浅议电力档案管理工作中存在的问题及对策 黄月英

发表时间:2018/5/9   来源:《电力设备》2017年第36期   作者:黄月英
[导读] 摘要:档案是记录企业发展过程中所产生各种信息的载体,是一种信息资源,对企业的发展有着不可替代的作用。随着电力企业的发展,对电力档案管理工作要求也越来越高。探讨电力档案管理工作中存在的问题,采取有效的应对措施对电力企业有着重要的意义。
        (国网福建惠安县供电有限公司  362100)
        摘要:档案是记录企业发展过程中所产生各种信息的载体,是一种信息资源,对企业的发展有着不可替代的作用。随着电力企业的发展,对电力档案管理工作要求也越来越高。探讨电力档案管理工作中存在的问题,采取有效的应对措施对电力企业有着重要的意义。并且传统的档案管理模式已然不符合现代企业发展的需要。面对这个竞争的市场环境,电力企业应当要革新档案管理方式、方法,要强化档案管理工作,不断提高档案管理质量和水平,从而更好地发挥档案在电力企业发展中的作用,推动电力企业的更好发展。
        关键词:电力企业;档案管理工作;问题;对策
        1电力企业档案管理的重要性
        电力档案是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。它信息量大、门类多、涉及范围广,是电力工业历史发展的真实记录,在电力企业生产经营中发挥着重要作用,发展至今已经成为电力事业中至关重要的组成部分,电力档案管理作为整理和捋顺电力档案的关键,更是有着非同寻常的意义,可以说其经营的好坏直接影响电力企业在市场中的核心竞争力。所谓电力企业档案就是电力企业在生产经营活动中最原始的资料记录。一方面,它可以真实地反应出电力企业的发展历程,另一方面还涵盖了大量的资源和知识信息,能够达到推动电力企业经济的快速发展的目的,其重要性可见一斑。基于我国电力企业档案管理的现状,必须秉承创新的理念,推动电力档案管理信息化建设,建立同现代市场经济相适应的管理体制,不断拓展档案工作的新领域,为企业经济的持续发展提供有效的信息保障。
        2当前电力档案管理工作中存在的问题
        2.1档案管理不标准、不规范
        就目前来看,档案管理的不标准、不规范性是电力档案管理最突出的问题之一,档案管理人员习惯用一些不规范的记录方法,从而影响档案的完整性。同时,在档案记录工作中,档案工作人员没有严格按照相关操作流程来进行档案记录,从而造成了档案的不完整性。另外,电力档案管理体制存在一定的缺陷,电力企业管理制度主要集中在人员的管理,与电力档案其他方面管理的相关制度还没有建立,在实际工作中依然沿用传统的管理模式,没有形成统一的管理标准,使得电力档案管理效率偏低,电力档案管理水平得不到提高。
        2.2档案的不全面性
        在很多电力企业档案管理中,一般只注意整理与收集有关的技术数据与技术资料,而对于声像资料却容易忽视,有的根本没有这方面的资料。实际上,声像档案较纸质文献具有生动、形象、提供利用及时并可多人同时利用的特点,更能准确反映历史事件的原貌。但由于固化的思维方式和制度等方面的影响,导致多数单位尽管配备有摄像、录音、照相设备,但基本没有起到其应发挥的作用。
        2.3电力档案管理人员素质有待提升
        缺乏既有专业知识,又有实际经验的档案管理人员是目前电力档案管理中的通病,当前电力行业的管理人员多集中在刚毕业的专业学生和对管理工作认知比较浅显的员工领域。这些人的共同特点,就是将档案管理简单的等价于资料的收集、分析、分类和保存,在思想和意识上没有将档案管理工作和整个企业经济发展的重要性紧密的联系在一起,具体表现在责任心不强,学历层次低,缺乏对档案管理工作的专业知识和理论知识的学习,特别电力企业档案管理人员工作变动频繁,身兼数职,对档案工作精力投入不足,难以全身心地投入到档案管理工作中去。这些问题的存在致使电力企业档案管理工作基础薄弱,利用程度不够,难以产生效益。
        2.4档案管理水平落后
        就当前电力档案管理工作来看,无论是档案的录入还是存储抑或调动,大多是采用传统的手工方式,而在传统的手工方式下,电力档案的开发利用效率较低。同时,在传统的手工方式下,档案信息的真实性还有待于提高,档案人员在采用手工方法记录档案信息的过程中,很容易出现纰漏,从而影响到档案信息的完整性和真实性。


