回收归档是病案管理中的重要组成部分,也是将病案资料转化为医疗信息的重要前提【1】,不同程度的病案回收延迟都会对病案信息的及时统计与数据上报,以及患者的病案复印、保险理赔、甚至整个医院的管理等造成严重影响。因此,保证出院病案的及时回收归档是重要和紧迫的工作。按照医院等级评审要求,常规病案在患者出院后三天、死亡病案出院七天归档为及时回收[2]。本文根据对某医院近年病案回收情况分析,找出影响病案回收的原因,并制定改进措施,以不断提高出院病案归档率。
        1资料与方法
        从某医院病案归档登记系统中导出2017年1月1日-6月30日出院病案归档登记记录,依次选取归档率最低的5个科室进行统计分析,并找出影响回收归档的因素,针对性的提出改进措施。对比分析实施改进措施后的2018年1月1日-6月30日期间该5个科室的出院病案归档情况,分别计算及时归档率,与整改前进行对比分析。
        2 结果
        2017上半年出院病案归档延迟最严重的5个科室归档率为59.15%,自2018年1月1日起,根据归档率低的原因提出改进措施,建立有效的病案归档流程后,2018年上半年该5个科室出院病案及时归档率提高到了98.53%。其中改善最为明显的是肝胆外科,从整改前的44.76%提高到了98.05%,见表1
        

        3 讨论
        3.1回收归档延迟原因分析
        3.1.1 临床科室重视程度不够 病案属于三级质量监控,由科主任、护士长、质控医师组成的“一级病案质控小组”是源头和环节管理最根本、最重要的组织[3]有些科室领导病案管理意识薄弱,重诊疗,轻病案,忽视病案首页填写质量,在最基础环节上导致对病案监控的缺失,是病案无法及时归档的重要原因之一。
        3.1.2 涉及转科时病案归档延迟 转科病案常病情危重,疑难程度高,各种检查检验多,病程记录、会诊单、知情同意书等情况复杂,若转出科室未及时完善病案送达出院科室或延迟送达,均可能导致出院病案无法及时回收。
        3.2 改进措施
        3.2.1 加强重视程度 医院各级领导的支持是提高病案回收率的重要保障。病案科主任在医院开展医疗质量安全会议时,强化出院病案及时归档的重要性以及不按时归档可能带来的一系列不良影响,对于病案归档严重滞后的科室给予院内网通报和惩罚,同时在院内网每月公布病案回收情况,引起院领导及各级医师的高度重视,以配合出院病案的整理归档,提高病案质量管理。
        3.2.2 制定有效的管理机制 出院病案能否及时归档受多种因素的影响,包括住院患者多次转科,各种检查检验报告单、影像检查报告单、病理检查报告单的及时送达等[4]因此,出院病案能否及时归档不能一味责罚临床医师,而应制定有效的管理机制,规范病案管理流程,使病案归档流程合理化,有章可循,形成规范化制度化的常态运行模式,促进病案的及时回收。
        3.2.3 加强信息系统建设 在医院管理平台中设置未归档病案检索查询功能,该功能包括患者姓名、病案号、出院科室、出院日期,主管医师等内容,临床医师和病案管理人员均可登录该系统查询,以了解未归档病案情况,便于及时沟通。
        3.2.4 制定奖惩措施 制定相应的奖惩措施,病案科每月统计病案回收率,列出回收率最低的科室,并将归档奖惩明细表请院领导签字后交财务科执行。多渠道催交出院病案,通过微信群、QQ群、或电话联系方式通知相关责任医师,或通过书面催交单方式列出所拖欠病案的情况,得到科主任、护士长和责任医师的配合,及时完成病案归档。
        通过加强医院管理层的管理力度,制定健全的规章制度,优化病案回收流程,强调出院病案及时归档的重要性,提高了病案回收率。
        参考文献
        [1] 周晓清,明星辰,梅正平.等.PDCA循环法在病案回收管理的应用[J].中国病案,2014,15(10):11-13
        [2] 陈细定,王霞云.运用PDCA循环对提高医院病案归档率的作用[J].中国病案,2017,18(3): 4-6
        [3] 全国卫生专业技术资格考试专家委员会.病案信息技术[M].人民卫生出版社,2016.11: 1-10
        [4] 杨立红.PDCA循环法对某医院病案回收管理的影响分析[J].解放军预防医学杂志社,2016,8(4):535-536



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