王洛丹
乐清市虹桥职业技术学校 浙江省 温州市 乐清市 325600
摘要：受档案信息化的影响，文档一体化是主要发展趋势。文档一体化突破了传统文件以及档案分治的短浅眼界，这对提升文档管理的绩效是非常有利的行为。站在理论的角度上来看，文档一体化对大文件以及大档案等观念为主要内容，充分展现文档一体化的作用以及开展的重要性。以实践的一面来看，文档一体化的履行难点，应该主要培养理念以及责任延伸等等此方面的相关工作，有效开展文档一体化的科学运转模式，才是实现其管理的有效连接。
关键词：信息化；时代；文书；档案管理；一体化；思考
一、文档一体化的概念
文档一体化简单来说就是把文件通过处理生成以及归档保管两者相结合，把文件的生命周期理论等等成为理论依据，充分利用计算机技术，把文书变成文档然后进行档案管理。文档一体化管理主要包括文书的形成以及文档的管理等等。开展文档一体化的管理就是把文书与文档两者结合在一起，需要注意分工搭配、形成一体化以及整体管理等等，最后形成文书以及文档管理的整体管理。在操作的过程当中，把文档一体化的管理理论加以明确并充分使用与实践，促使电子文件的整体过程都能够得到安全与有效的管控方式，全面提升管理效率。各行各业如果想跟得上我国的发展，就应当及时参与到社会的竞争之中，经过各行各业对自身的考量，把不足进行调整。而文档一体化的工作就是调整一些重要档案。文档一体化是对文书与档案管理的整体考量，也就是由文书生成到办理档案然后进行归档管理的整个过程，有效保证档案管理的真实完整性以及实现企业发展的目标。
二、信息化时代下的文书与档案管理工作一体化实现策略
（一）提高领导与员工的整体能力
根据当今社会的发展需求，各个单位都应加强信息化建设，与此同时，为了帮助各个单位的管理以及工作可以顺利开展，就需要文档一体化的指引模式。对于文档一体化的领导者来讲，上级领导与下级工作人员，都应该更新个人的思想，充分利用文档一体化的管理模式，特别是文档一体化的领导者，应该充分理解其的重要性以及实施性，还应该提供优良的信息使用氛围以及重视信息资源整合。在工作当中，应提升相关人员的整体素质，可以选择多种方式开展培训以及学习，促使工作人员在管理档案时，能够熟悉文档的操作与管理，有效促进文档一体化的要求。
（二）统一文件管理
各个行业都应当建立文档一体化的机构以及属于自己的计算机管理机构，也可以与其他管理机构使用同一种软件，应当具备专业的设备以及操作人员，最后也是非常重要的一点，开创完整统一的业务模范，时常培训在职的文件管理人员。比如，以学校的来讲，每一名学生的信息以及图书馆的书籍信息等等都离不开这些设备和操作娴熟的工作人员，把学生们的个人信息完整的录入到学校的信息库，这包含以后的考试成绩等等材料，还应该及时把图书馆的所有书籍信息都录入到电子文档系统当中，争取努力实现文档一体化，这种管理方式，既方便了学生又方便了教师们的使用。整体来说，各个企业都应当及时调动资金，引进有助于自身发展的先进设备，可以招聘或者由企业来培养这方面的高端人才，以此来实施文档一体化的管理工作，开创统一的文件管理机构，能够更好的完成文档一体化的相关需求。
（三）保证网络安全
在进行统一管理文件的过程中，还应当注意网络安全的相关问题。各行各业的组织机构应当选择性能比较好的杀毒软件来阻止病毒的摧残，与此同时，还应该定期整理与备份数据来防止数据可能会意外丢失的可能性。各行各业的企业在内部上网的的信息应当设置加密系统，企业的内部网络需要建立防火墙的功能，对外部人员以及外部网络的非法访问都必须严格限制，禁止入侵的可能性。例如OA系统，这种系统和档案系统以及文档一体化系统中存在着一种递进的紧密关系。OA系统主要体现在发布信息时与流转上的文件起到管理的功能，但是，文件管理并不是单纯的对文件进行制作以及保存，还要实施文件的传输以及检索等有关问题，显而易见，OA系统的广泛应用，主要就是十分注意安全问题。以前有很多学校会使用OA系统来发布文件以及保存文件，假如OA系统一旦被非法访问以及受到侵害，那么受到危害的就不是一部计算机这么简单了，它有可能产生非常严重的问题，比如学校中的学生们的个人信息全部泄露以及导致学校不能正常运转等等相关问题。所以应当时刻确保网络存在的安全问题，这一点也是文档一体化管理策略的重要因素。
结语：根据我国数字化的发展过程中，过去那种传统的纸质文件档案和电子文件档案两者之间的分界线，已经开始慢慢消失，各个企业的文书管理人员以及当今的档案管理工作人员逐渐相似，有的企业已经把两者有效融合，整个过程可以由一个人或者几个人员共同管理电子档案。文档一体化的模式打破了传统老旧的分散式档案管理，它充分展现出电子文件理念，把其纳入档案管理之中，将文件的处理、形成与归档看成一个整体，有效保证电子管理的流动性与及时性。
参考文献：
[1]朱婷.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].办公室业务.?2020(02):99-100.
[2]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室务.?2019(07):122-123.