中国石油青海油田分公司 甘肃敦煌 736202
摘要： 在现代企业体制条件下，办公室主动适应新形势，切实加强自身建设，是提升办公室工作水平的重要基础。近年来，创造性地开展了办公室标准化建设，较好地发挥了办公室的职能作用，有效保证了公司工作的有序、高效运转。本文首先对公司办公室工作中存在的问题进行分析，然后提出按照业务分工逐步细化各项工作的工作流程，实现办公室工作标准化，希望为整个办公室系统管理工作提供参考。
关键词：办公室工作；管理手册；流程创新
一、项目实施背景
1. 办公室管理中遇到的问题
1.1工作职责和目标不清晰
办公室要为公司领导和各部门提供高质量的服务，并在公司改革发展中发挥枢纽作用，则必须首先明确办公室的职责和办公室工作目标。目前，公司办公室在业务工作方面没有形成流程化标准化，因此造成工作职能和目标的模糊。
1.2缺乏灵活多变的运行机制
在具体工作过程中，公司办公室业务工作在许多情况下处于被动状态。在实际工作中，办公室经常根据会议的精神、文件信息、上级命令和行政命令处理问题。这导致了工作缺乏活力，创新性工作方法不能得到运用。
2. 开展标准化流程和工作制度创新要点分析
经过以上问题分析，我们得知目前公司办公室缺乏灵活的运行机制，没有规范化、标准化的工作流程，这就需要结合公司实际，将办公室内部结合成有机整体，制定各科室工作手册，并最终将办公室业务流程标准化加以实施。
2.1完善岗位职责体系的精细化
在设计办公室业务的标准化流程时，必须考虑到岗位职责标准化。岗位职责标准化对于推进整体工作标准化极为重要，也是必不可少的组成部分。首先，对各科室业务工作进行全面分析，弄清所有工作任务和与此工作有关的任务，并在此过程中充分利用提炼的概念，以确保所有工作任务避免遗漏和疏忽。在此基础上，明确设置各岗位业务工作的要求，从各项工作任务的属性开始，然后根据集群结果设置工作手册和业务标准化内容。
2.2完善工作流程
通常需要在日常工作开展中总结完善各科室业务流程，以确保各项任务的执行更加标准化和精细化，因而减少因工作执行不到位而引起的问题。基于工作流程的精细转换主要包括改进各科室业务管理的标准化，从而使每名办公室业务人员不仅能够完成本岗位的任务，而且还必须根据工作手册完成任务执行中一些特定任务要求。该系统需要一个专注于每个业务细节并实现复杂管理任务的实现主体。在此基础上，未来将需要改进业务人员的培训和指导，以确保他们在掌握更精细的标准化和流程化理念的基础上实现精细化操作，并独立执行某些工作任务。
二、项目的主要做法
3. 办公室工作管理手册及流程创新基本思路与实施路径
3.1制定办公室工作思路
认真贯彻落实油田公司党委各项决策部署，以油田高质量发展为中心任务，进一步解放思想、强化担当，以“把握一个定位、抓实两个管理、坚持三个注重”为工作思路，全面提高“三服务”水平，建设让组织放心、员工满意的模范处室。
3.1.1“把握一个定位”
把握工作定位，做到精准发力。准确把握油田办公室工作规律，结合油田公司新形势新任务，把办公室工作放在推动油田高质量发展的大局中去研究部署，想公司党委之所想，急公司发展之所急，充分发挥办公室牵头抓总的作用，高质量起草审核各类文字材料，高水平组织好各项公务活动，高标准组织好各类重大会议，当好参谋助手、运转中枢，真正使“三服务”变成“三满意”。
3.1.2“抓实两个管理”
抓实基础管理，激发业务活力。围绕办文、办会、办事，建立健全系统化的各项制度、标准和流程，促进每一项工作、每一个环节有章可循，有规可依。
推行重点工作台账管理、销项管理，加快形成完成一项、核查一项、销项一项的闭环管理模式，实现全流程管控到位。抓实队伍管理，发挥整体合力。坚持高标准、严要求，科学配置岗位调整与分工补充，抓好人才培养，坚持以老带新，实行多岗位锻炼、多平台磨练，增强业务本领，做对党忠诚、勤勉敬业、业绩突出的排头兵。
