浅谈信息时代的公路档案管理

发表时间:2018/1/24   来源:《建筑学研究前沿》2017年第24期   作者:海蓝
[导读] 公路档案管理是一项复杂、琐碎而系统的工作,对公路工程施工及后期养护都有着重要作用。

玉溪公路局  云南省玉溪市  653100
  摘要:改革开放以来,我国的公路事业形成工大量的业内资料。如何有序地管理好公路档案既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。文章结合公路档案的重要性及不容乐观的现状及形成的原因,提出工几点加强公路档案管理工作的措施。
  关键词:公路;档案管理;意义;措施分析
  
  
  公路档案管理是一项复杂、琐碎而系统的工作,对公路工程施工及后期养护都有着重要作用。在市场竞争日益激烈的今天,国家为了不断完善公路档案管理工作,提高工作质量和效率,与时俱进地出台了很多法律法规。作为公路档案管理部门,应充分认识到当前档案管理中的问题,并有针对性地下功夫去解决,提升档案管理水平。但构成建设项目相关档案的文件材料,不仅可以真实记录工程建设,还可以全面鉴定工程质量,为日后查明事故原因、追究事故责任提供重要依据,所以它既服务于项目的建设、维修、管理、养护,又服务于国家的长远工程建设。因此,公路档案管理是公路建设、使用和管理工作的一个重要组成部分,规范、科学的公路工程档案的管理,对公路建设、使用和管理起着十分重要的作用。
  1 公路工程档案管理的重要意义
  (1)公路工程档案管理是公路工程质量控制的一个关键环节。公路工程档案管理不是一个完全独立的行为,而是公路工程项目管理的一个重要组成部分。公路工程档案管理工作对公路工程的监督具有强化作用。公路工程档案管理已经被国家和交通部纳入了公路工程质量控制体系,这对公路工程档案的管理工作提出了更高的要求。
  (2)公路工程档案是公路工程质量的直接反映。公路工程档案不仅是一个公路建设过程的记录,同时也是公路工程质量情况直接反映和材料化的体现。对公路工程的质量进行评价需要高质量的公路工程档案,公路工程管理是否规范等信息,高质量的工程档案都可以很好的反映出来。
  (3)公路工程档案是公路工程建设的重要部分。公路工程建设的严格管理要有工程信息作为决策依据,而建设过程中的档案可以为管理工作的顺利开展提供服务保障。一般情况下,在公路工程施工之前,公路工程档案就开始建立。如果没有这些文件作为参考和依据,公路工程根本无法开展。在整个公路工程的建设过程中,公路工程档案的产生与整个施工过程是一体的。要保证整个公路工程建设的质量,必须严格检测达标建筑材料的质量以后才能够使用,而检测的数据材料是十分重要的依据。在公路工程建设过程中,公路工程质量有两条生命线,一条是具有一定抽象性的以技术性文件材料做衔接条件;另一条是具有可操作性的以公路工程实体为实际载体,而技术性线条是前提,是决策性的,是公路工程的主生命线,需要先产生。



