知识经济背景下的企业档案管理模式探讨

发表时间:2017/3/16   来源:《科技中国》2017年1期   作者:单永玲
[导读] 本文首先分析了知识经济背景下企业档案管理模式具有的现实意义。

中国建设银行天津和平支行助理馆员  天津  300040 

摘要:在当前的知识经济背景下,传统的档案管理工作一般只注重管理工作的组织流程,而忽视了对档案信息价值的提升,具有诸多弊端,因此应重视建立适应知识经济时代的企业档案管理模式。本文首先分析了知识经济背景下企业档案管理模式具有的现实意义,其次分析了知识经济背景下新型档案管理模式的迫切需求,在最后探讨了新型企业档案管理模式的建设途径,为当前的企业管理工作提供了一定的借鉴价值。
关键词:知识经济 企业 档案管理 模式

        当前,企业的档案管理应用主要以电子信息档案资源为支撑,并且成为了企业信息资源的重要组成之一。在过去传统的档案管理工作中,一般只注重管理工作的组织流程,而忽视了对档案信息价值的提升。在当前的知识经济背景下,档案管理工作应强调充分运用信息技术知识全面提升档案管理工作服务质量,实现档案信息价值的升值,为企业在经营管理、投资、研发等阶段提供优质的服务。
        一、知识经济背景下企业档案管理模式具有的现实意义
        (一)内涵价值的体现
        知识经济背景下的档案管理工作的模式需要充分利用信息技术,利用现代信息媒介,进一步积累档案信息资源,并运用到档案管理工作的创新管理、组织评价等过程,以充分体现在知识经济背景下档案管理模式的内在价值,帮助企业在激烈的市场竞争中具备更加优势的竞争力。另外,知识经济背景下的档案管理工作更加强调充分利用信息智能化的服务,要求以用户体验为中心,提供更加人性化、专业化的服务,从而满足不同用户的个性化需求,进一步提升档案的知识管理水平。
        (二)知识管理同档案管理密切联系的体现
        档案管理的直接作用对象即为各种资料文件等文本类的信息资源,而在知识经济背景下,档案管理工作应集中体现其技术含量。档案信息本身就具有丰富的技术含量,将档案管理与知识管理充分融合,其融合的过程本身即具备管理对象的重叠性。另外,档案管理的另一重要意义即体现在满足用户需求中,方便用户及时查询、储存档案信息,体现了它的应用价值。而对于知识管理而言,其本身即体现着知识含量和技术含量,其最终目的即通过管理本身实现知识技术向其价值作用的转化,从而充分提升企业的竞争力。因此,无论是档案管理工作的本身性质,还是知识管理模式下的档案管理工作,其服务的中心宗旨即为知识技术的价值转化,侧重于满足不同用户的不同需求。这是传统的档案信息管理工作所不具备的特点,这种新型的管理模式有助于提升档案管理工作的服务价值,使得企业更加有效利用档案管理工作来提升自身的核心竞争力。
        二、知识经济背景下新型档案管理模式的迫切需求
        (一)传统的档案管理模式面临诸多现实困境
        在科技不断发展的21世纪,传统的企业档案管理模式已面临诸多困境,不适应现实需求。首先,由于企业的管理层往往不重视档案管理机构的建设和工作的开展,使得档案管理工作的边缘化非常明显。尤其是一些信息程度较高、信息规模较大的企业,它们更重视工作效率和资源的有机重组,忽视了档案管理工作的重要作用,很多档案管理人员面临着被裁的困境。其次,当今社会信息智能化不断发展,很多电子信息文件涌现,这对于传统的档案管理模式而言是一大现实困境,大大加重了其工作难度和工作压力。综上,可以看出,在知识经济的时代背景下,传统的企业档案管理模式无法有效承接大量的电子信息,更无法高效满足用户的个性化需求。而新时期下新型的企业档案管理模式能够实现同计算机技术的充分融合,并为企业在经营、研发、投资推广等阶段提供着更加优质的服务。


