检验检测机构仪器设备技术档案的建立

发表时间:2018/12/7   来源:《防护工程》2018年第21期   作者:林焕艳
[导读] 为保证仪器设备的稳定性,确保其出具数据的准确性、有效性及可靠性,应完善检验检测机构仪器设备技术档案管理工作。

佛山市三水区建筑工程质量检测站  广东佛山  528000
  摘要:为了使检测仪器设备能正常运作,出具准确、有效和可靠的检测数据,为建筑工程质量提供判断依据,建立检验检测机构仪器设备技术档案,做好检验检测机构仪器设备管理显得尤为重要。基于此点,本文在检验检测机构的仪器设备档案管理的过程中,首先概述了仪器设备归档资料的相关内容,其次对检验检测机构中仪器设备的档案收集、整理以及归档和再利用进行论述。最后,指出系统管理手段、协调管理和应用之间的关系,从而规范仪器设备的管理。
  关键词:检验检测机构;仪器设备;技术档案
  
  
  引言
  社会的进步与发展,建筑的质量安全已成为了相关管理部门的重点工作。检验检测机构是检验工程质量的重要机构,准确、有效和可靠的检测数据为建筑工程质量安全提供有力的判断依据。仪器设备是检测工作必不可少的工具,为保证仪器设备的稳定性,确保其出具数据的准确性、有效性及可靠性,应完善检验检测机构仪器设备技术档案管理工作。
  一、仪器设备的归档资料的概述
  随着社会经济的进步和发展,建筑工程质量已成为检测机构管理部门检验的重要工作内容,而检测机构为判断工程质量好坏高低提供数据依据。建立检验检测机构仪器设备技术档案,做好技术档案管理工作,保障设备能在正常的运营状态下使用,确保检验结果的真实、准确性,对建筑工程质量有着至关重要的影响。仪器设备作为出具检测数据的重要工具,如使用不达标的仪器设备会导致检验结果错误,也可能会将不合理的工程判定为合格,让人们居住或使用,在一定程度上为人们带来了极大的安全隐患。所以管理仪器设备与人们的日常生活息息相关,检验检测机构应积极合理的应用仪器设备资料,确保检测工作顺利进行。可将仪器设备的最大功能有效的发挥出来,为检验检测机构创造良好的效益,提高设备的利用率,这是管理仪器设备相关工作人员的重要的工作内容。在检测机构中的仪器设备档案是管理仪器设备的重要组成部分,它是由资料整理、收集以及归纳等步骤构成[1]。
  (一)设备购置的必备资料
  检测机构在采购、调研、论证、申请的过程中,所形成的购置设备前的市调研报告、批准文件、采购招标证书,合同和材料的评标,以及厂家所提供的装箱单、仪器设备使用图纸、按照图纸、按照验收报告以及设备调试的记录等相关资料[3]。
  (二)使用设备过程中的有关资料
  在使用仪器设备的过程中,档案资料是由技术、工程以及管理等多方面内容构成例如:各项工作管理制度、维修保养制度、规范操作、使用管理手段;相关配套设施的图纸、平面分布图、水电配套图、用房设计;管理部门的管理制度、政策法规、统计数据报表、设备的维修计划等有关资料[2]。
  (三)记录文件
  检测机构在管理仪器设备时,可通过记录真实信息总结到文件中。其中包括使用仪器设备时,出现故障信息以及排除故障等方面的内容,并能准确的记录仪器设备运行状况。此外,记录文件中记录了在使用仪器设备时产生的经济利益,可为日后再次使用仪器设备投入资金时提供一定的资料参考,促使检验检测机构科学合理的使用资金。记录的文件内容,还包括检验检测机构的工作人员教育、设备故障以及设备运行等方面的信息[4]。
  二、整理、收集和管理仪器设备的档案
  检验检测机构仪器设备包含的材料比较复杂,因此应将相关材料进行整理和收集,确保仪器设备资料的真实性和完整性。整理和收集仪器设备的档案资料是检验机构管理档案的重要工作内容,其主要的工作内容是通过将档案资料进行归档而总结出来的,并且仪器设备的种类较多,例如:检验检测机构的仪器主要包括设备的领域用,检验药品类、食品类、天平类、温控类、电化学以及建筑工程等多种领域,由于检验检测机构所仪器设备所涉及的领域较广,材料较为复杂,并且所形成的时间较长。因此,为了能够将仪器设备的档案资料的整理和整理工作做好,应该将仪器设备形成仪器设备的四个阶段做好,同时注意整理和收集不同阶段中所形成仪器设备的档案资料。