  2 公路档案工作问题形成的原因
  在公路工程进行建设的过程中,由于其本身特点的限制,对公路档案的整理、收集工作造成了一定的困难。公路建设的工期长、复杂,且施工流动性大、线路长以及区域不稳定等特点,都会对公路档案的管理造成一定的影响。有些公路工程项目成分模糊不清,在建设过程中往往存在从业结构不完整、非法聘用施工人员等现象。
  (1)档案意识淡薄、重视不够
  我国公路工程行业在长期的建设过程中对档案管理工作一直处于忽视的状态,并没有认识到档案管理工作的重要性,导致在众多的施工建设环节中对档案资料的整理和收集不全面、不到位,施工档案丢失严重,也对以后的使用造成了很大的障碍。
  (2)施工技术资料缺乏真实性
  在公路工程接近收尾时,有些施工过程中存在的问题往往会被回避或者忽视过去,很难再次引起相关人员的重视。这时,施工过程中的技术文件将成为一个重要的依据,可以在以后的维修、养护、改造工作中发挥极其重要的作用,但是,在实际的工作中,由于管理人员或记录人员工作不到位,导致施工技术资料缺乏一定的真实性,对公路工程施工质量造成了一定的影响。
  (3)缺乏复合型档案管理人员
  当前公路工程中档案管理部门工作的内容主要是向相关组织提供工程文档的组卷和工程结束之后的检查和验收记录,没有全面整理档案记录,也没有做好文件和档案管理之间的结合工作。所以,这就要求公路工程档案管理工作人员应该具有一定的专业性理论知识与技术能力,以做好文件与材料的收集与管理工作。但现实工程中,公路档案管理部门缺乏相关的复合型管理人员,且相关档案管理工作是由一些技术人员兼职担任,没有专业管理知识,最终导致公路档案管理工作存在一些问题。
  3 有效提高公路档案管理工作质量的措施
  (1)加强对档案管理人员进行培训
  相关监管部门和公路施工部门都应定期对公路档案管理工作从业人员进行培训,使其充分认识到其工作的重要性,不断学习先进的管理知识和理念,改变原始的工作模式。对档案管理工作基层的工作人员要进行职业操守和档案资料填写规范等方面的培训,以提高其服务意识,促进其资料填写的规范性、科学性和完整性,提高其工作能力。对档案管理工程用表的编制和管理人员要进行行业相关政策解读和工程资料管理等专业性的培训,具体形式可以采用外聘相关领域专家亲临或者远程授课的方式,以确保工程用表编制的科学性、合理性和实用性。
  (2)规范化记录档案管理工作相关信息
  公路档案资料的真实性和准确性直接影响公路档案工作质量,所以要在记录公路设计、施工现场勘查、施工方案可行性分析、施工材料购进、施工监管等过程的数据信息时保持客观和公正的态度,确保施工设计图纸等原始资料的完整,进行规范记录相关信息,并对其进行科学分类,使形成的公路档案资料能反映公路工程真实客观的具体情况,便于日后查阅,为促进公路行业发展服务。
  (3)做好建设工程质量记录
  真实的记录建设工程的立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档,形成公路建设档案。是反映丁程内在质量的重要内容。而施工实物体的质量是施丁丁程技术人员精心实施的结果,其外表直观,很容易被人们发现和重视,但丁程建设项目档案的内在质量就不容易被人们发现其质量缺陷,通常是在利用档案信息时发现与实际情况不一致,才能反映出它的缺陷。所以工程建设档案质量是不可忽视的。
  4.大力推进公路档案管理现代化建设
  4.1 加强公路档案管理信息数据库建设
  为工更好地拓宽信息渠道,促进信息交流和利用,提供更为快捷的信息服务,要建立完善的公路档案管理信息数据库。信息数据要认真核实、准确录入、及时更新、补充数据信息库,同时还要注意安全、隐私。
  4.2 积极推进公路档案信息资源共事
  充分运用网络技术,在公路管理职能部门、工程项目业主单位以及其它相关行业内部加强公路档案管理网络建设,逐步建立起公路项目建设信息网、公路系统内部档案局域网等,使资源共享。
  4.3 不断提高公路档案管理综合水平
  一是要充分运用激光扫描等技术,尽可能地将公路纸质档案转化为电子档案。实现微机化管理,以确保重要档案的安全,减少因档案原件频繁使用而造成的磨损,努力推动公路档案管理现代化。二是要加大库房、档案柜、防火、防潮等硬件设施的投入,为档案工作的正常开展创造良好的外在条件。
  综上所述,公路档案管理工作对公路行业的发展十分重要,而在现阶段的工作中仍存在很多问题,为了促进公路档案管理工作的完善,促进公路事业的发展,需要不断学习先进的管理理念和技术策略,将公路档案管理与公路建设实际问题及长期发展结合起来,积极运用先进的管理策略,实现档案管理的发展与公路事业发展同步进行。
  参考文献
  [1]罗轶珩.论加强公路养护档案管理的作用与意义[J].才智,2012(20).
  [2]陈莉霞.浅谈做好公路档案管理工作[J].青海交通科技,2011(2).
  [3]杨云珍.加强公路工程档案管理工作的对策[J].办公室业务,2014(15).
  [4]李妮.交通档案管理信息化建设面临的问题与对策[J].企业技术开发,2013(Z2).

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