信息技术对高校行政管理效能提升的作用与策略

发表时间:2018/9/27   来源:《知识-力量》2018年10月上   作者:皮亚
[导读] 在信息化社会,信息技术已成为高校行政管理不可忽视的重要手段。高校的行政管理如果能将信息技术广泛应用,不仅能为领导层的决策科学化提供辅助,也会

(南开大学)
摘要:在信息化社会,信息技术已成为高校行政管理不可忽视的重要手段。高校的行政管理如果能将信息技术广泛应用,不仅能为领导层的决策科学化提供辅助,也会极大地促进学习内部信息的对称和沟通。因此,对于该内容进行探讨十分必要。
关键词:信息技术;高校行政管理;效能提升;作用;策略

 
        引言:
        当今社会已经进入信息化和大数据时代,高校的行政管理也不能对信息技术独善其身,必须正确认识信息技术的重要作用,用信息技术提高行政管理效能。本文基于相关理论和实践,客观分析了信息技术对高校行政管理效能提升的作用,剖析了现状和问题,并有针对性地提出了思考和对策。
        一、在高校行政管理中信息技术的重要作用
        (一)信息技术是高校管理者决策科学化的基础依据
        决策科学化包括决策的准确性和及时性,准确性就是能够有的放矢地进行决策,出实招、求实效;及时性就是面对情况和问题能够快速做出反应,不延误决策时机。在信息化时代,高校的管理千头万绪,新情况新问题层出不穷,高校管理者既不能“两耳不闻窗外事”,也不能淹没在各种不真实的信息洪流中。这就需要高校管理者能够掌握准确的、实时的信息,最好是能够通过大数据进行自动分析,为管理者的决策提供客观准确的数据支撑,而信息技术是实现这一目标的最核心手段。信息技术的运用在一定程度上盘活了校内行政管理所涉及的信息,决策者可以通过信息平台检索相应的数据信息,为决策提供依据[1]。此外,由于高校信息平台存储在一个统一的数据库中,信息在检索或传输上都是由系统自动完成的,这就能有效避免人工传输和记录导致的不客观、不全面、不精准等问题,能够很好地确保数据的可靠性,为管理者精准及时决策提供有力的数据支撑。
        (二)信息技术是高校管理提高效率、节省人力的必由之路
        习近平总书记在中共中央政治局第二次集体学习时强调,要“让百姓少跑腿、数据多跑路”。这一重要论述对高校信息化建设也具有重要指导意义。信息技术在高校行政管理中的应用,最直接的就是将大量日常琐碎繁杂的数据、信息都输入计算机并由其进行运算处理,不仅能够提高数据的精确性和真实性,还能极大地解放人力,减少重复性工作,节约人力资源,提高工作效率,还能实现“让百姓少跑腿、数据多跑路”的要求。比如,在学校的教务安排、学籍登记管理、公文处理、课程安排和调整、图书馆学生借阅管理、学费收缴、考试成绩查询、学校内部信息发布、教师批改作业、考试结果分析等方面,都离不开以信息技术为依托的大数据支撑。此外,由于信息技术的广泛应用,高校管理不再是传统的垂直的层层传达体制,而是扁平化的多元管理结构,信息的流通环节十分畅通,不同层级间的沟通变得越来越容易,这也极大地提高了高校管理的效率。比如,校长可以在学校内网的校长信箱阅读师生来信并公开反馈答复,学生也可以在内网上对学生的发展提出意见和建议且能被广泛知晓。
        (三)信息技术是打造高校管理中资源互通共享平台的必然要求
        当前,我国已经进入了大数据时代,大数据时代是信息化时代的重要里程碑,标志着万物互联、信息共享、信息服务成为常态,打破了信息存在的时间和空间界限,打破了传统组织与机构间的自然和人为壁垒,极大地提升了管理的效能和水平。在高校管理中,大数据的应用也可以实现两个共享,一是高校内部的信息共享,比如内部的校园动态、领导动态、学校课程及授课地点、校内重要信息发布、教师或学生学习任务完成情况等,都可以在信息平台上实现共享;二是校际信息共享,有利于实现兄弟院校的合作,互通有无,互相分享精品课程,促进教学和管理工作,互相实时动态了解对方情况,以便于学习借鉴,提升各自的管理水平和效能。
        二、信息技术下提升高校行政管理效能的策略
        (一)转变思想提高认识,加快融入大数据时代
        习近平总书记指出,善于获取数据、分析数据、运用数据是领导干部做好工作的基本功。各级领导干部要加强学习,懂得大数据,用好大数据,增强利用数据推进各项工作的本领,不断提高对大数据发展规律的把握能力,使大数据在各项工作中发挥更大作用。作为现代高校的管理者,作为高级知识分子的管理者和服务者,必须在对待信息技术和大数据的问题上有清醒认识,深入学习贯彻习近平总书记重要讲话,转变思想观念,提高运用信息技术和大数据进行现代高校管理的思维和能力。


