建设工程电子文件档案管理实例分析

发表时间:2018/12/7   来源:《防护工程》2018年第21期   作者:郑利利
[导读] 是以信息化带动传统企业转型升级的重要转变途径,是进行绿色施工的重点建设要求,也是时代发展的必然趋势。

珠海市斗门区建设工程质量监督检测站  广东珠海  519000
  摘要:随着我国国民经济信息化进程的加快和电子信息技术的高速发展,电子信息技术的全球化与网络趋势日益明显,建筑业信息化也被提上了议事日程。文章结合工程实例,探究了其建设工程电子文件管理的应用实践,有效提高了施工现场的质量监管力度,提升了建设工程施工效益。
  关键词:建设工程;电子文件;现场管理
  
  
  建设工程文件就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备、试生产直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的项目文件。建设项目施工文件管理的能力及水平,直接关系到建设项目单位的效益成败。随着人们精细化管理意识的提高,对施工文件管理的要求也有很大提升。建设工程电子文件应运而生。建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。主要包括工程准备阶段电子文件、工程监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件等,是建筑施工质量管理的一项重要组成部分,是以信息化带动传统企业转型升级的重要转变途径,是进行绿色施工的重点建设要求,也是时代发展的必然趋势。
  1.工程概况
  1.1项目简介
  某建设项目,共38栋24至33层高层建筑和大底盘连体地下室,地下室功能为机动车停车及设备用房,人防设于地下一层。项目总体工期为691d。在项目开展过程中,通过云平台汇总现场收集的施工数据,生成相应的电子文档,并通过电子签章技术加盖签章,使电子文档有据可查,并通过移动设备或者计算机等电子设备对各检验批、现场原始数据以及混凝土浇捣记录表等电子文件进行远程监管,对现场质量验收问题进行实时跟踪,加快质量控制的决策速度。整个项目一共38栋楼,全部利用电子文档来记录施工数据,并生成规范的档案文件,为后期建设工程档案归档做准备。
  1.2该项目电子文件开展的难点
  该项目施工工期紧,建筑体量大,且新版的建筑工程施工文件管理规程,加入样本容量和最小抽样量的计算,并要求在检验批中附上现场验收检查原始记录作为检验批质量验收记录的填写依据。因此,做好内外业对接工作是整个电子文件开展的难点[1]。
  2.电子文件特点
  2.1存储载体多种多样
  传统文件记录,载体为纸质文件,而电子文件,载体包括U盘、磁盘、光盘等,形式多种多样。
  2.2信息传递高效
  便捷传统纸质文件,由于原文件单一,在同一时间同一地点只能为一个客户服务,信息传递不便,而电子文件通过互联网高效传递信息,可以同一时间为更多的客户提供服务。
  2.3文件制作环保高效
  传统纸质文件制作,通过人为打印、盖章、审签等一系列程序,最终才形成合法有效文件,而电子文件形成,将上述工作全在电脑系统内形成,更环保、高效。
  2.4信息存储量高
  不论是磁盘或者光盘,还是其他电子载体,较传统纸质载体,存储使用空间都大大压缩。
  3.工程电子文件质量要求
  3.1内容真实、完整、准确、系统
  工程电子文件内容,必须真实、完整、准确、系统,与工程实际相符合,能够反映建设活动全过程,且内容及其深度必须符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等方面技术规范、标准和规程[2]。
  3.2完整的电子签章
  工程电子文件应包含有效的、完整的、可读的电子签章,若不存在,应收集签名、盖章后的文件或纸质文件的扫描件。
  3.3电子文件清晰和规范
  移交档案人员需确保电子文件图像清晰、完整,无偏斜、无失真、不漏页。
  4.电子文件实施方案
  4.1电子文件应用目标
  结合该省建筑工程施工文件管理规程,建立有序的内外业衔接秩序,实时采集和记录现场验收情况和验收数据,加强现场验收数据的有效性和准确性。通过电子文件加强对现场质量问题把控能力和对项目进度进行动态跟踪和分析,同时,降低施工项目部的纸张投入量,减少成本,进行绿色施工。
  4.2实施方案
  在该项目开始实施前,进行全过程的梳理,明确每个工作节点任务和计划内容,整个过程集项目部、企业以及主管部门形成三位一体的监管体系,如图1所示。电子文件资料管理平台是利用该省建设项目工程信息交互平台进行资料内容收集、填写、盖章、审批和监管。该省建设项目工程信息交互是项目部、参建单位总公司和分公司,主管部门以及城建档案馆是数据交换和传输的枢纽中心。在项目实际开展前期,对现场土建施工人员和资料员进行前期系统操作培训以及对新规范的熟悉。而后由土建施工员以及资料员负责水电人员对系统操作和新规范的培训,过程中配置专门的电子文件管理人员,负责对电子文件形成过程进行实时监管,以保证电子文件时效性和合法性。交互平台配备有主管部门和档案管理人员监管账户,相关人员可登录系统远程监管[3]。
  
  图1  项目实施开展流程架构图
  5.电子文件应用
  5.1内业资料一体化交互管理流程
  各项技术资料,通过资料编辑模块中资料员在线系统编辑模块、施工员手机端APP数据录入模块编制完整后提交至资料审批模块,经项目部、监理等各方审批后分门别类存储至资料管理模块,项目竣工后移交档案馆。原材料合格证、检测报告等质量保证资料通过互联互通中心或者原件经加工扫描成电子文件后按前述流程完成交互。
  5.2手机设备保证数据真实性和可靠性
  利用手机设备拍照功能,对现场实际情况进行记录和留底,提高现场验收数据真实性,避免工程资料造假[3]。并且,对资料实际形成时间以及资料审批时间进行实时记录,提高流程以及资料审批透明度,保证现场验收的真实和可靠,如图2~图3所示。
  
  图2  现场实际情况         图3  现场监理审核
  5.3确保监理到岗,规范验收程序
  利用照片保存监理到岗情况,避免因为监理未到岗施工单位自己验收,违规施工等情况引起的一系列质量和安全问题。通过对到岗的监理进行拍照,确保责任到岗,将验收流程规范化[1]。
  5.4检验批无纸验收
  该省建筑工程施工文件管理规程验收环节加入了现场验收检查原始记录表的填写,为真正进行无纸化验收及保障数据原始性。该项目中现场验收检查原始记录表主要是通过手机移动设备进行录入和采集,并通过现场拍照等作为现场验收佐证材料,提高现场验收真实性。
  5.6隐蔽工程验收
  隐蔽工程验收主要采取对现场隐蔽部位进行拍照留底,加强对隐蔽工程现场环境采集,如图10所示。有针对性地进行隐蔽工程隐蔽过程追踪,项目部有针对性地对隐蔽之前、隐蔽时以及隐蔽之后现场状况留底,还原现场实际情况。加强人员到岗到位情况,并通过现场照片留存,避免后期现场扯皮现象产生。
  