  (一)购置阶段
  包括购置仪器设备的报价单、申请书、论证设备的结论材料、购置设备的批准书、订购设备的合同、提货单、仪器设备到货通知书、运单、发票等相关资料。
  (二)设备的验收阶段
  在仪器设备开箱验收的过程中,主要的资料包括装箱单、记录表、商检证书、维修单、安装调试记录、设备的整体结构图、维修保养说明书、使用说明书、线路运行图及在仪器设备投入前的校准证书等相关文件。
  (三)设备的使用维护阶段
  设备的使用维护内容,主要包括仪器设备的履历书,如仪器设备的类型、规格、名称、编号、开始使用的日清、制造商、功能、备件明细表、附件明细表附件使用说明书和技术材料、具体使用流程、检查、检修及保养等相关记录资料,还包括事故、维修、使用、技术的改造和功能开发的记录等相关资料。另外,还有设备的日常管理台账,包括仪器设备检定/校准计划表、周期表和一览表等。
  (四)设备的报废处理阶段
  检验检测的仪器设备主要工作特点是具有相对较高的经济价值,它不仅包括档案资料,还包括设备的财务和实体等相关资料,使用部门在发现仪器设备不能再继续使用应向上级提出申请,之后由仪器设备相关管理闭门或鉴定小组来确定设备是否达到报废标准,指出相关鉴定建议,经过管理人员审批后,再由设备管理设备的人员将设备报废。仪器设备报废处理阶段所设备的资料包括,设备报废申请书。鉴定书、审批资料、处理设备报废的转交单等相关材料。
  三、仪器设备档案资料的收集、整理以及归档和再利用
  在检验检测机构所购置的仪器设备,从采购到使用再到报废整个阶段大概要十几年甚至几十年。每个仪器设备在整个使用的过程中,检验检测机构应该收集和整理仪器设备的整个工作运行、故障、维修保养以及折旧等相关信息。由此可见在档案资料中的仪器设备技术档案实际上所以一项长期的工作流程,相关工作人员应该具备一个长远的眼光,应一直整理和认真收集仪器设备的技术档案内容。另外也应不断收集相关创新材料,提升设备的技术含量。所以收集、整理归档仪器设备相关资料时应抱有持之以恒的心态认真的将整理、收集工作。应从计划购置仪器设备时就开始收集、整理,立卷归档,由专人负责,做好每个环节的工作内容,以防错失良机,错漏重要的凭证资料,影响仪器设备正常运行。
  在仪器设备每个阶段的收集、整理以及归档的资料都具有一定的凭证和参考作用,在对相关资料进行收集和整理的过程中应该注意资料的准确性、系统性和完整性。为了能够做好仪器设备的档案管理工作,首先应该将相关材料的整理和收集工作做好,其次也应处理好设备的管理和使用之间矛盾,这也是再次利用和管理档案的关键步骤。
  在开展仪器设备技术档案信息的收集和整理工作是档案管理工作的第一阶段工作,在这个阶段中,应将管和用之间的关系协调好,这样才能保障第二阶段档案管理和再利用工作的顺利开展,在仪器设备建档的监督来看与仪器设备以及技术相关的资料都应统一的进行管理和收集;在应用仪器设备的角度来说随机储存不同级别的仪器设备,这就使得仪器设备在技术档案的应用和管理中存在着一定的问题,如果集中管理这将对应用产生一定的影响,因此检验检测机构应协调和应用和管理之间的关系,应该根据本单位的实际情况做好每项工作,兼顾仪器设备的信息收集、整理、归档以及使用等相关方面的需求,并制定具体的管理方法,也可按照不同仪器设备的经济价值、技术水平,以及本机构所拥有的相关数量对其进行分等级的进行管理。例如:该检验检测机构将6000元以上设备档案资料归档在一起,相关使用部门可方面的找到相关资料,针对于长时间使用的单一资料可将其进行复制,将原件进行归档保存,如资料使用完成后应将复印件交给相关科室进行保管,这样可有效的兼顾仪器设备资料的整理、收集以及使用和整理工作。
  四、总结
  建立检验检测机构仪器设备的技术档案,做好检验检测机构仪器设备的档案管理工作,是确保检验检测工作有序开展的重要内容。检验检测机构仪器设备的档案管理工作的优劣直接影响检测工作的质量及检测数据的准确。通过建立检验检测机构仪器设备的技术档案,完善仪器设备的档案管理,确保检测结果数据的准确性、有效性及可靠性,为企业和社会提供判断依据,有助于提升检测行业的服务质量,也有助于提高建筑工程的质量。
  参考文献:
  [1]孙晓燕. 关于检验检测机构的仪器设备技术档案建立方法分析[J]. 卷宗,2016,6(8)122-123.
  [2]孙晓园. 检验检测机构仪器设备档案管理中存在的问题及对策[J]. 中国棉花加工,2016(1):27-28.
  [3]余润. HVI及辅助设备档案建立及管理方面的建议[J]. 中国棉花加工,2016(6):30-30.
  [4]刘永贵. 检测机构技术档案的建设和管理研究[J]. 低碳世界,2018(1):346-347

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