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EPC项目文件资料收集归档问题分析梁黔蓉

发表时间：2020/9/3 来源：《基层建设》2020年第11期作者：梁黔蓉

[导读] 摘要：在我国快速发展过程中，工程建设在不断增多，工程总承包（EPC）项目文件资料是项目实施过程的真实记载，内容多、数量大、格式多、种类杂。

        中建二局第一建筑工程有限公司北京 100176
        摘要：在我国快速发展过程中，工程建设在不断增多，工程总承包（EPC）项目文件资料是项目实施过程的真实记载，内容多、数量大、格式多、种类杂。针对EPC项目文件资料现状和存在的问题，总结了总承包项目文件资料的特性，归纳了收集归档的主要内容，对文件资料收集归档工作提出建议和有效措施。
        关键词：总承包项目；文件资料；档案管理
        引言
        随着中国经济和建筑市场的发展，工程总承包（Engineering Procurement Construction）因其能够满足业主对建筑服务综合性和集成性的要求，在建筑行业中受到了广泛关注，而且由于EPC具有建设速度快、成本相对较低的特点，因而近年来受到越来越多业主的追捧。本文对EPC总承包模式下文档的种类和收集阶段进行了阐述，明确了EPC项目文件收集和归档的内容和流程。并重点阐述了当前EPC项目文档管理过程中存在的主要问题。最后论文针对所发现的问题提出了相应的解决措施。通过本文的研究旨在为EPC项目文档的收集和归档提供理论研究参考和实际应用借鉴。
        1EPC工程总承包项目实例
        在某市的一项工程中中，承建方采用了EPC工程总承包方式对工程进行施工，此次工程是以住宅、行政中心、商业、学校、幼儿园等配套设施齐全的一个大型社区。共有99栋住宅，1个幼儿园，1个学校，1个行政中心、配套商业等，总建筑面积大约为680000㎡，建筑共花费约16亿人民币。因此，项工程规模巨大，代表性强，为保证工程的建设质量，提高承包单位的知名度，总承包方对工程项目竣工资料较为重视，为保障项目在竣工时整编与管理的准确高效，本文对EPC工程总承包项目在竣工资料整编与管理中遇到的问题以及原因进行简单探析，并提出相应解决方案，以此加强竣工资料的管理，提高工程施工的质量，降低故障发生的机率，为其他工程施工提供参考依据。
        2EPC项目文件资料收集归档的改进措施
        2.1设立岗位责任机制，增强责任意识
        在项目立项之时，项目部应根据项目规模、特点与工作需要，设置专职或兼职项目文档资料管理和控制岗位，应根据合同和工程总承包有关规定，确定项目统一的文档资料结构、分类和编码规则。将文件收集归档工作纳入项目管理计划中，纳入管理制度中，纳入管理职责中。文件的鉴定、检测和整理的各个环节，应有统一规定，包含载体、质量、规格和格式等，以达到事半功倍的效果。
        2.2建立并完善实用、有效的管理制度
        所谓制度，简单地说就是纪律或规矩。它能够对相关行为作出规范和约束，以确保工作的顺利展开。制度是执行力的保证，在项目管理工作中经常强调的制度化管理具有其重要意义，建立完善的项目文件管理制度与否，关系到项目文件收集的好坏，直接影响竣工档案的编制质量。笔者根据多年工作经验，认为总承包项目文件管理制度的建立应包括以下方面:施工分包单位文件管理职责、监理单位文件管理职责、文件管理组织机构、文件的行文格式要求、文件收集范围、文件整理要求、竣工图编制要求、文件归档后的分类编号等。以笔者所在单位为例，由于项目文件管理制度健全，各施工分包单位有章可循，项目施工文件收集的比较齐全，故在工程完工后，竣工档案编制工作进行顺利，取得了项目管理的预期效果。

