当前无锡市滨湖区疾控中心档案管理存在的问题与思考

发表时间:2017/12/19   来源:《心理医生》2017年33期   作者:吴敏鹿
[导读] 疾控中心主要是贯彻实行疾病的预防和控制、突发卫生事件的紧急处理。

(无锡市滨湖区疾病预防控制中心  江苏无锡  214062)
  【摘要】疾病预防控制中心是国家行政事业机关中不可缺少的部分,它承担疾病预防与控制、公共卫生突发事件应急处置及各类公共卫生技术服务。而疾控中心在开展这些工作时,往往会用到或者存储大量的档案资料。如果缺少系统的档案管理系统,不仅会使疾控中心的日常工作出现问题,还会使得档案中的一些重要的珍贵的原始资料丢失,无法溯源。因此,本文就以无锡市滨湖区疾控中心档案管理为例,找出了其管理的特点,分析得到当前滨湖区疾控中心存在的问题,并提出了相关的措施。
  【关键词】疾控中心;档案管理;系统
  【中图分类号】R197                    【文献标识码】A                     【文章编号】1007-8231(2017)33-0348-02
  1.疾控中心档案管理特点
  疾控中心主要是贯彻实行疾病的预防和控制、突发卫生事件的紧急处理、疫情及健康相关因素的信息整合、健康危害因素的监管与控制、实验室的检测和评价、健康教育与健康促进、技术管理应用研究指导等几个方面,因此具有以下几个特点:
  1.1 种类多,形式多
  从工作的内容方面来看,工作职责内容较多;从档案的材质和存在的方式来看,不仅仅是有传统的纸质文字材料,还有以图纸、照片、录音、光盘的方式记录的形象和声音。除此之外,还有各种防病管理系统数据存储档案。
  1.2 内容多,范围广
  档案记录的内容除了专业技术部分的,还有社会管理方面的。主要是到基层社区卫生服务中心督导检查疫苗接种、慢性病管理、各类重大疾病及传染病的防控工作等等,负责食品风险监测、空气雾霾对人体健康的影响、以及学校、医疗机构等公共场所的监测检查等等。因此滨湖区的疾控中心的档案管理具有政策性、科学性、社会性、规范性等特点。
  1.3 连续性、周期长
  系统的处理疾控中心的专业档案是由对疫情流行规律的认识和研究所需周期的时间决定的,是长期累积下来的结果,而不是一天两天就能完成的。
  1.4 不可复得性
  疾控档案是在一定的时间,一定的环境和一定的条件下记录形成的,是当场记录下来的资料,是疫情流行规律的重要记录。是通过长期的搜集、整理和保存下来的,一旦丢失,就很难找回来了。
  2.无锡市滨湖区疾控中心档案管理中存在的问题
  2.1 重视程度不够 
  无锡市滨湖区疾病控制中心开展的业务工作条线较多,涵盖防病、公共卫生、检测检验、健康体检、预防接种门诊等。但一直以来,中心主要看重文书、人事、财务、实物等档案,而又由于档案处理是比较复杂的事情,因此对于各个条线工作档案的整理等都不够重视,各科室的档案资料收集也都存在着各种各样的问题。


同时,现今疾控中心的工作量不断增加,档案也日趋增多,且信息存在多样化,而各业务科室缺乏兼职档案员,因此在专业档案整理、保存、管理等流程和环节中做法不得当不到位,从而造成了一些业务档案资料的丢失和不完整,某些重要信息无法溯源。
  2.2 对档案管理规范化的程度不够高
  疾控中心的档案管理是由办公室负责的,主要内容有文书、财务、声像和实物档案等,而业务条线开展工作产生的报表、督导记录、采样记录单等原始资料则是由各科室直接保存和管理。但是各业务科室在一定程度上缺少档案专业常识,甚至对一些基本工作要求、原则和方式都不了解,加之对档案管理工作认识不够,重视程度也不深,因此出现了档案收集整合水平不高的现象,也使得一些重要的文件与一般的文件混合在一起,也没有详细标明时间和期限,造成档案资料不仅收集不完全,且整理不标准、不科学。
  2.3 信息的利用程度低
  尽管近年来,各业务科室都开展了各条线专业档案的收集和整理,但是完成之后就晾在了一边,没有将不同业务条线之间信息资料进行综合分析和合理利用。另外,中心档案管理人员身兼数职,一方面专业性有所欠缺,另一方面服务意识不够强,造成档案归档管理不规范,检索、利用略为不便,从而导致档案资料没有发挥出其真正的效益。
  3.无锡市滨湖区疾控制中心档案管理的改进措施
  3.1 加强档案管理意识,明确工作责任
  社会不断向前,科技不停发展,档案管理的方法也不再是一成不变。档案管理工作的有效进行,需要依赖于档案管理人员对这项工作的意识程度。因此档案管理人员就必须要深刻明确自身的责任,要以为人民服务为宗旨,努力提高工作效率,找准服务目标,提升服务质量,使档案管理与疾病机构一起发展。
  3.2 完善档案管理制度
  要进行全面的档案管理,除了专业人员外,还需要不断完善档案管理制度,制定一个有效的档案管理的措施。结合本单位本行业的实际情况,制度需要有可操作性和实用性,这样才能更好的发挥制度的指导作用,真正做到规范操作、高效管理,有章可循。
  3.3 加强基础设施的建设
  滨湖区疾控中心档案管理的基础设施仍旧不够完备,因此需要进一步进行配备相关设备设施。尤其是预警设备,如防火防潮设备,还有尽可能的为档案管理人员配备专用计算机等基础设备,方便建立信息一体化的数据,形成统一的操作,方便管理人员和其他人员管理和查阅。
  3.4 采用计算机管理技术
  在建立数字化档案室的大环境下,档案管理信息化已是一个基本模式。除了完成纸质文书档案的归档,理应适当利用扫描仪等设备,将文书档案的纸质材料转换成为电子文档(如PDF)保存在计算机中,不但可以方便操作,便于检索查阅和利用,还可以提高档案管理的的工作效益,为档案信息化建设奠定基础。
  3.5 及时将文件归档
  无论是新建立的文档还是使用过的文档,在办理之后,一定要保证文档回到应该在的地方。将档案有规律的分类放置,既方便检索,又容易对档案进行管理,从而保证档案的完整性。
  总之,疾控中心档案管理的水平会直接影响到公共卫生服务水平,而公共卫生服务关系着百姓的健康。由于疾控档案具有条线种类多、内容范围广、时间周期长等特点,使得档案管理难度稍等大,所以,疾控中心会加强档案管理意识,认识到这项工作的重要性和必要性,加大人力和财力的投入,使档案管理工作跨上一个新台阶。
  
  【参考文献】
  [1]刘俊秋.浅谈如何做好疾病预防控制档案管理工作[J].时代报告(学术版),2012(11).
  [2]李丹.浅谈疾控机构档案管理存在的问题和对策[J].医学信息(上旬刊),2011(7).
  [3]潘智慧,程文.疾病预防控制中心档案管理及档案利用探讨[J].活力,2010(08).
  [4]陈莉.新时期疾病预防控制中心档案管理工作[J].办公室业务,2012(9).
  

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