信息化技术在疾控中心档案管理中的运用

发表时间:2017/9/20   来源:《航空军医》2017年第14期   作者:李静
[导读] 本文展开了相关策略探讨。

(内江市疾病预防控制中心  四川内江  641000)
摘要:档案管理工作是确保疾控中心信息资源完整性和有效性的重要方式,而其管理方式的科学合理性与管理水平的高低与疾控中心各个部门的绩效管理息息相关,运用现代化信息技术有利于促进档案管理方式的优化,革新传统的档案管理方式中落后的方式,提升档案的管理水平和服务质量。因此,疾控中心应当顺应信息时代的发展趋势,积极引进科学化信息化档案管理技术,并革新陈旧的档案管理观念,不断促进档案管理信息化水平的提高。基于此,本文展开了相关策略探讨。
关键词:信息化技术;疾控中心;档案管理;策略分析

        目前,信息科技的快速发展为人类的档案信息处理提供了先进的技术和管理方式,人们已经意识到档案信息化管理的必要性和重要性,因此,对疾控中心的档案管理工作信息化建设提出了更高的要求,期望疾控中心能够为疾病的预防管理工作提供更好地、更全面的信息化服务。疾控中心应当顺应这一要求,积极运用信息化技术建设现代化档案管理体系,加强档案管理工作信息化建设的力度,推动我国疾控中心档案管理的对疾控中心档案管理的信息化建设。
        1.我国疾控中心在档案管理方面的现状
        1.1档案管理人员的信息化管理水平不高
        疾控中心对档案管理人员的管理能力和水平要求较高,作为档案管理者,不仅需要专业的档案管理知识和技能,还需要有足够强的责任心和较高的道德素质,在信息技术普遍运用的形势下,管理者还需要具备一定的信息化知识,和操作现代化信息设备的能力。但目前疾控中心的档案管理者中多数人员在入岗之前都没有接受过系统的技术培训和业务能力的培训,对于疾控档案信息的认识程度不够高,没有意识到档案信息化管理的重要性,这严重滞约了档案管理信息化建设的进程。
        1.2信息化基础设施建设不够
        我国多数疾控中心在基础设施建设方面投入的力度不够,不管是硬件设施和软件设施都缺乏有效的保障措施。如有些疾控中心未能及时、迅速地开展信息化档案建设工作,尤其是地处偏远的疾控中心由于客观原因,在信息化建设方面的建设速度相对缓慢。在软件设施建设方面,数据库的建设不完善,如存在数据的录入不完整、不详细的现象,而且数据的检查工作也未到位,信息网络在运行过程中容易受到外部因素的影响,如网络病毒、硬盘和云端服务器等方面的问题,都是软件建设不够完善的具体体现,而这些威胁到了疾控中心档案信息的安全性,使得档案信息资源的使用和发展处于滞后状态。



        1.3管理模式落后
        有些疾控中心意识到了信息化建设对档案管理的重要性,并采取了进一步的行动推动信息化建设水平的提高,但是由于旧的管理模式和管理方式依然存在,妨碍了疾控中心建立统一的信息化档案管理制度。管理制度的缺失,使得很多具体的档案管理工作无法做到有据可依,妨碍档案管理的规范化、程序化操作。疾控中心对已经归档的档案信息的利用意识不强,导致档案信息的利用程度不够高,无法体现档案的实际价值。在人员的管理和分配方面,也没有形成优化的人员结构,如监督部门的监管不到位,在责任和职务的分配方面不够细化等,不利于发挥人员建设的优势。
        2.信息技术在疾控中心档案管理中的改进策略分析
        2.1提高档案管理人员的综合素质
        正是因为信息化技术在档案管理中的迅速普及,才亟需具备现代化管理观念和水平的人才。因此,疾控中心应当重视档案管理人员管理能力和业务能力的培训,强化管理人员的信息化管理意识和能力。管理人员自身也须确立“活到老、学到老”的终身发展理念,注重学习各种先进的管理理念和信息化操作技术,不断提高自身的档案管理专业化水平,并注重提升自己的道德素质,强化信息管理的责任意识。这样才有利于掌握信息化档案管理工作的具体方法,熟悉信息网络系统的操作流程,适应档案信息化管理对专业人才的需求。
        2.2加强信息化基础设施建设
        疾控中心档案管理工作的信息化基础设施建设方面是一块短板,须投入较多的资金和精力加以建设。在硬件设施方面,须开辟专门的信息化档案室,并为档案室配备抽湿机、空调等设备,调整档案室的温度和湿度,保证纸质材料的妥善保管。大力引进先进的信息网络设备和电子计算机设备,完善信息网络服务体系。运用先进的防盗窃技术,建设防火系统,以防止意外事故发生。在软件建设方面,完善信息化资料存储设备、数据库建设以及其配套设施的建设,并注意购置办公自动化的基础设施。再次,可以建立专门的档案管理信息库,对信息资源进行有效的分类管理,保证工作人员在紧急情况下能够顺利地、及时地获取相关信息资料,以为疾病的控制工作提供数据支持和参考。在购买应用软件时,须注意事先对应用软件进行甄别和筛选,选出适合自己单位档案信息化管理的应用软件。
        2.3实现信息化管理的标准化和规范化
        在模式建设方面,疾控中心须以信息化管理的方式优化管理模式,创建适合档案信息化管理的标准化模式,完善相关档案信息化管理的制度和法规,保证档案的信息化管理和操作有法可依、有据可循,建设规范化和程序化的工作流程,以引导管理人员按照工作流程进行相关操作。完善对人员的考核制度,以此促进工作人员以认真严谨的态度对待档案的信息化管理工作,提升整个疾控中心档案管理工作的效率和服务水平,以促进疾控中心的档案管理信息化建设顺利进行。将计算机技术运用于档案管理中,可以发挥其稳定性与可靠性,促进档案信息的数字化和自动化处理。在档案信息资源的利用方面,疾控中心可以利用计算机通信设备实现档案管理信息资源的共享,建设信息网络化档案服务平台,以便疾控中心的各个部门乃至各个疾控中心都能够分享使用信息平台的数据,提高档案信息的实际利用效率,促进资源的合理配置。
        3.结语
        综上所述,目前疾控中心在信息化档案管理建设方面还须加强重视,投入更多的资金和精力加以建设,重视引入先进的信息网络设备和电子计算机设备等必须的硬件设施,以及建设相应的信息库、数据库,完善档案管理的信息网络交流平台,促进各部门之间资源的共享。档案的信息化管理是我国疾控事业健康、可持续发展的必要条件,能够为其控制疾病的发生和发展提供有价值的参考和理论依据。

参考文献
[1]柳  杨.信息化技术在疾控中心档案管理中的运用[J].中国卫生产业,2016,13(14):113-115.
[2]孔祥锦.疾控中心档案管理信息化应用与研究[J].办公室业务,2016(12):109-110.

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