1身份证号码：34110219790102XXXX；2身份证号码：42098319870308XXXX
摘要：经济社会发展过程中企业的制度不断发生变革，档案管理工作也需要跟随制度进行现代化管理，这影响着企业的经营方式和具体的经营利益。激烈的市场环境中，企业想要有更宽广的生存发展空间，需要重视各个部门的工作质量，其中档案管理工作也要配合企业进行变革，所以适应新形势迎接新挑战是加强企业档案工作效率的重要原因。本文将对企业在新形势下加强企业档案工作的具体方式以及加强管理的具体手段进行分析讨论。
关键词：企业档案；新形势；工作思考
引言
企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产经营和管理的基础工作。企业在各项工作和活动中建立健全文字材料和档案管理工作机制，为企业发展提供了有效服务，也为企业管理高层了解企业整体经营状况、调整经营策略提供依椐，为经营决策提供支持性依据。同时也为社会各方准确认定企业经营成果，与企业进行有益合作奠定坚实的基础。
1企业档案管理普遍存在的问题
1.1思想观念落后
企业作为经济组织，其一切经营管理活动以营利为首要目标。部分企业领导认为档案工作不像科研、生产、经营可以直接创造经济效益，对档案工作的关注和投入少，致使档案工作设备陈旧、档案经费迟迟不到位、档案工作人员配备不足；档案工作未纳入员工岗位责任制，同时缺乏经济考核指标，故企业员工认为档案工作与自己无关，自然不主动归档，不积极配合档案部门工作；档案工作人员常抱怨领导对档案工作不够重视，抱着“不求有功但求无过”的保守不作为的心态，导致档案工作远远落后于企业的其他各项工作。
1.2机构设置欠合理
企业的档案机构设置合理与否，不是取决于档案装具和办公设备的新旧，也不是取决于档案工作人员配备的多寡，而是取决于档案管理部门能否真正对企业档案工作履行监督检查指导职能，能否真正担负企业档案集中统一管理职责，对企业各门类档案实施全方位管理，能否为企业及时准确地提供综合信息，以满足企业各项活动在证据、责任和信息方面的需求。实际情况是多数企业的档案工作未纳入企业工作计划、企业领导和员工的岗位责任制。档案管理部门没有考核权，导致档案管理制度难以执行落实，这样的档案管理机构不能有效开展各项档案工作，更无法行使档案监督、指导、检查等职能。企业档案工作未实现统一领导、统一管理、统一标准，譬如：有的单位虽然将人事档案、会计档案集中放置在档案管理部门的库房，但是人事档案库房钥匙由人力资源部门掌管，会计档案库房钥匙仍是财务部门掌管，新产品档案由科研部门管理，只有不生产的老产品档案才送到档案部门保存，这样的档案机构绝不是综合性档案管理机构。
1.3管理技术滞后
随着科学技术与信息化技术的飞速发展，大部分企业特别是大中型企业的科研设计、生产制造、经营管理活动已经普遍应用计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工艺设计（CAPP）、办公自动化（OA）、产品数据管理（PDM）、企业资源计划（ERP）等软件。然而，档案工作还处于原始手工操作的企业还比较普遍，档案信息化步伐远落后于企业整体信息化进程，档案管理部门缺乏档案综合管理平台，无法接收各业务产生的大量电子文件，企业档案工作与其他业务工作脱节，档案工作被边缘化。
2创新发展对策
2.1实施集中统一管理，提升档案安全保障水平
国家档案局《档案馆安全风险评估指标体系》对于档案安全管理提出了非常严格的专业化要求。
参照此标准，在写字楼有限办公空间里，基层企业分散实施档案库房改造，不仅在人、财、物各方面均需大量投入，还存在物业协调难度大，成本高、周期长的问题。因此，在写字楼内规划统一的档案层，集中管理大楼内所属企业档案，通过建设标准档案库房，统一配置消防报警、恒温恒湿、视频监控等系统，设置统一的阅览室、整理室和办公室，不仅能显著节约办公空间、时间成本和资金投入，也能解决分散改造不利于物业租赁的难题。
2.2整合档案信息资源
企业档案工作的任务是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，企业档案工作的目标是满足企业证据、法律责任和信息的需求，这一目标是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作的方向。目前，大多企业档案管理模式为档案分散管理模式和档案集中管理模式，但这两种管理模式所提供信息的均局限于档案信息，均难以满足企业对各种信息的需求，所以实施档案信息资源整合事项，即信息一体化的管理势在必行。所谓信息一体化管理就是集档案、情报、资料、知识等各种信息资源于一体的管理，建立企业信息管理中心，以实现满足企业证据、法律责任和信息的需求的目标。
2.3坚持档案管理服务好企业管理
坚持档案管理服务企业管理，企业档案才会一个良好的生存环境，并为企业利用者提供服务。在新形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。因此，加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。
2.4加强企业经营管理模式的持续性
档案管理模式和企业创新模式是相互影响的，档案管理人员要尊重企业的发展模式，确保档案工作支持企业保持经营管理的持续性，便于各个部门对档案的利用和处理。企业经营模式的主要改革方向就是加强经济利益以及持续性发展，所以在进行兼并或者新设置企业的过程中，对档案应该进行统一管理使用。档案的处置原则和分类原则一定要明确，管理人员对没有去向的档案也要按照企业主管部门所在地或者国家档案馆的原则进行处理。档案具体的处理原则需要列入双方合同范围，企业需要按照相关规定进行处理，对于整改或者重组的企业则需要按照股份制企业规则处理，也可以移交给具体的主管部门或者档案馆。
2.5将知识管理方法运用于企业档案管理
企案工作任务和目标是以满足企业各项活动在证据、责任和信息方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。将知识管理引入企业档案管理能开拓档案管理领域，同时知识管理对知识服务的强调和对价值创造的关注，能够增强档案员对信息和知识利用的理解，促进档案员深层次开发有用档案信息，提供档案信息服务。
结语
按照企业质量管理体系运行模式开展档案管理工作，为企业档案工作纳入企业工作计划、纳入领导工作议事日程、纳入企业职工的岗位责任制提供了制度保障。同时，通过体系文件有效性评审、实施持续纠正，保障了各项档案规章制度的执行落实，进而促进档案工作持续健康发展；实行档案、情报、图书一体化的发展，满足了企业对各种信息的需求，建立企业数字档案馆是满足企业员工对远程查询档案信息、解决大量电子档案归档问题和提升企业档案管理的唯一办法；将知识管理运用于企业档案管理模式，是档案管理部门适应企业发展对档案信息资源的需求的效途径。
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