办公自动化在电力企业档案管理中的应用分析 李云霞

发表时间:2018/5/9   来源:《电力设备》2017年第36期   作者:李云霞
[导读] 摘要:现在企业办公都讲究高效,电力企业和民生生活息息相关,电力企业的管理问题受到了很多方面的关注,现代企业的管理发展趋势是自动化,电力企业的管理也不例外。
        (宁夏电力建设监理咨询有限公司  宁夏银川  750001)
        摘要:现在企业办公都讲究高效,电力企业和民生生活息息相关,电力企业的管理问题受到了很多方面的关注,现代企业的管理发展趋势是自动化,电力企业的管理也不例外。电力企业管理中,一个非常重要的工作部门:企业档案管理部门,它的管理工作也在向着自动化的方向发展,本文主要针对办公自动化在电力企业档案管理中的应用进行分析。
        关键词:办公自动化;电力企业;档案管理
        电力行业是影响民生的一个重要部门,电力企业的管理工作比较复杂,档案管理工作是更加复杂的,档案管理是电力企业中一个非常重要的管理工作,一定要做好档案管理工作。档案管理工作是将企业的相关信息进行分类整理保存,让企业的信息更加条理化,规范化。随着科技的不断发展,档案管理也开始逐渐实行办公自动化,实行办公自动化可以大大提高档案管理工作的工作效率,减少信息发生错误的概率,办公自动化的应用对企业的发展产生了很大的推动力。
        一.企业档案管理办公自动化的概念
        企业档案管理办公自动化概念要分为两部分进行解释,一部分是办公自动化,一部分是企业档案管理。
        办公自动化的概念就是在办公的过程中,应用计算机或者其他工具协助录入相关的信息,并且对信息进行分类整理和管理,减少工作中需要人进行的工作量,提高工作效率,减少工作中出现的错误。企业档案管理工作主要是将公司的档案信息和其他相关信息进行管理,在档案管理工作中运用自动化机器代替人进行更多的工作,机器进行的工作正确率有很大的保证,减少工作的出错率,在对信息进行更改、查找的时候是更加方便的,自动化办公大大降低了企业管理工作的难度。
        二.办公自动化在电力企业档案管理中应用出现的问题
        (1)企业引进自动化管理技术水平不高,缺乏相关的技术人员。
        在企业档案管理自动化历程中,需要引进一定的技术设备,但是大部分的企业不太重视这方面的工作,引进的技术只能满足简单的工作,深层次的工作是没办法依靠自动化工作进行的,只能依靠员工进行人工整理。在进行自动化的整理时,需要专门的技术人员对自动化设备进行操作,在现代电力企业中这方面的专业人员比较缺乏。就导致了自动化程度不高,专业人员数量不多的后果。
        (2)企业不重视档案管理工作自动化进程。
        在现在的企业中,企业最看重的是经济利益,一切从企业的经济效益出发,把工作重心全部放在了企业发展规划上,对于其他的方面投入的精力比较少。在档案管理方面,员工进行人工管理,起着一定的作用,所以对于档案管理工作自动化重视程度不高,对于这方面的规划就比较少。
        (3)企业的档案管理办公自动化管理制度不完善。
        在企业的档案管理办公自动化进程中,公司没有制定完善的管理管理系统,在管理上存在很多的缺漏。在引入先进的自动化设备之后,对于机器的管理存在纰漏,在办公自动化过程中,没有合理的安排好人员的工作,办公自动化进行覆盖的范围比较小,在实际工作中起到的作用比较少。
        三.办公自动化在电力企业档案管理中应用的措施
        (1)在自动化设备的引进上,加大资金的投入,保证引入设备的科技含量,提高工作人员的专业能力。要想促进电力企业档案管理的自动化进程,首先要保证硬件设施的质量。相关人员和企业上层进行协调,加大对设备引进的资金投入,在资金方面得到保证。引进的设备要保证可以满需档案管理的工作需要,保证在信息管理过程保证信息的完整性,最重要的是保证信息的安全性,在将信息传到系统里面之后,不让外部设备随便入侵,防止出现企业信息的外泄情况,一个公司的信息是非常重要的,一旦出现外泄的情况,对于公司会造成非常大的损失。企业针对员工可以进行一系列的培训,提高员工工作的专业能力。

