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摘要：基建档案是对企业基建项目全过程的详实记录，包括从立项、设计、勘察、施工到竣工、验收的全过程，其以文字、图表、声像等为主要的存储形式，对工程建设的开展、扩建以及后期的维修管理有着深远的影响。因此，要重视加强基建工程档案管理工作，以收集、管理与应用为突破点，采取科学高效的管理手段，切实增强档案管理效果。
关键词：企业基建；工程档案；收集、管理；应用
1基建工程档案管理的重要性
依照国家相关规定，从基建工程立项开始到后期的设计以及施工竣工验收形成的文件，都需要依照一定的规范要求进行分类和装订，加强基建工程档案管理显得非常重要，在一批材料进场之后需要仔细对材料是否符合国家要求进行查验，并且收集国家规范所规定的合格证，将这些合格证归档之后进行后期操作，如果一支施工团队进场时需要依照规定对是否有上岗证进行检查，另外还需要判断是否购买保险的凭证，需要依照这些资料进行归纳整理。在项目开工时也需要进行开工申请，竣工时需要通过这些资料进行竣工验收，因此档案是基建工程项目管理过程中的重要资产，也是保证施工质量的重要依据。一般而言一个基建项目的工期相对较长，尤其是房建工程往往需要3~5年之久。在此过程中会出现大量的资料，需要妥善对这些资料进行管理，这也是建设主体单位需要重点思考的问题。
2新时期企业基建工程档案管理特点
2.1档案真实性、实时性
在进行档案管理的过程中，需要严格依照同步原则与工程进度相结合进行档案的同步管理，及时对档案资料进行更新，快速的对档案的记录内容进行完善，有效的将工程的真实情况反映出来，另外需要保证档案与建设施工的内容相互吻合，避免出现管理不符合实际施工等情况。
2.2实用性
需要保证档案的内容具有较强的实用性、准确性，在施工时，如果施工细节缺乏明确性，对保证施工的规范是非常不利的，甚至还会对施工进度产生影响，因此一定要重视加强档案的实用性和准确性。
2.3整体性
基建档案管理过程中还需要注意确保完整性，需要依照实际要求进行实施，档案内容需要将施工的整体过程充分的体现出来，可以对施工环节的各个细节进行指导，有效的展开施工工作。
3基建工程档案的收集工作
3.1对基建工程档案的收集工作要进行超前控制
档案的超前控制是一种保证档案质量的有效管理办法。根据工程项目实际情况制定和完善《基本建设项目竣工文件编制及竣工验收管理程序》、《工程档案管理办法》、《档案归档管理办法》，提前指导、监督、检查，协助工程基建部门立卷工作，确保档案的规范、完整、准确、系统。
3.2提高工程基建部门档案人员自身业务素质，保证收集到的档案真实、完整
提高工程基建部门档案人员自身业务素质，是做好档案收集工作的前提。长期以来，档案工作拘泥于“坐等收集、你来我借”的局面，未能拓宽档案工作的思路，致使许多文件轻易“漏网”。加之档案人员没有发挥上门监督、检查、收集、服务的主动性和积极性，缺乏刺激人们利用档案的热情，从而影响档案的收集工作。为胜任档案管理工作，档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工程的同时，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，定期与工程项目负责部门联系，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，并按规定参加设备开箱，及时收集设备随机资料，以防设备资料遗失。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
3.3通过经济手段和管理办法制约，实施有效的控制
运用适当的经济手段和相应的管理办法，对工程科技资料实行有效的控制。在与工程参建单位签订承包合同时就应对工程档案的积累、形成及移交的时间、违约处理办法进行相应的条款规定；可实行按工程投资的1%从参建单位施工工程款中扣缴竣工档案保证金制度，在相应的档案管理办法中，对工程档案的收集范围及编制档案的责任单位应予明确，对不同的部门应针对不同的工程性质规定档案收集职责，如工程的征地和政策处理合同、环保、建筑、卫生许可、土建招投标、合同和协议等文件材料，明确由基建部门组织收集整理，向档案部门移交。施工单位在进行工程结算时，必须有档案人员签字，才可进行财务结算，有了明确的收集范围和职责及相应的制约手段，工程资料和档案就能避免流失，并能及时归档。从而确保工程档案的归档率、完整率和准确率。
3.4集中管理、跟踪存档
实行集中管理、跟踪存档，重大工程项目的工程由于设计面广、数量多、延续时间长，从规划、立项到建设投运需经几年的时间，而且建设工程分段、分片包工，对这样的工程，在其每一阶段性工程验收合格后，就要求工程施工安装单位将已验收的资料及时归档（谁施工谁归档的原则），集中管理，以防有效档案的遗失、损坏，以保证整个工程档案的完整。
4基建工程档案的日常管理工作
4.1维护档案存储环境的安全性
在基建工程档案工作中，日常管理也不可忽视，其主要目的是保证档案的安全性。一旦档案保管工作出现问题，将直接威胁档案的完整性，不利于档案资源的查询与使用。针对纸质档案，要保证存储库房的专业性，满足设计规范，保证设备齐全，合理控制保存空间的存储条件。针对电子档案，要维护存储设备的安全性与可靠性，还需要配备专业化的安全软件与系统，避免遭受不安全性因素的侵袭。同时，电子档案的备份工作更是不容忽视。
4.2增强档案管理流程规范化，维护资源完整性
档案收集、存储以及查询、使用过程涉及多个流程与环节，经历诸多环境，还要接触不同领域的人员，档案安全风险较大。为了切实保障档案安全性，降低遗失率，需要遵循档案管理条例，实施规范与严格的档案交接制度，尤其要关注档案的接收、入库以及交接等流程，做好档案案卷的登记。在档案日常管理中，安全性是根本，档案管理人员更要增强责任感。
4.3加快纸质档案向电子档案过渡，增强基建工程档案利用水平
基建工程档案管理的最终目的是服务于档案的利用，也就是说，档案的收集与管理都要以档案的应用为最终目标。在档案利用过程中，一般以查询为主。立足当前，电子档案成为档案资源新的存储模式，因此，可以依托信息化档案管理系统进行信息的查找与使用。
4.4提升基建工程档案收集、管理与应用的信息化水平
立足基建工程档案收集、管理以及应用全过程，现代化技术的运用势在必行，这是新时期基建工程档案事业寻求发展的关键，更是创新的必由之路。随着信息技术的不断发展，基建工程档案管理突显无纸化特征，电子档案规模不断扩大，尤其在收集、保存、管理以及应用方面的优势与信息时代相契合。为此，要积极引用先进的计算机信息技术，加大软硬件投入，强化设备与设施的更新与升级，掌握现代化档案管理方法。档案管理要发挥检索功能，探究档案管理的新模式，切实提升档案资源利用率。
结束语
没有最好，只有更好。企业基建工程档案工作要与企业经营管理的其他方面一起与时俱进，怎样更好地做好档案收集工作、保管和利用工作，只能在实践中不断探索。今日的辛苦收集、精心保管是为了明日的有效利用，是为了更好的维护企业资产的保值增值，历史将见证基层档案工作者工作的意义所在。
参考文献
[1]祁梅梅.简论基建工程档案管理的思路和方法研究[J].建筑工程技术与设计，2016(23)：143-143.
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