浅谈怎样使用WORD2010“邮件合并”来提高办公效率

发表时间:2017/5/24   来源:《教育学文摘》2017年6月总第230期   作者:李祝英
[导读] 在阐述过程中使用了案例的辅助,才可以更好地让大家理解“邮件合并”的真正的过程,以便更好地应到工作中来提高办公效率。
湖南省津市市职业中专学校 415400
  摘 要:在日常的办公中,word是常用的办公软件,而word2010是目前最先进、用的最多的。几乎所有的办公都离不开word2010。在学校教学中大部分需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、成绩单、获奖证书或者是工资条。如果我们一个个地复制粘贴,面这么多的数据,一方面不仅不能保证准确度,另一方面办公效率也会降低。那么久需要借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,这样我们就完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务,从而提高办公效率。作者根据多年的教学经验,本文对在日常办公中使用word2010“邮件合并”的简介和具体的使用方法做了以下阐述,希望对同行有所帮助,有不足之处还望同行不吝赐教。
  关键词:邮件合并 学生成绩单 数据源
  一、“邮件合并”的简介
  “邮件合并”的名称最初的提出是在批量处理“邮件文档”时。在邮件文档的固定内容中,合并与发送信息相关的一组资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),以此来批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。
  在Word2010版本中 “邮件”功能区各种相关工具也让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。
  二、“邮件合并”的具体适用范围
  能够使用“邮件合并”的任务主要符合以下几个特点:
  1.在日常办公中,我们如果遇到需要制作的数量比较大时,这个时候就需要用到邮件合并。
  2.在使用邮件合并时,我们需要注意的是先知道哪些内容是固定不变的,哪些内容是变化的。这些任务的内容可分为固定不变的和变化两种,例如学生成绩单上的课程标题、姓名、学号标题都是固定不变的内容;而学生的成绩、学号、姓名等就属于变化的内容。其中变化的内容有数据表中含有标题行的数据记录表表示。
  数据表由字段列和记录行构成,每条记录行存储着一个对象的相应信息。
  三、“邮件合并”的基本三个过程
  我们刚刚了解了邮件合并的使用情况,那么接下来我们来学习一下邮件合并的基本过程。只要理解了这三个基本过程,就掌握了邮件合并的“大纲”,以后使用起来就很方便。
  1.首先要创建主文档。
  “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容的模板,例如:学生成绩单上的课程名称、姓名、学号名称等指一些不变的内容。在使用邮件合并之前先建立主文档为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
  2.其次就是准备好数据源。


  在实际工作中,数据源通常是客观存在的,比如你要制作学生成绩单,多数情况下,学生的成绩信息可能早已被做成了Excel表格,其中含有制作成绩单需要的“姓名”、“学号”、相关课程等字段。数据源表格可以使用Word、Excel、或Access等来制作。如果没有现成的数据源则要根据主文档模板建立数据源。
  3.最后再将数据源合并到主文档中。
  下面将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用WORD2010中“邮件”功能区中的“选择收件人”、“选择数据源”、插入相应的合并域来实现邮件合并。
  四、应用实例——批量制作学生的成绩单
  在制作的第一步首先要导出学生的相关成绩单,并把它命名为“学生成绩统计表”并点击保存按钮,保存即可。
  在运行Word 2010时,先选择单击“页面布局”,切换到“页面布局”的功能区,再选择弹出“页面设置”窗口,并根据实际需要设置好页边距的多少和纸张的大小,单击“确定”按钮,再次返回Word 2010编辑窗口 ,根据学生成绩单中有关项目,绘制一张学生成绩报告单,并保存为“学生成绩报告单.docx”。
  再次打开刚才建立的“学生成绩报告单.docx”,单击“邮件”,切换到“邮件”功能区,单击“选择收件人”,并在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”,弹出“选取数据源”窗口,找到并选中前面创建的“学生成绩统计表.xlsx”,单击“打开”按钮,弹出“选择表格”窗口,选择“学生成绩统计表”,单击“确定”按钮。
  在返回Word 2010编辑窗口,一定要将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置,否则就会出现差错,然后单击“插入合并域”按钮,在下拉菜单中单击相应的选项,将数据源一项一项地插入到成绩报告单相应的位置。
  单击“完成邮件合并”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”,弹出“合并到新文档”小窗口,根据实际需要选择“全部”、“当前记录”或指定范围,单击“确定”按钮,完成邮件合并,系统就会自动处理这一切,立即生成每位学生的成绩报告单,一目了然,并在新文档中一一列出。
  五、结语
  总而言之,本文在对“邮件合并”使用范围和基本过程分析的基础上,通过对一个典型任务的解决,全面介绍了“邮件合并”的功能在实际工作中的具体方法。由于本人时间有限、能力有限,在阐述过程中使用了案例的辅助,才可以更好地让大家理解“邮件合并”的真正的过程,以便更好地应到工作中来提高办公效率。
  参考文献
  [1]张保华 WORD中邮件合并的应用实例[J].福建电脑,2010,(08)。
  [2]荣丽娟 邮件合并功能在基层站段计量工作中的应用[J].铁道技术监督,2010。
  [3]李蓉 论“邮件合并”功能在学校考务管理中的应用——以制作学生入学考准考证为例[J].福建电脑,2011,(12)。
  [5]何克抗 李克东 信息技术应用基础[Z].北京,北京师范大学出版社,2005,95-99。
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