谢钰艳 蒙秋行 甘秀清 江小品
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【摘要】 档案是社会组织或个人在社会活动中形成，保存被查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，传统的档案管理工作在以往的社会经济发展的过程中发挥了重要作用。而信息时代的到来，使档案管理面临许多问题挑战，急需一些对策来提高档案数据化、系统化、网络化管理水平，使档案管理满足信息社会发展需求，推动档案管理事业持续发展。
【关键词】信息时代；档案管理；问题；对策
我国正处于信息时代背景下，只有实现档案信息化管理，才能够有效提升档案管理工作的质量和效率。但我国实际的档案信息化管理工作受到各种因素的影响，还面临着各种不同的问题，只有找出当前存在的问题，才能够采取有效的应对措施，从而更好地推进信息时代档案管理工作的发展。
一、档案信息化的重要意义
传统的档案以纸质为主，其保管对环境的要求较高，不仅需要专门的场馆，同时需要防火、防潮、防蚁虫鼠害、防紫外线等等，还需要消耗大量的人力、物力、财力进行后期的维护。这种传统的档案管理方式比较落后，工作量也比较大，而且纸质档案还有一定的寿命，存在容易损坏的特点。信息时代的到来和计算机技术的不断进步和发展，使档案管理的载体由纸质转向电子化。信息化的档案管理既能够方便档案的存储，也能够使查阅资料更加快捷，在很大程度上提高了档案资源利用率以及档案工作人员的工作效率。信息化、电子化的档案管理工作能更好地服务于国家、社会以及个人的需求。
二、信息时代档案管理出现的问题
（一）档案管理信息化进程缓慢
当前信息技术虽然普遍的运用于社会生活的各个方面，但是档案管理工作尚未全方位地使用信息技术。就目前来看，我国有一些东部沿海城市比如北京、上海、深圳等走在了档案资料电子信息化的前列，但是总体上绝大多数省市的档案网站上都比较少实际的档案内容，且不说利用信息化技术对档案进行管理，连信息化建设的进程都未能很好的进行。档案首先要信息化，才能够进一步进行信息化管理。
（二）针对信息时代档案管理的法律法规仍待完善
我国现行的档案管理法律、法规、办法等主要是针对传统的档案管理方式的，与信息时代档案管理的方式有很大的区别和不适应性，这就使我国当前的档案信息化管理工作缺乏相关的法律支持，档案信息化管理体制不完善，影响到我国信息化档案管理工作的有效推进。
（三）档案数据库、网站建设管理等标准化程度不高
信息时代要求实现档案统一规范管理，无论是保存档案的数据库，还是方便民众查阅的档案网站，都应该实现高标准化，而实际的档案信息系统和网络建设，存在着明显的形式和标准不统一的现象。此外一些软件、数据的格式兼容性不强，不能较好地实现档案信息资源共享。
（四）档案信息化管理工作人员问题
当前的档案管理工作人员一般具备了传统的档案管理知识，但是传统的档案管理知识和信息时代所需要的档案管理知识存在很大的差别，信息时代需要档案管理人员熟练地将使用数据库、进行网站管理等信息技术专业知识与档案管理专业知识相结合。一些从业已久的档案工作者可能对学习现代的信息技术产生不接受的心理，学习起来也存在较大的困难。而且，一些档案管理者还未及时转变观念，管理理念跟不上时代发展，缺乏服务意识，尚未认识到将现有的档案资料电子化、信息化的重要性以及所能带来的便利。
（五）信息时代的档案安全问题
传统的档案管理工作的优点之一是能够对档案的信息安全进行保证，档案馆安装的监控以及场馆设置能够预防以实物为载体的档案信息被盗取和篡改，而信息时代的电子化档案则不同，其与互联网息息相关，万一信息安全工作没做好，就极有可能会受到别有用心的网络黑客和病毒的攻击，档案信息有丢失、泄露和被篡改的危险。如果涉及机密档案，一旦丢失，会造成严重后果。
三、信息时代解决档案管理问题的对策
（一）加快现有档案资料的信息化建设
在信息时代，我们可以利用很多方法将传统纸质档案转换成电子版，实现档案管理与信息技术的深度融合。最基础的就是直接利用键盘将现有档案文字资料进行输入，而这实际上也耗费不少时间精力。但是我们可以选择利用扫描这种方法，这样不仅可以在很大程度上避免转换为电子版的过程出现错误，可以保留原有档案的真实状态，还大大提高了实现档案信息化的效率。而在实际操作中，方法不是单一的，可以根据情况运用多种方式。
（二）健全适应信息时代档案管理工作的法律法规
在原有档案管理相关法律法规的基础上，根据信息时代档案管理的现状和实际需要，健全适应信息时代档案管理工作的法律法规，让档案管理工作有法可依，更加规范。国家相关管理部门应健全科学的管理标准与体系，并编制出合理化的档案管理来供各级档案管理部门对照，严格贯彻落实，实现管理的规范化以及专业化，比如通过实施细则对数据库的使用，数据的格式以及网站建设等做出相应的规定。
（三）加大档案管理人才的培养力度
档案管理人员不仅需要了解并熟练掌握传统的档案管理知识，同时需充分掌握信息技术，如计算机基本操作、数据输入技术，数据库管理技术、以及网络管理、档案网站建设等等，还要具备利用信息技术开发档案信息资源的能力，这样才能使档案资料真正服务于社会主义现代化建设。此外，还通过定期或不定期组织一些文书档案管理交流会的方式，对档案管理者进行培训，提升他们的业务水平和专业能力，让档案工作者之间相互交流，借鉴工作经验和管理经验。信息时代要求档案部门对档案管理人才的培养予以高度重视，并采取切实有效的措施不断增强档案管理人员的综合素质和专业能力，以此来推动档案管理工作在信息时代下的发展。
（四）加强电子化档案的安全保护工作
为了确保档案信息的安全性，应当加强电子化档案的安全保护工作，健全档案信息安全保障体系。档案部门和档案管理者应高度重视档案信息存储安全和档案信息的使用安全。增强档案信息安全和网络安全意识，应注意加强对计算机网络系统的监控，防范黑客和非法用户对档案网络系统的侵入，加强对用户的身份认证，使用实名制登录，并且后台记录用户在档案网站的行为。同时，还要注意对有密级的机密档案做好特殊的保护工作，与其他无密级的档案应有严格的区分。针对档案安全问题进行相关教育，提高社会普遍的档案安全意识。
四、结语
档案的作用意义重大，信息时代的到来，使档案管理工作迎来了新的发展机遇，同时也面临新的问题，为促进我国档案管理工作持续稳定发展，相关档案管理部门应该善于利用信息技术促进档案管理工作与时俱进，及时解决现阶段所遇到的问题，为社会主义现代化发挥更大的作用。
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