浅析信息化给档案管理工作带来的变化

发表时间:2018/9/27   来源:《知识-力量》2018年10月上   作者:陆亦青 朱江晖
[导读] 第三次科技革命将互联网带到了世界上,随着科技的不断发展,互联网也距离我们的生活越来越近,我们的生活在感受到互联网便利的同时,我们的观念也应该不断的随着互联网不断更新。作为档案管理工作人员,更要树

(国网浙江江山市供电有限公司,324100)
摘要:第三次科技革命将互联网带到了世界上,随着科技的不断发展,互联网也距离我们的生活越来越近,我们的生活在感受到互联网便利的同时,我们的观念也应该不断的随着互联网不断更新。作为档案管理工作人员,更要树立正确的互联网思维,顺应时代的发展。本文将从互联网出发,分析互联网信息化给档案管理工作带来的变化。
关键词:信息化;档案管理;变化;新要求

 
        互联网、高密度存储技术、现代通讯技术的飞速发展,这些日益影响着社会的方方面面。我们也逐渐进入了信息时代。在信息时代之中,企业管理的信息化对档案工作产生了巨大的影响。同时,企业管理的信息化也对企业档案管理人员提出了新要求,企业管理人员必须不断的完善自己,才能更好的适应时代发展的要求。
        1.档案管理信息化的具体表现
        档案信息管理化是指充分利用计算机技术、网络技术、多媒体技术对档案信息进行整理,收集。并进行进一步的分析,处理,开发。目前企业中的档案管理信息化主要表现为以下三个方面:
        (1)企业配备开放式的电脑查询与检索系统,企业内部任何人都可以查询到企业公开的相关信息,这一转变可以使企业信息查询更方便,更简洁,更有效,更准确。
        (2)企业建立档案用户的信息库,并对信息库里的信息进行了核查与调整,并及时更新信息库里的档案内容。这样不仅可以使企业一目了然的了解到自己企业的员工信息,更可以了解到自己企业的潜在员工以及显在员工的特点,从而更好的抓住消费者的心,获得更好的发展。
        (3)档案查询难度以及速度大幅度提升,企业目前建立了一个信息化的查询平台,这种查询平台操作简单,信息准确,信息显示速度快。为企业节省了不少的人力物力,也为查询者带来了方便。
        (4)档案管理工作者工作内容的变化。随州信息化在档案管理工作中的不断应用,档案管理工作者也发生了很大的变化,档案信息管理工作者目前需要从保护信息转变为开发信息;档案管理工作者也要从实践上的人才不断转化为专业上的人才;档案管理工作者也从被动的接受信息,保护信息转变为主动的改造信息,发布信息。
        2.档案管理信息化对档案管理工作者的要求
        档案管理者的工作与社会之间的联系是十分深厚的,信息化不断应用于档案管理工作上,自然对档案管理工作者提出了新的要求。
        (1)虽然信息化为档案管理带来了便利的条件以及简便的操作环境,但这并不意味着档案管理工作者可以让计算机和信息化完全代替自己,档案管理工作者还是需要扎实的档案管理基础知识,熟练的档案管理工作技能,丰富的档案管理工作经验。档案管理工作者仍然需要不断的强化和完善自己的专业知识和技能水平。(1)
        (2)档案管理工作者还应该具有一颗好学、乐学的心,档案管理工作是一个需要不断的将自己的头脑更新换代的工作,这份工作需要档案管理工作者可以适应时代的不断进步,科技的不断发展。(2)目前看来,一个优秀的档案管理工作者出了扎实的基础知识外,还应当熟练的掌握计算机的操作,对信息化有着自己的见解。这样才能胜任一个信息化社会的档案管理工作。
        (3)档案管理工作者还要树立转变意识,档案管理工作者目前需要从被动的心态转变为主动的心态。档案管理工作者以前的工作只是被动的接受信息,“看堆守摊。”现在档案管理工作者要主动的查找信息,整理信息;以前的档案管理工作者只需要被动的等待别人来查找信息,现在档案管理工作者则需要主动的向一些员工提供服务和信息。



        3.信息化下档案信息管理工作者的技能要求
        3.1档案利用预测
        信息化的不断作用下,档案不断被解封,档案数量不断增多。这时候就要求档案管理工作者有着对档案作用的一个估测。此外,档案管理工作者还需要分析什么档案,什么时间,什么原因会被查询。比如,在一个项目实施前或者政策出台前,这时候就需要大量的信息与资料来解释为什么要出台这样的政策或者为什么要实施这样的项目。(3)档案管理工作者要培养自己的档案信息敏感性。
        3.2分析档案信息真假与否
        信息化对档案管理工作的影响是双重的,既方便了档案的管理。同时大量涌入的虚假信息也造成了档案筛选的困难。这个时候,就需要档案管理工作者练就一双“火眼金睛。”及时发现并处理虚假档案信息,对一些准入的档案信息也进行排查,从而使虚假的档案信息不至于影响到企业的决策乃至整个社会的风评。
        3.3查找整理档案信息的能力
        档案工作一个重要的作用就是为领导做出决策提供一定的参考。因此,就要求档案管理工作者在领导决策之前,科学的汇集各种各样的相关资料,如:统计数字、文件汇编、统计图表等。这些资料的汇集整理不仅仅是单纯的资料与信息堆积,更是一个不断的筛选信息的过程,档案管理工作者要分辨出什么是好的信息,什么是差的信息。趋利避害,为领导提供出一份切实可行,简洁有效的信息。档案管理工作者不仅仅是信息的提供者、传递着。更是获取信息的指导者。
        4.档案管理工作者如何适应这种变化
        1.1转变心态,提高认识
        信息化是一个不可逆转的过程,作为一个档案信息管理工作者要及时的转变自己的心态,要有危机感,清醒的认识到自己所处的社会环境和科技环境。如果不积极的学习新的知识就会被社会淘汰,被世界淘汰。因此,档案信息管理工作者必须直面挑战,战胜挑战。
        2.2提高自身素质
        档案信息管理工作者要不断的提升自己的素质,积极参加专业培训,听取专家的教学意见,学者的知识报告会。此外,还要不断拓宽自己的知识面,使自己的理论水平和实践水平都得到充足的发展与完善。在专业技术培训过程中认真学习,提高自己的外语水平,不断的上网查询最新,最先进的相关知识。
        2.3积极说服领导,加大资金投入
        信息社会的到来,一个企业想要成功就不得不有一个完善而全面的信息库。这就要求信息管理工作者积极的说服领导在这方面加大投入,使领导认识到信息库的重要性。建设更加先进完善的计算机管理系统,促使其他档案人员自觉地学习新的计算机技术。
        5.结语
        信息化对于档案管理工作带来了翻天覆地的变化,这种变化既是挑战,也是机遇。无论作为一个企业,还是作为一个档案管理工作者,乃至整个社会都需要加强对信息化的认识。唯有这样,才能让信息化真正发挥出应有的作用和能量。
参考文献
[1]凌云,高凡.1995—2005 年国外信息资源管理研究进展[J].图书馆论坛,2005(5):8 -11.
[2]毕强,杨达霍,红梅. 国外信息资源管理的主流研究领域及热点内容介析[J].中国图书馆学报,2004(1):81 -84.
[3]国内外企业信息资源管理理论研究进展[J].情报资料工作,2008(6):98 -101

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