基于此,传统的企业档案管理模式已面临着发展的瓶颈期,急需注入新鲜血液,寻找突破口,构建基于知识经济背景下的新型企业档案管理模式,帮助企业提高其核心竞争力。
        (二)知识管理与档案管理之间具有共性合作基础
        目前,国内的不少企业在知识管理的过程中面临着诸多难题,一方面是由于国内企业的相关实践比较少的缘故,很多工作的开展往往不够深入,层次较低。另一方面,国内实践的基础较为薄弱,且执行管理措施不够有效。档案管理同知识管理之间具备很多的共性,将二者相结合,可使其合作基础更深厚,二者具备很大的合作空间。目前,各行各业都在开展档案管理工作,档案管理的观念也已逐渐深入人心,这一现实基础可以为知识管理工作的融入提供很好的平台。企业的知识管理工作恰恰可以通过档案管理的相关理论和实践经验,实现价值的提升,二者的相互融合可以将企业的大量档案信息资源得到科学地整合与合理的开发,满足了知识经济时代的现实需求。
        三、知识经济背景下建设企业档案管理模式的途径探讨
        (一)转变传统的档案管理观念
        传统的档案管理工作要求档案应同情报、书籍、报刊、材料等信息资源划清界限,从而体现出传统档案的独立性和其具备的特殊参考价值。然而,在21世纪的今天,随着新型技术的不断涌现与发展,当今的社会已与过去发生了巨大的变化,很多领域的技术革新已带来翻天覆地的变化。因此,在当今知识经济的时代背景中,应努力改善档案管理工作边缘化的现状,重视创新档案管理工作模式,将其放在工作的重心位置,否则将很难发挥出现代档案管理的优势。但值得强调的是,知识经济背景下,在将档案管理工作重心转移到对档案信息资源的整合利用的同时,更应注重用户体验,应能充分满足不同类型用户的个性化需求,这才是知识管理内涵的深刻体现。因此,应转变传统的档案管理工作观念,加强认识,才能确保知识管理同档案管理的有效融合与充分利用。
        (二)同步提升档案管理质量与服务能力
        在知识经济快速发展的今天,知识管理的应用理念逐渐深入人心,它的发展离不开计算机技术、网络技术以及通信技术的飞速发展。在这样的时代背景下,新型的档案管理模式应对海量的信息资源进行有效而专业的加工管理。为此,就应该充分利用信息技术,通过大数据对信息进行科学整合与加工,如运用搜索引擎技术、信息安全技术、信息推送等技术有效支撑起档案管理的基础性工作,为同知识管理的深度融合提供重要保障。同时,为了满足不同用户的个性化需求,应该进一步提供增值服务,通过提供相关的软件与硬件设施设备来有效提升用户体验服务。
        (三)进一步明确责任主体
        在知识管理同档案管理的融合过程中,各项组织工作的开展应当充分依托信息产业,不断更新其管理路径和水平。然而,随着信息技术的飞跃式发展,很多企业在引进先进的信息技术的同时,也不可避免地出现了相关人员专业知识水平不过关的情况,这就会造成档案管理人员无法有效合理运用相关技术,不能提升档案管理工作的服务品质,导致企业的档案管理部门同其他管理部门之间产生了责任主体落实方面的分歧。针对此现象,就应在企业的不同部门之间进一步明确划分责任主体,将工作人员的认知统一到一个概念中,即应当首先明白先进的信息技术手段只是提高工作质量的辅助工具,不能把它看作划分责任主体的关键证据。其次,各个企业应重视档案管理工作,将档案管理部门看成一个具有信息网络职能的专门性与专业化部门,因此档案管理的工作人员首先应该具备先进的理念和专业的技术手段。在海量文件信息的整合方面,应以档案管理部门为主,将其他部门视为辅助合作部门,从而充分发挥不同部门的作用,提升信息整合的质量。

参考文献:
[1]张晓娟,马瑜,左田原,黄兰. 知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J]. 档案学通讯,2012,(04):76-79.
[2]张宁. 基于知识管理的企业档案信息服务研究[D].河北大学,2011.
[3]王丽慧. 论“企业档案知识管理者”的角色意识与实现[D].湖北大学,2011.
[4]刘冰. 民营企业档案管理模式研究[D].吉林大学,2011.
[5]靳启颖. 信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].四川大学,2005.

 

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