高校的管理层还有义务将信息技术的重要性宣传普及到广大教职员工和青年学生中去,让他们认识到高校的信息化建设是必然趋势,充分认识到信息技术对提高学习管理效能的重要作用,对信息技术应用过程中的问题要正视不回避,创造性地解决。此外,高校的管理者还应鼓励、支持有创新意识的教职员工和学生开展高校信息技术应用实践,开发更加适合本校的信息管理系统,更好地服务于全体师生。
        (二)知行合一,从高校全局高度进行信息技术应用设计
        高校行政管理信息化建设,是一个不断完善和发展的过程,需要从全局出发,根据其自身发展的规律,制定切实可行的发展战略和顶层设计[2]。由于当前许多高校的信息技术应用还没有形成全局性的认识,一些高校的管理层采取的是不支持、不鼓励、不反对的态度,这就造成了在许多高校中部分院系、部门为了方便管理,建立了自己的内部信息技术平台,而其他部门和院系或者也有类似平台,或者干脆没有。这样一来,就容易导致在一个高校内部存在多套信息系统和软件程序,甚至在一个院系内部也存在几套不同版本的系统,这种多头管理、重复建设不仅浪费了宝贵的教育经费,给教学和管理带来诸多不便,也让学校管理在整体上处于一种混乱无序的状态。为此,高校应该加强顶层规划,统一招标采购品牌知名度高、技术先进、操作简便、服务人性化的高校信息技术管理系统,将全部教学和机构纳入平台统一管理,这不仅能有效提高学习的管理效能,也会极大地减少人财物力的浪费,消除信息孤岛,实现互联共享。
        (三)确保信息安全是高校信息化管理的基本原则
        信息时代万物互联的特性一方面能够促进共享,另一方面也存在信息被窃取、非法修改以及信息丢失等问题,需要引起高度重视。习近平总书记指出,要加强关键信息基础设施安全保护,强化关键数据资源保护能力,增强数据安全预警和溯源能力,要加大数字内容产品及个人隐私等的保护力度,维护广大人民群众利益、社会稳定、国家安全。习总书记的重要指示也为高校信息化安全工作指明了方向,在信息技术的应用中,高校应特别注重信息的安全性,在招投标环节要严格审核投标企业的资质,确保其产品安全可靠;在信息系统应用过程中,要广泛推广加密手段,督促师生设置账号密码,加强日常安全监测,及时对信息系统进行加密升级改造,定期邀请厂家对信息系统进行体检维护,确保其处于安全的运行环境中。
        (四)在高校内部建立健全信息技术应用的相关制度
        信息技术和大数据对高校来说是全新的事物,没有相关的经验可循,也不能任其发展无序运行,必须以强有力的制度来保障其正常运作,因此,随着信息技术在高校行政管理中的广泛应用,建立健全内部信息技术应用制度就显得十分迫切。通过制度的建立,可以明确信息管理系统的管理和维护职责、使用须知、上传下载规则、信息发布及公开原则、危害信息安全的惩罚性措施等内容,让高校的行政管理信息化建设有章可循,更好地发挥出信息技术对提高高校管理效能的重要作用。
        (五)在“人”字上做文章,全面提升信息技术应用能力
        高校在推动信息技术介入行政管理的过程中,应该重视与“人”有关的几个方面。一是培养和打造一支卓越的信息技术应用维护队伍。专业的技术必须有专业人员来提供解决方案,信息技术和大数据在高校中的应用,离不开一支专业的信息技术团队。要通过内部培养选拔、外部招聘等方式,打造一支精干专业高效的信息技术服务队伍,为信息技术的应用提供人才支撑。二是加强对师生的信息技术培训。为保证信息迅速且有效地传递和反馈,需要对高校职工进行网络信息知识培训[3],提高师生的信息安全意识和能力,提高师生的信息技术操作能力、鉴别能力、检索能力,为高效管理提供可能。
        (六)完善高校内部管理方式以适应信息化要求
        信息技术在高校行政管理中的广泛应用,也会倒逼高校为适应信息化和大数据的要求而进行行政管理体制变革,一些传统的宣传部门、文案部门、上传下达渠道、岗位等都要相应转变职能和工作方式,更多地把精力放在搜集、分析大数据和为管理者决策提供咨询建议上来。
        结语:
        高校管理者应解放思想,积极作为,在行政管理中广泛应用信息技术,促进管理效能提升,提高决策科学化水平,创新方式方法,促进信息技术和大数据与高校管理的深度融合。
参考文献
[1]吴立伟.运用信息技术提高中职学校行政管理效能的实证研究[J].职业,2016(6).
[2]林晓.信息技术下的高校行政管理效能提升探究[J].电子测试,2015,(4).
[3]金亚伟.现代网络信息技术运用高校行政管理方式改革[J].吉林省教育学院学报,2015,(12)

 

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