例如,企业可以请专业的技术人员对员工进行培训,教员工正确使用办公自动化的相关设备。还可以给员工开设相关的讲座,让员工认识到自身的重要性,在工作中端正自身的工作态度。在工作过程中激发员工工作的积极性,针对员工的现状,制定一系列的福利制度,例如对表现积极的员工,奖励带薪休假等,让员工对公司产生更大的认同感,心甘情愿的为企业工作。
        (2)让企业认识到办公自动化在档案管理工作的重要性,增加公司的重视。
        办公自动化在档案管理工作中有很非常重要的作用,一定要提高公司的重视程度。针对这个问题,可以请档案管理部门的负责人向上级进行反应,让高层认识到办公自动化在档案管理工作中的重要性,企业加强重视,对部门工作投入更多的关注,在进行档案管理工作进行办公自动化的过程中遇到困难的时候,公司及时进行帮助,保证办公自动化顺利进行。公司可以引进一些技术人才到档案管理工作部门,为部门工作提供技术保证。
        (3)在企业档案管理工作中制定相关的管理制度,规范部门工作。
        部门工作一定要制定严格的工作制度,让工作可以正常进行,保证档案工作的进程和质量。在部门工作中制定严格的员工管理制度,保证员工可以有效的完成档案管理制度,在办公自动化的进程中,员工进行相应的操作应该进行记录,个人对个人的工作内容负责。在部门工作岗位安排中,要做到一岗一人,防止出现一岗多人的情况,一岗多人的情况会造成员工之间相互推诿工作,工作不能及时完成,如果所负责的工作出现问题,还会出现互相推脱责任的情况,一岗多人的出现不但造成工作效率的下降,还会造成人力资源的浪费,所以在工作安排中一定要做到专岗专人。对办公自动化设备进行爱护,部门工作人员轮流进行维护和保养,保证机器的正常运行。部门的工作要合理分配到每一个员工身上,保证每一个员工存在的价值。
        四.办公自动化在电力企业档案管理中应用的注意事项
        (1)在企业档案管理中应用办公自动化设备是现在企业管理发展的趋向,但是在进行档案管理工作中不能完全的依赖办公自动化设备,有些工作是机器不能完成的,在交给办公自动化设备完成的工作在员工方面应该存有大概的记录,以便员工熟悉工作内容。
        (2)在档案管理工作部门办公自动化的过程中,需要运用到很多自动化设备,在将档案信息录入到系统中时,一定要保证系统的安全性,保证信息的安全。建立工作部门专门的网络群组,保证信息的保密性。
        (3)在电力企业档案管理办公自动化的进程中,有很多企业成功的先例,可以参考这些成功的事例,吸取它们的成功经验和做的出色的地方,但是不能一味的生搬硬套,每个企业的具体情况是不一样的,要根据企业的具体情况,具体问题具体分析,因地制宜因时制宜,参考其他成功企业的出色之处,同时根据企业的实际情况进行改进,让方法更加适应企业的发展。
        五.结语
        在进行电力企业档案管理办公自动化的进程中,让每一位工作人员都可以找到自己的定位,不能因为办公自动化就有所松懈。电力企业的管理问题对民生生活可以产生一定的影响,是所以现在社会各方面都在关注电力企业的管理问题,电力企业在自身的管理中一定要遵循合法和科学的原则,在管理遇到问题的时候可以和其他的公司进行交流,探讨相关的解决方法,还可以向在电力企业管理领域有一定地位的学者和专家咨询,得到专业的指导和帮助。电力企业的管理问题一定要放到重点位置上,优化企业管理,增强企业的凝聚力,提高企业在市场的竞争能力。
        参考文献:
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        [2]杜薇.电力企业档案数字化工作初探[J].现代企业文化,2015,(05):84-84.
        [3]李莉.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].经营者管理,2014,(7X):280-280.
        [4]胡炀.浅谈电力企业档案管理的现状及优化措施[J].企业技术开发,2015,(10):35-35.
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