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摘要：随着经济的发展，企业之间的竞争加大，而信息资源能为企业生产经验提供基础信息，成了企业竞争的重要资源。信息时代的企业档案管理模式也要进行改革创新，加强对信息化技术在档案管理中的应用，实现档案数字化管理，使其成为企业现代化发展应当解决的问题之一。本文拟对当前企业数字化档案建设给企业带来的优势及存在的问题进行研究。
关键词：数字化档案；必要性；优势；问题；措施
档案是企业各项业务活动的真实记录，也是企业的核心信息资源。随着信息技术的发展，加强数字化档案建设是当前企业发展的重要内容。同传统的档案管理模式相比，数字化档案管理模式能储存更多的资源，进行更加快速和准确的检索查询，实现资源共享，企业重视数字化档案建设工作，势所必然。
1加强数字化档案建设的必要性
1.1数字化档案建设是当前大数据时代的必然选择
企业实现数字化档案建设，是顺应时代发展要求的必然选择。我国正处于互联网时代，在大数据背景下，实现数字化档案建设，能够加强对海量数据的处理，有效地分析出有用的数据，并且进行保存。通过大数据技术，还可以对档案资源进行挖掘，挖掘出隐性的知识，为企业的档案利用提供便利。因此，加强数字化档案建设，是当前大数据时代企业的必然选择。
1.2数字化档案建设是实现现代化管理的主要途径
随着计算机技术的广泛应用，当前许多企业的档案管理模式逐渐从传统的纸质档案管理转变为电子档案管理，所以数字化档案建设也是企业实现现代化管理的主要途径。当前数字化档案管理特点主要体现在两个方面：一是主要借助高科技技术，通过高科技技术将数据进行储存、加工以及控制，从而实现档案信息的数字化建设。二是档案数字化是信息时代的产物，必须借助计算机技术和网络技术，为用户提供档案信息的共享。
1.3数字化档案建设是提高企业档案服务水平的需要
实现数字化档案建设，也是提高企业档案服务的需要。推进这项建设，可有效促进数据资源共享，减少冗余数据，为企业的科研以及决策提供有效的数据，提高企业运营效率。随着当前信息技术的发展和普及，企业想要在严峻的市场环境中提高竞争力，必须重视数字化档案建设，实现档案的数字化以及信息化，提高自身的市场竞争力。
2当前企业数字化档案建设存在的主要问题
2.1缺乏对数字化档案建设的重视
一些企业缺乏对数字化档案建设的重视，没有正确认识到档案管理数字化的重要性。比如有的企业对档案管理的认识依旧是停留在比较浅的层面，档案的利用效率也比较低下。之所以会存在这样的问题，主要是这些企业依旧以生产经营为主，重视经济效益，忽视档案工作。
2.2档案管理人员素质不高
一些企业档案管理工作人员的专业素质较低，影响数字化档案建设的推进。由于档案管理人员素质不高，在开展数字化管理时容易出现各种失误，不仅会影响企业的正常运行，严重的还会损害企业的经济利益，对企业的稳定发展造成消极影响。
2.3缺乏完善的档案管理制度
在一些企业中，许多部门未设专职档案管理人员，常常是多个部门共设一位档案管理人员，导致档案管理工作职责不明确，不利于档案工作的开展。之所以存在这样的问题，主要是因为缺乏完善的档案管理制度，缺乏对档案管理工作内容以及人员职责的明确规定，不利于档案管理的数字化建设。
2.4缺乏硬件设施设备
一些企业缺乏数字化档案建设硬件设施设备，建设进程迟缓。
特别是一些老企业，人员思想比较传统落后，依旧采用老式计算机来进行档案管理，或者缺乏必要的服务器，运行速度慢，存储量小，不利于提高档案管理效率。之所以如此，主要是因为企业安排的档案管理经费有限，难以满足购置必要设施设备的需要。
3加强数字化档案建设的措施
3.1强化数字化档案建设的意识
要推进数字化档案建设，企业首先应强化数字化档案建设意识，特别是企业领导充分认识档案管理数字化的重要性。企业应当成立专门的档案管理部门，并且招聘专业的管理人员，为实现档案数字化建设奠定人员基础。此外，各个部门的人员也应树立档案数字化建设意识，使他们能够重视档案数字化建设的重要性，切实做好相关工作。
3.2提高档案管理人员的能力
要实现数字化档案建设目标，提高档案管理人员的能力至关重要。企业应建立一支专业素质高、服务意识好的档案管理队伍。企业应加强内外培训的结合，加强对工作人员的数字化培训，提高他们的专业能力。比如，企业可以先行培养档案业务骨干，然后通过骨干来担任档案数字化建设的培训工作，扩大培训面，提高培训效率。还可以组织档案管理人员到先进单位参观学习，学习先进的数字化档案管理经验，运用到自身工作当中，促进企业档案数字化建设。
3.3加强档案数据库系统的建设
要实现数字化档案建设，不仅要有充足的硬件设备支撑，更要有强大的数据库系统支撑。因此，企业不仅要加强对档案管理的资金投入，加强对先进设备的引进，也要加强对档案数据库系统的建设。建立档案数据库是实现档案数字化管理的核心内容，必须加大这方面的推进力度。企业在进行数据库系统建设的时候，有两种方法可以选择，分别是原始文件的扫描和数据导入。在实际办公中，由于许多企业都已经实现了数字化办公，许多档案资料都是直接储存在计算机当中，所以在建立数据库系统的时候，工作人员可将企业现有的信息数据导入到系统当中。如果部分数据只有纸质版资料，档案管理人员则要对纸质版资料进行扫描，然后对扫描件进行储存。在导入和扫描数据的时候，应当优先处理一些对于企业发展起到较大价值且利用率大的资料。
3.4明确制度、规范流程，让数字化工作有据可依
没有明确的制度，没有清晰的流程，即使员工想要开展数字化工作，也会无从下手。良好的约束才能确保事情的稳步发展。对于网络世界充满重重风险的现状，规范流程就显得尤为重要，一旦进行了数字化的转型，就意味着负责档案管理的人员并不是只有在公司的时间才需要履行职责，而是24小时都必须守护好档案的安全。这对于工作人员的互联网各项操作的熟练掌握能力要求很高，同时也需要相关的人员具有比较强的责任意识，能够把自己的使命和档案管理的重要性牢记心中。除此之外，公司需要对于档案数字化平台的维护制定严格明晰的流程，平日里数字化平台的维护和管理需要做哪些工作，遇到紧急情况需要怎么申报流程如何处理等等，这样才能使得档案管理更加规范化，安全化。企业负责档案管理工作的专业人士，需要结合部门的情况，以企业的发展现状作为依据，制定出一套规范化的流程，高度清晰明确，下发到管理人员手中，这样才能在开展数字化工作的时候，有据可依，不至于产生沟通之间的矛盾，降低管理效率。
实现数字化档案建设，是当前企业发展的必然趋势，数字化的档案管理模式具有很强的优势，企业应当结合自身实际情况，正确认识到档案数字化建设中存在的问题，采取相应的解决措施，更好地实现档案数字化管理，充分发挥档案资源在企业稳定发展中的价值。
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