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        2.3统一填写、分类、组卷划分标准
        为避免工程资料文件出现填写不规范,填写内容与实际不符,文件遗漏、重复或用表错误,文件无所归属等无序状态,必须在开工前或初期,根据业主及监理对工程资料的编制要求和相关规范、标准的规定,结合工程项目的具体实际对各分(子)工程进行合理划分,并对工程资料的收集范围、整理标准、编制要求、组卷目录及资料移交等事宜统一标准,发至各施工分包单位,并通过召开会议、技术交底或培训的方式提高各施工单位对工程资料整编和管理工作的认识,明确具体的工作程序、内容、方法,从而提高工程资料的整编、立卷及竣工验评工作的效率。这也是质量控制与管理和质量验收的必要前提和基本条件之一。
        2.4强化项目文档管理意识
        在EPC项目建设的各个阶段都需要强化文件管理意识。首先，要加强项目管理人员的档案管理知识的培训，提高他们的管理意识，进行有计划、有规范的文档收集。其次，明确各级领导和人员的项目档案管理工作职责，建立项目档案工作领导责任制。项目各级负责人应全面的进行文档资料的收集、整理及归档，建立绩效考核制度。
        2.5规范各个环节控制，完善流程
        在投标之初，就应有计划有意识地把投标有关文件保留，投标完成后，在立项之初就做好策划，梳理过程中文件形成的流程，使合同管理、基础资料、综合管理、设计管理、采购管理、费用控制、施工管理、项目来往信函、竣工管理等管理环节的文件资料处于受控状态，确保内容的原始、准确、齐全和规范。确定各环节文件资料的责任人，规范档案信息资料的收集、整理方法和过程。控制好资料信息质量，保证准确性和完整性，并按规定编号整理。同时，并注重对各个环节产生的电子文件的收集，明确电子档案延续、扩展了纸质档案的保存价值，便于以后项目查询和利用参考。
        2.6竣工资料与工程质量同步，保证资料管理质量
        在项目真正开始前期，总承包方应即刻为建设工程提供相应的资料管理人员，将工程设计、设备与材料采购、工程施工等各阶段与资料管理严密配合，力保工程设计、产品采购等与资料整编与管理同步，保证项目工程在竣工资料收集上的完整性。在工程资料管理中，资料管理人员应始终参与工程建设到工程验收的全过程，对不符合实际规范的工程资料进行及时修补完善，保证资料编制的质量，提高资料的利用率。
        2.7同步完成确保质量
        在项目实施前或初期,总承包单位工程资料管理人员就应参与其中,并在工程设计、设备采购、工程施工各阶段密切配合各专业设计、采购、施工管理工程师等同步收集整理并编审工程相关资料，尤其在工程施工过程中协助并指导施工分包单位同步完成相应工程资料工作。工程资料管理人员要始终参与整个工程的建设和竣工验收全过程,对不符合设计和规范、标准的工程资料要及时进行修改补充完善,从源头保证资料编制的质量。
        2.8完善项目档案管理制度
        EPC项目管理过程中文档部门要根据项目建设的实际情况制定健全的档案规章制度，要求各施工、设计、监理等单位配备专职或兼职档案人员负责建设期间工程资料的收集、整理、归档工作。EPC项目的各方参与单位要设立专门的人员或部门主抓项目档案工作，做好档案的统筹工作，并制定完整的监督管理机制。真正使档案工作处在可控的范围内。
        结语
        随着社会经济发展，EPC项目市场也不断多样化，EPC项目面临挑战和竞争，相应的也提供了更大的发展机遇和发展空间。EPC总承包项目管理人员只要能积极应对，不断学习，总结经验，及时完善、补充各项管理制度，定能使EPC项目档案资料更好地为项目建设服务。
        参考文献
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        [2]住房城乡建设部.建设项目工程总承包管理规范:GB/T20358-2017[S].北京：中国建筑工业出版社，2017.
        [3]郭子岩.海外设计施工总承包项目资料特点与竣工资料编制探究[J].城建档案,2013(10):59-61.
        [4]高晓雷.浅谈项目竣工资料管理[J].科技致富向导,2013(29):180