        3电力档案管理工作存在问题的对策
        3.1健全电力档案管理的规章制度
        近年来,随着社会法制化进程不断地深入推进,档案在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的重要性越显突出。随着各界对档案管理意识的增强,涉及档案工作的管理办法及规定相继出台,电力企业档案管理部门应抓住这一有利时机,结合工作实际情况,参照建立一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则,明确各级档案管理责任,并加大对电力企业档案管理贯彻执行情况进行督促检查和考核的力度,做到有章可循,权责分明,一切按制度办法办事。
        3.2强化电力声像档案管理,确保档案的完整性
        在现代社会里,声像档案信息更具有说服力,它克服了文字档案信息的弊端,不易篡改。为此,在电力档案管理中,档案管理部门应当重视电力声像档案管理,要不断强化声像档案意识。首先,电力企业领导要积极地转变观念,要摒弃传统的思维方法,要全面加强对声像档案的归档,确保电力档案的完整性。其次,做好电力声像档案的管理。声像档案管理要求比较严格,声像档案应当放在光线、磁场比较弱的地方。最后,声像档案在多次使用过程中会出现受损的现象,为了延长声像档案的寿命,应当要对声像档案进行复制,尽可能地保留原声带档案信息,要定期地倒带检查声像档案。
        3.3提升档案管理人员的专业素质
        在市场经济竞争日益激烈的当下,专业人才已经成为企业立足的根本,作为电力企业档案管理工作自然也不例外,一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案专业队伍,将给电力企业注入全新的动力。首先要把住人才入口关,注意吸纳招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。若想提升档案管理人员的素质,最行之有效的途径是加强培训学习,适时更新知识结构。要将档案管理人员培养成复合型人才。根据电力企业档案专兼职人员的构成状况和岗位工作的实际需要,确定档案教育培训的内容。档案管理工作培训分两个层面进行。第一个层面是上级电力企业对下属电力企业专职养档案人员的培训。第二个层面是下级电力企业专职档案人员对各兼职档案人员的一对一培训,以分岗位、按专题培训为主。
        3.4加大信息技术的应用,实现电力档案信息化管理
        随着社会的发展,信息化管理已成为了一种趋势,信息化管理是以信息技术为依托的,在信息化管理中信息可以共享。对于电力档案管理工作而言,应当认识到信息化管理的优越性。作为电力企业,应当加大投入,为电力档案信息化管理配置先进的设备,以先进的技术为依托,实现电力档案管理的信息化发展。在电力档案信息管理中,档案管理人员可以将电力档案分类管理,从档案信息录入到档案的存储再到档案的调用,都可以节省大量的成本,提高电力档案的开发利用效率。在电力档案信息化管理中,应当认识到信息网络的弊端,要加大网络安全技术的应用,提高档案信息管理系统的安全性,避免档案信息遭到恶意窃取,保证档案的完整和安全。
        4结束语
        社会的不断发展对档案工作提出了更高的要求,完善档案管理工作已迫在眉睫。因此,电力企业管理者要意识到档案的重要性,积极开发档案的利用价值,实现高效管理、高效利用。在收集整理和归档的过程中利用数字化、信息化的相关软件进行编纂,全面加强对电力档案的收集、整理、开发与利用,同时,电力档案管理工作人员需与时俱进,不断学习,更新观念,提高自身档案现代化管理的能力,从而实现电力企业档案管理的最优化。
        参考文献
        [1]新时期如何做好电力档案管理工作[J].刘萍.东方企业文化.2014(22)
        [2]浅谈如何在电力档案管理工作中实现经济效益[J].张晓丹.经贸实践.2017(16)
        [3]企业档案管理中常见弊病分析[J].鲍春宇.商.2015(39)
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