  图10  现场监理隐蔽工程验收
  5.7施工方案报审
  该项目采用专项方案电子报审,通过实时上传方案至云平台,加强项目部领导班子以及公司领导层对现场方案落实情况进行跟踪。因此,公司各有关部门可直观看到公司所辖项目部方案编制以及专家论证情况。
  5.8电子档案归档
  施工过程资料作为归档资料一部分,需要加强过程中规范操作。该项目依据该省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程,以及《建设电子档案元数据标准》的相关要求进行电子档案的编制工作。在电子档案制作过程中,系统对元数据进行自动获取,并且记录对应关系实体的相关流程操作,避免手动录入,为将来电子化归档以及自动化归档做准备。竣工资料的归档采用离线归档或者在线归档两种方案,在线归档要考虑数据安全,需要不断深化电子文件加密算法和加密签章,实现电子文件有效、安全、高效的传输[3]。
  6.当前电子文件管理存在的主要问题
  伴随信息化建设高速发展,建设工程电子文件代替传统的纸质文件是一种趋势。近年来,为了响应政府的号召,越来越多的企业正不断地尝试利用建设工程电子文件。然而,由于建设工程电子文件在我国发展尚未成熟,各项技术、管理、协调等问题均须逐步解决,不可避免的各种问题不断产生[4]。
  (1)电子文件真实性
  电子文件的形成多种多样,如纸质文件经过加工扫描形成电子文件,文档直接加盖电子印章形成电子文件,第三方传递的电子文件等,其真实性难以判定,存在管控风险。
  (2)电子印章法律效力
  电子印章的相关管理法规尚未出台,加盖电子印章的电子文件,其法律效力有待商榷。
  (3)电子文件时效性
  不论是纸质文件,还是电子文件,其本质是为了反映建设工程项目运作过程中存在的客观事实。长期以来,由于我国建设工程行业形成了粗放型的管理模式,电子文件的制作、审签等需要企业内部、企业与企业之间、甚至企业与政府之间的有效衔接配合才得以很好的运作,其时效性难以保证,造成内外业脱节,失去了文件最本质的意义。
  (4)电子文件信息安全
  当前,互联网高度发达,每日都有互联网漏洞、重要文件被篡改、盗用等消息,电子文件的信息安全也将面临巨大的挑战。
  7提高电子文件管理措施
  7.1加强电子文件推广
  政府部门、各大企业应加大对建设工程电子文件的推广力度,通过更多、更有代表性的项目运作,不断总结经验,不断交流,把实践中产生的问题与软件供应商洽谈解决方案,把问题逐个击破,更好地为建设工程信息化建设服务。
  7.2加强政府协调办公
  一个建设项目的运作,从土地招挂牌、项目立项、规划、设计、施工、验收、归档、竣工验收备案等全过程,需要政府多个职能部门共同参与。因此,住建部门应牵头协调各部门,在政府内部,达成建设工程电子化建设的共识。
  7.3优化电子文件的标准、规范
  随着电子文件的不断优化开展,住建部颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117-2017,该省颁布的地方标准省建设工程电子文件与电子档案管理技术规程DBJ/T13-256-2016,同样需要更为严谨的标准、规范予以约束,电子文件的管理工作才会逐步得到完善。
  7.4建立电子文件安全防范体系
  由于部分电子文件涉及企业机密,一旦文件泄密甚至丢失,对企业会造成重大损失。因此,建立电子文件安全防范体系至关重要,应使用成熟的系统给予运行,并配置防火墙、网关等一系列安全防范措施。当前,我国正处在纸质文件大面积使用,电子文件处于萌芽时期,社会各界应提高对电子文件的认识,重视电子文件开展过程中产生的各项问题,并采取有效的措施予以解决,才能促进电子文件更好地为建设工程信息化建设服务。
  8.结语
  总之,电子文件是未来建设工程文件管理的发展方向,必然趋势。当前电子文件在建筑界的应用是建筑施工质量管控的时代性改革,难免会产生诸多问题,这还需要整个行业乃至社会各方通力协作。笔者相信,在不久的将来,电子文件管理势必会更好地服务于建设工程信息化的建设,推进建设行业的进一步发展。
  
  参考文献:
  [1] 周敏,陈秀芬. 建设工程电子文件管理的实践与探讨[J]. 档案与建设,2013(9):67-68.
  [2] 刘强. 关于市政工程建设方工程电子文件管理的实践与创新[J]. 探索科学,2016(4).
  [3] 李宏伟. 建筑工程电子文件与电子档案管理探析[J]. 信息化建设,2016(3).
  [4] 杨晓丽,张瑞香. 关于建筑工程电子文件与电子档案全程管理信息系统的研究[J]. 城建档案,2016(4):37-38.

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