3.1.3“坚持三个注重”
注重精益求精，挖掘工作潜力。进一步加强日常工作运转和重大活动、重大会议、重大事项的统筹协调，继承和发扬文书保密、综合接待、行政服务的好经验好做法，打造业务新品牌。充分发挥办公室牵头抓总的职能作用，狠抓督办落实，构建“大督办”格局，确保公司重点工作、群众关心的热点问题一抓到底、见到实效。注重开拓思路，增添创新动力。站位大局大势，立足油田实际，紧扣油田高质量发展目标，以领导决策需求为导向，进一步深入学习、解放思想、破旧立新，在以文辅政方面比学赶超、拼搏前进，参到点子上、谋在关键处。注重学习教育，提升素质能力。强化党支部建设，突出政治功能，进一步增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”。坚持落实月度学习制度，将理论学习与工作实践相结合，教育引导全体成员提高政治站位，强化整体综合素质，努力在自觉践行公司党委决策部署和会议精神上走在前、作表率，以扎扎实实的工作成绩检验学习成效。
3.2制定办公室基本要求
3.2.1牢牢把握“三条原则”
参谋不越位：发表观点直言坦诚，提出问题实事求是，当好参谋角色，到位不越位。听话不传话：准确领会领导意图，正确传达领导指示，严格保守秘密，做到不乱传话，守口如瓶。协调不主导：按照组织安排和领导意图协调落实具体工作，不以个人主观意志主导工作。
3.2.2始终坚持“四个面向”
面向领导：积极主动为领导服务，在以文辅政、督查督办、文书保密、综合接待、行政服务等方面，当好领导的“参谋部”和“智囊团”，优质高效落实领导安排的各项工作。面向部门：积极为部门开展工作服务，做好对部门的综合协调和后勤保障，高效推进公司各项工作和部门工作顺利开展。面向基层：发挥桥梁纽带作用，加强对基层工作的帮助指导，反映和解决热点、难点、重点问题。面向员工：全力为员工工作、学习、生活提供优质服务，持续提高和改进服务质量，创造健康、舒适、安全的工作环境。
3.2.3落实“五个一”学习机制
一是每日浏览集团公司和油田公司网页至少一遍，及时掌握热点信息，确保视野与上级同频共振；二是每周组织党小组集体学习，围绕本业务强化学习、交流共享工作经验，并针对本周重点热点内容进行传达学习，巩固学习效果；三是每月组织召开党支部学习会，学习党的重要理论文章、上级重要讲话精神，深入领会习近平新时代中国特色社会主义思想，在融会贯通、学以致用上下功夫，指导工作实践；四是每季重温本季度内中央、集团、青海省和油田发布的重要文件和讲话精神，做到消化吸收和融会贯通；五是全年学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的重要会议精神、党章、《条例》《准则》，提升政治站位，拓展学习的广度和深度。
4. 项目取得的效益
本次《办公室工作手册》的制定，在目前实行阶段取得了较好的效益，通过对督查督办、公务接待、公文收发、行政服务等工作流程的规范，减轻了办公室劳动强度，实现了事半功倍的良好效果。同时，使各项工作都在合法合规的标准下运行，保证了办公室工作高效有序运转。
5. 结束语
本文针对公司办公室存在的问题，通过办公室工作管理手册及流程的制定，希望最终使各项业务的管理更加规范和科学，为有效实现办公室各项业务高质量发展做出贡献。
参考文献：
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作者简介：王健磊（1990-）男 ，汉族，安徽太和人，政工师，主要从事办公室工作。