浅谈医院科研档案的创新管理

发表时间:2018/8/21   来源:《健康世界》2018年14期   作者:贾琼
[导读] 科研档案管理工作是医院科研管理的重要组成部分,是科研活动的关键环节之一

齐齐哈尔市第一医院  黑龙江齐齐哈尔  161005
        摘要:科研档案管理工作是医院科研管理的重要组成部分,是科研活动的关键环节之一。怎样保管好科研成果,更好地发挥科研成果的功效,是摆在医院科研档案管理人员面前值得思考的现实问题,随着医学科研的不断发展,以往“粗放”式的科研档案管理模式,已不再适用于新形势下的医院科研档案管理。
        关键词:医院;科研档案;创新管理


        1 科研档案管理重要性
        1.1 基础和先决条件
        在科学研究中,医院科研的信息源和情报源是医院科研档案。这些信息源和情报源能为后续科研提供参考,避免后续医学科学研究的重复和物质与精神的浪费。能让工作者在科研成果基础上进一步革故鼎新。
        1.2 医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具
        在科学研究中,各个领域间的交流尤为重要。而医院科研档案是交流的载体,只有建立在实践和研究基础上论断才有说服力。因此,医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具。
        1.3 科技成果转化为生产力动力
        只有将科学研究转化为社会生产力,才能在社会发展中起到推动社会发展的作用。因此,在医院管理中,要加强科研档案管理。
        2科研档案的分类
        科研档案分为七个方面:课题管理、成果管理、学科管理、学术活动管理、学术刊物管理、学术语言管理和科研统计管理等。此外,还有外事工作和研究生工作档案等等。
        课题管理包括两部分:院外和院内,院内分院级和所级管理,计划内和计划外项目。按照课题管理的工作流程,一般分为三个阶段:第一阶段为课题立项阶段,包括选题、申排除万难、立项审批、经费预算等;第二阶段为课题进展阶段,包括中期检查(阶段成果、完成情况、经费使用管理、年度拨款情况、课题变更)等;第三阶段为课题结项阶段,包括结项、评估、鉴定等材料。
        成果管理包括个人成果信息和集体成果信息、成果评估管理、成果出版管理(出版基金资助)、成果奖励管理(申报、推荐、审批、获奖)等。
学科管理包括各单位二、三级学科调整,重点学科和重点研究室的管理,重点学科建设工程的管理,也包括新兴边缘学科、扶持学科等等。
        3医学科研档案管理中存在的问题
        3.1医院科研人员档案意识不强
        目前,医院的科研人员普遍没有认识到科研档案的重要性及研档案管理工作的意义。


有些科研虽然对自己的科研成果和科研论文倍加珍惜,但对专门的档案管理人员不太放心或者存在疑虑感,认为自己才是科研档案和科研论文的所有者,宁愿自己保管自己的科研成果及论文,也不让专门的档案管理人员代劳,档案管理人员管理意识相当淡薄,科研人员对其信心不足,因此不愿上交或不主动上交在科研过程中形成的应该归档的相关档案资料,采取可归可不归的态度。
        3.2科研档案管理体系不完善
        医院虽然在医疗等各方面有完善的工作制度,却在科研档案管理方面缺乏切实可行的规范化管理制度以及行之有效的制约手段。科研档案管理的权限不明确,导致大量科研档案不能系统完整地归档,处于分散零乱的不保管状态。在科研档案管理中,医院的不同科室执行标准不统一,执行程度也有差别。有些医院的规章制度形同虚设,没有得到基本的落实,奖惩制度也不完善。有的医院虽然制度上有所要求,但是对科研资料归档的范围、要求、方法、时间没有做出具体的规定,难以形成完整的科研档案管理体系。
        3.3专业档案管理人员缺乏
        据了解,很多医院缺乏专职的档案管理人员,科研档案管理的工作由科管人员兼职代理。负责科研档案工作的人员由于没受过档案工作相关知识内容培训,缺乏基本的档案管理的整体认识,或者身兼数职,导致无瑕顾及科研档案工作的管理,无法做好科研资料的归档工作。由于档案存在于小场所中,设备不全,缺乏规划,档案工具配备不足,对档案信息化的发展和新形势的需求难以适应。如订孔机、压缩器、扫描仪等设备未能得到配置,仍采用传统的手工方式对档案进行整理,严重影响了档案归档的质量和效率。
        3.4档案管理人员水平参差不齐
        大多数医院科研档案管理由兼职人员代理,没有受过基本的专业训练,管理意识不强,缺乏相关档案管理专业知识,管理水平参差不齐,导致医院科研工作者对科研档案的管理缺乏信心,更加重了科研档案管理人员的不热心和信心丧失,从而难以达到科研档案管理的科学化、规范化,导致科研论文档案收集不够齐全,难以形成有效的科研总结,从而难以促进科研创新,实现医院科研水平的有效提升了。
        4医院科研档案创新管理的措施
        4.1明确科研档案管理的范围,详实档案管理内容医院科研档案虽然周期长、综合性强、载体多,但只要对科研档案的归档内容非常明确,就能很大程度上保证档案的完整、详实。归纳起来,医院科研档案主要包括以下四个方面:
        一是科研项目准备的资料,包括科研课题的计划、论证材料、任务书、经费投资和预决算材料等等;
        二是科研实施的资料,包括实验、临床观察以及调查研究的数据、影像资料、样品、标本等等;
        三是科研总结鉴定的资料,包括科研完成后形成的科研报告、专著,以及专家鉴定的相关材料、证书等等;
        四是科研结束后的资料,包括科研成果申报的各类报表资料、获奖材料甚至专利材料,科研成果推广应用的转让合同、协议书以及生产鉴定材料或者工艺文件等等。
        4.2强化信息化档案管理,创新档案开发利用借助计算机技术、网络技术、数据库技术实现科研档案资料的收集、整理与归档c比如科研档案中各类立项批文、成果证书、专利证书较多,可以借助计算机图像扫描,形成电子文档进行分类保存,这样既减小了档案的存放空间,也使档案的检索、查阅变得十分方便、快捷。另外,还可以开发利用先进的科研信息管理系统,实现科研项目信息的远程录人、更新、检索、下载等功能,在减轻科研档案管理人员录入档案信息工作量的同时,也保证了档案信息原始、真实、完整地录人系统。最后还可以利用计算机,将科研资料制作成多媒体,进行医学教学、成果介绍会、推广新技术、宣传医院科研成果,提高医院的社会形象和医院的竞争力等。
        4.3完善档案管理制度,明确档案管理职责首先要建立集中式的管理体制,进行科学管理,成立专门的医院科研档案管理部门,对科研档案进行集中统一管理。其次要明确档案管理的职责,建立有效的检查和监督机制,对资料的收集、归档、借阅、移交和保密等等环节制定相应的规章制度,实行标准化、规范化的管理。
参考文献:
[1]韦昌涛.医院科研档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014(6):92.
[2]宫娟.医院科研档案管理的关键点及措施探讨[J].办公室业务,2014(12):92-93.
[3]王凤芝.关于构建医院档案管理体系的研究[J].决策与信息(旬刊),2015(23):193.

 
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