制定水利工程档案管理方案之我见

发表时间:2016/3/8   来源:《工程建设标准化》2015年10月供稿   作者:洪建华
[导读] 镇江市工程勘测设计研究院 中国要强,农业必须强,而水利是现代农业建设不可或缺的首要条件,是经济社会发展不可替代的基础支撑。

(镇江市工程勘测设计研究院,江苏,镇江,212003)

【摘  要】中国要强,农业必须强,而水利是现代农业建设不可或缺的首要条件,是经济社会发展不可替代的基础支撑。随着农村基础设施建设的不断加强,农村水利工程建设正在兴起新的热潮,水利工程资料档案管理也就显得更加重要。本人结合自身学习和工作实践,就制定水利工程资料档案管理方案谈一些肤浅的认识和想法。
【关键词】制定;水利工程档案;方案     

一、水利工程资料信息的特点
        各项水利工程档案资料是水利工程建设过程的直接记录,是具有使用价值和参考价值的成果资料,是进行生产建设和以后进行相关工程的重要依据。随着现代科技的迅速发展,各种档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着水利工程建设的不断开展,相关资料的不断增加,做好水利工程资料档案的管理工作,是提高档案管理效率的必然要求,也是对已有资料进行开发利用的一种需要。这就要从本单位的实际出发,从研究水利工程资料信息特点入手。
        首先,从水利工程资料种类来看。目前我国的水利工程中种类可谓繁多,而且随着科技的发展,还会出现一些新的门类。就单位目前的情况而言,水利工程中的分类大致以下这么几类:河道、湖泊、水库、涵闸、堤坝等。而这其中又可以细分为多种小的类别的信息,如各种资科中又含有前期测绘资料、初步设计资料、设计资料、工程建设过程中的一些生产规章制度、施工控制网及其它相关资料、监理资料、竣工验收资料、相关图纸、电子文档等。    其次,从资料载体来看。随着科技的发展,各种资料成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为:观测手簿、软盘或光盘、底片、测绘方面的二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展,新的测绘载体还会不断出现。
        再次,从时空分布来看。各种水利工程资料成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在,并且随着时间的推移、水利工程建筑物的拆建重建等,成果的更新又成为必要,这样就有了不同时间和空间的资料成果。
二、水利工程档案管理的原则、目的和功能
        以上资料成果信息的特点具有普遍性,在进行档案管理方案的确定时可以借鉴。但具体到某一个单位,则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的档案管理方案,以达到科学管理和开发利用的最佳效果。
1、水利工程档案管理的原则。
        做好水利工程资料档案管理工作,制定好管理方案,必须遵循统一管理、独立管理、档案标准化和共建共享四个原则。各类资料档案均应及时归档,并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类档案。完成归档后的各类档案将可以通过本局的局域网进行查询,实现资源共享。          
2、水利工程档案管理的目的。



        加强水利工程资料档案管理的目的在于,通过制定合理的适合本单位的档案管理方案,能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料,使非档案管理人员在较短的时间里熟悉档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料,得到所需要的信息。并通过对单位内的各种资料档案进行统一管理,达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底档案管理的目的是为了各种档案的利用,而非单纯的保管。
3、水利工程档案管理的功能。
        主要有:一是档案立卷归档功能。一项水利工程项目结束后,必须将所有相关资料提交给档案室,由档案管理人员立卷归档。组卷时一般是按项目进行立卷归档,同时按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放,并考虑到档案资料管理的密级和期限。二是档案查询应用功能。应该说档案的查询应用是任何单位进行档案管理时的非常重要的一环。因此档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度,也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同时随着现代科技的发展,能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了,效果很好。三是档案后期维护功能。档案的管理不光是立卷归档和查询应用,在这其外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。统计项目主要包括档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度资料汇总表等。四是档案高级管理功能。在建立计算机局域网查询系统时考虑到档案信息的安全性,需要对不同的用户设置不同的管理权限,包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权隈指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。
三、水利工程资料档案的编目和查询
        一个好的档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的档案编目方法来进行本单位的成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。进行更改或扩充。这样就比较方便查询,只要你知道所要查询的资料位于哪个地区,就能比较快的确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。
        水利工程资料档案查询的基础工作,在于信息文件的建立。这个主要是通过数据库语言来建立的,主要分三个部分。一是将每一个水利工程项目的纸质材料如测绘相关资料(如测绘技术标准、测绘成果图纸、技术总结、测绘控制成果表等)、前期收集到的资料、设计资料、工程建设过程中的一些生产规章制度、施工控制网及其它相关资料、监理资料、竣工验收资料、验收报告等进行卷内目录登记。二是将每一个水利工程项目的电子文件材料按水利工程项目和年代进行存放,统一管理。三是对于地图类等大幅面资料则按水利工程项目的年代存放在地图柜内,并在柜外标注起始年份。同时按每个水利工程项目进行相关信息的登记建档,如卷内目录文件、电子目录文件(即一个水利工程项目文件夹内包括的电子文件名称)、地形测量成果曰录统计表(该表内包括测区名称、比例尺、测区面积、分幅方法、图幅数量、作业依据的规范、细则、图式、坐标系统、高程系统、施测时间等)等。在建立了上述三个文件后,还利用数据库技术设置了两个关联文件。在查询时分两步可以查询到用户需要的所有该水利工程项目的信息。第一步:只要用户输入要查询的地名或类别(也可同时输入这两个信息,查询速度会更快),这时可以显示该地名或该类别的所有项目名称。第二步:输入要查询的具体的项目名称,这时通过关联文件信息可以显示该项目的档案盒内文件目录、所有电子文件名称以及该项目的其他属性(即地形测量成果目录统计表内的信息)。用户即可根据需要到档案室调阅档案盒内文件或电子文件或纸质图形等,非常方便快捷。
        结束语:
        档案管理本身就是一门科学,水利工程档案管理只是其中的一个分支,但也在不断更新,在实际工作中还有待进一步学习。我们还需要在管理方法和手段上进一步创新。特别是现在的高新技术的广泛应用,将对水利工程档案管理有很大的帮助。虽然我单位的档案管理工作在实际使用中效果还是不错的,但在功能的完善和成果可视化方面还有待进一步提高,这也是我们今后需要努力的方向。
参考文献:
[1]水利部.水利科学技术档案管理规定 (水办2010[80]号).2010
[2]赛兰.浅谈加强水利档案工作[J].新疆社科论坛2008.(2).

投稿 打印文章 转寄朋友 留言编辑 收藏文章

  期刊推荐
1/1
转寄给朋友
朋友的昵称:
朋友的邮件地址:
您的昵称:
您的邮件地址:
邮件主题:
推荐理由:

写信给编辑
标题:
内容:
您的昵称:
您的邮件地址: