新疆生产建设兵团第一师电力有限责任公司 新疆阿拉尔 843300
摘要：人力资源管理作为企业管理的重要组成部分，对于企业加强人才的培养与吸收以及企业正常运营有着重要的作用。人力资源管理的质量能够决定一个企业的生存和发展，传统的人力资源管理部门的管理模式比较单一，管理机制不健全，管理手段也比较封闭，工作人员的整体素质和专业技能水平不高，这些导致了人力资源管理部门不能为企业的发展起到实质性的作用。因此，本文对人事档案管理在企业人力资源管理中的作用进行了分析。
关键词：人事档案管理；企业；人力资源管理；作用
一、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用
1.1为企业人力资源规划提供依据
在企业人事档案材料中，详细包括了目前企业的人才结构、人才数量以及人才水平等信息资料。通过对人事档案的整理与归类，可以详细了解企业当前的人力资源现状，明确企业目前所急需的是哪一类人才，从而为企业的人力资源规划提供重要的依据。例如，通过对企业人力资源档案的整理，了解企业各岗位的用人情况以及哪些岗位员工存在即将退休的情况，并将这些信息反馈给人力资源管理部门，为企业在未来几年内的人力资源规划提供重要的信息依据。
1.2保证了企业人才招聘的质量
企业在人才的招聘过程中，需要全面分析、择其所长、避其所短，做到对人才的善用。而要真正做到知人善用，并保证企业人才招聘的质量，就需要全面、历史的了解人员的信息。不仅要了解人的现在，而且要了解人的过去，不仅要了解其才，还要了解其德。以有效避免在人才招聘过程中，不讲德才条件，而只凭主观臆断或个人情感因素进行招聘选拔的问题。一方面，通过做好人事档案材料的查阅与管理，可以较为全面了解其个人经历、做过哪些工作、取得过哪些成绩、有伺特长、道德品质如何，进取心和事业心是否较强等各方面情况，有效保证企业能因才录用人才，提高人才招聘的质量；另一方面，人力资源部门也能从人事档案中详细了解个人以往的教育、技能、培训、经验、绩效等方面的信息，有助于企业人力资源部门为人才分配合适的补充岗位。
1.3有利于针对性的开展员工培训教育
通过对人事档案的科学管理，有助于企业人力资源管理部门，根据每个人才的不同特点，提出有针对性的培训教育方案，做到因材施教。并从人事档案中探索出人才的成长规律，以更好的培养和使用人才。
一方面企业人力资源管理部门，可以通过人事档案中员工信息，如教育背景、技能经验、年龄等，以针对性的开展培训项目，可以更加有效的调动员工在培训上的积极性；另一方面，通过对人事档案信息的分析，能使人力资源管理部门详细了解员工的工作表现、工作业绩、工资薪酬等方面的内容，以此为员工更好的设定职业生涯的规划，并以此有针对性的开展培养教育、实践交流等方面内容，使员工不断向着职业生涯目标迈进，以提高员工对企业的认同感与忠诚度。
1.4促进企业的跨地域文化管理
由于企业招聘的员工来自于全国各地，而不同的区域存在着各自不同的生活习惯、观念与文化，这就容易导致不同区域的员工存在着沟通交流不杨，或生活工作习惯冲突等方面的问题。由于企业人事档案不仅能全面、准确的反映员工各方面情况，而且能从人事档案中详细了解企业各单位员工的籍贯、工作生活经历等方面的信息。
企业人力资源管理部门一方面可以通过对人事档案的查阅与分析，详细了解员工不同籍贯的人数、文化特质，以有钊对性的加强员工之间的沟通交流，尽量避免员工之间可能出现的交流不杨或矛盾问题；另一方面，在开展一些团队合作项目之前，可以先通过人事档案了解员工的文化背景，以提前对员工进行文化与心理方面的交流，实现在团队合作过程中员工的有效沟通。
二、人事档案管理需要避免和防止的问题
2.1人事档案材料失真会影响到企业有效合理配置人力资源。档案资料的真实可靠性是档案管理工作的最基本特征，如果档案资料出现失真问题，人事档案就变得一文不值。同时，失真现象会严重削弱档案管理工作应有的严肃性、权威性。过去，由于技术条件的限制或人为因素，人事档案中会出现个别人年龄、学历、工龄等造假或随意涂改档案信息的现象。这些情况造成档案资料失去了可靠性，企业人才需求情况失真，导致人力资源管理部门无法对员工做出准确评价，不能做出正确的选人用人规划，难以有效地合理配置人力资源。
2.2人事档案内容遗失或缺失会影响到企业人力资源规划。档案管理分为收集环节、相关数据的整理、储存、使用等，具备相对的稳定性，客观上必须做到归档资料零失误。如果档案资料出现遗失或缺失，人事档案在人力资源管理中就会失去应有的价值。在现实工作中，确实有个别企业对人事档案管理重视不够，尤其是在资料的归档、回档方面没有统一的标准，对档案的监督和检查力度不够。特别是由于一些档案管理部门没有专业的人才，难以科学有效地进行人事档案的收集、归档和鉴别，造成档案资料的遗失和缺失。这不仅会影响到企业对员工全面信息的了解，而且还会影响到企业人力资源的优化配置。
2.3人事档案管理手段落后妨碍人力资源的开发利用。在信息化高度发达的现代社会，企业对人力资源管理越来越重视，对人事档案的要求就越来越高，人事档案是否科学化、规范化，能否及时地提供科学有效的人力资源信息，显得至关重要。但由于个别企业人事档案管理技术手段落后，一直沿用传统的档案保存方法，以纸张为介质，占用的空间大，保管环境条件苛刻，导致档案管理工作效率低，给人力资源管理部门工作带来极大的不便，不仅工作效率低下，而且还浪费时间、人力、物力。人事档案管理应该充分利用信息化手段，建立人事档案现代化信息管理系统，才能提升档案管理的工作效率。如果不能做到与时俱进，人事档案管理就不能适应现代信息化的要求，进而妨碍到企业人力资源的开发利用。
三、结语
人事档案管理工作是一项繁琐而又重要的工作，为了发挥出人事档案管理在人力资源管理当中的作用，是我国社会发展的必然需求，需要采取相应的措施来引领人事档案管理进入一个新的常态。具体来讲，我们应当推进信息化管理系统的建立，明确管理内容，全面的推进人事档案管理工作方法和流程的完善。这样，企业的人力资源管理才会做得更好，更好地服务企业，对企业人员的选、用、育、留提供有力支持。
参考文献
[1]董春艳.企业人事档案管理中存在的不足及完善措施[J].企业改革与管理,2018(16):85+91.
[2]王慧.浅析人事档案管理在人力资源管理中的效用[J].办公室业务,2018(12):166.
[3]张海滨.从中日人事档案管理的比较看我国人事档案管理的前景[J].山西财经大学学报，2011，33（4）：194-195.
[4]张兰月.档案工作中的知识管理分析[J].河南职工医学院学报，2011，22（2）：235-237.
[5]于桂兰，魏海燕.人力资源管理[M].北京：清华大学出版社，2004：7.