鸡西工务段 黑龙江省鸡西市 158100
摘要：干部人事档案具有“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的特殊功能，与其它资料相比，人事档案材料来源可靠，内容记载真实准确，具有依据、凭证、参考的特殊价值，起法律信证作用。
关键词：干部；人事；档案；管理
随着铁路企业改革不断深化，人员岗位变动、职称晋级、工资调整等带来的档案信息不断变化，特别是随着人力资源管理信息化的加速推进，人事档案工作必须持续夯实基础，充分发挥人事档案在人事工作中的重要基础作用。
一、干部人事档案管理的重要意义
干部人事档案管理工作是干部人事管理工作的重要组成部分，与干部人事管理是一个完整的有机整体，是干部人事管理工作的基础性工作。党的十八大以来，干部人事档案在干部考察、防止干部“带病提拔”、巡视巡察、纪检监察机关执纪办案、社会保障、司法公正等方面发挥了越来越重要的作用。干部人事档案管理工作如何与时俱进为干部人事管理工作服务，已经成为干部人事档案管理工作当前和今后相当长时间内的一项具有现实意义的研究课题。
二、干部人事档案管理存在的问题
随着对干部人事档案管理重视程度的提高，人事档案管理设施不断完善和更新，但在实际工作中，人事档案管理与铁路企业的工作要求相比，仍然存在一定的问题。
1.档案管理重视程度不够，硬件基础较差。在干部人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在着一些误区，认为干部人事档案管理工作就是档案保管的事务性工作，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就可以,因此忽视干部人事档案管理工作，档案管理问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，缺乏相应的安全设施设备和技术防护，不符合档案室“六防”管理要求,档案管理工作达不到标准。
2.档案管理人员配置不足，管理手段落后。干部人事档案管理是一项政治性、专业性、机密性很强的工作，人事档案材料需要专人管理，单独存放，但是由于管理人员和技术手段等原因，导致干部人事档案管理工作相对滞后。一是专职档案管理人员配备不足。目前干部人事档案管理工作大多由本单位干部协理兼职负责，日常事务性工作繁多，对档案工作精力投入不够，加之工作变动相对频繁，难以积累应有的专业知识和经验，因此严重影响了档案管理水平。二是档案管理人员业务不精。大多数的档案管理人员没有经过专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，难以适应干部档案高标准管理工作。三是档案技术管理手段落后。在干部人事档案管理手段上，由于没有专业的人事档案管理软件，致使人事档案材料不能实施智能化、数字化、精准化的大数据管理手段，大都采用传统人工管理方式，难以实现干部人事档案科学管理标准和要求。
3.干部人事档案信息有误，存档材料缺失。通过干部人事档案审核发现，部分人员人事档案材料缺失，材料内容不完整，如履历表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。一是个别人员档案材料信息混乱。
如“三龄两历”记载多样，出生年月公历、农历填写随意，甚至更有个别干部的出生年月前后相差较大，参加工作时间、入党入团时间前后不一致。二是个别人事档案材料填写不全。有的人在填写履历表、考核表等材料时过于简单，能省则省甚至不填写，敷衍了事，造成个人档案信息缺少。三是个别人员档案材料缺失。有的人把学历、奖励、处分等材料留在个人手中，没有上交到档案管理部门，导致档案材料缺失。另外，档案管理人员责任心不强，一些材料不能及时收集归档，也是造成档案材料缺失的一个重要原因。
4.干部人事档案管理弱化，收集归档迟缓。一是材料装订不及时。对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，不能及时收集整理归档，造成档案零散材料随意堆放、档案散材料夹中零散材料过多、档案材料长期不装订等问题。二是收集把关不严格。档案中缺少材料和材料不规范问题较为突出，如入党材料不完整、提级考察材料不齐全、人事命令（通知）填写不规范、任免审批表未盖章、考察材料一人签字等问题普遍存在，没有把住档案入口关。三是档案管理不规范。部分档案材料有归类不准确、编排页码错误、目录信息录入不规范等问题，给档案使用带来了诸多不便。
三、做好干部人事档案管理工作的几点思考
当前，中组部对干部人事档案管理工作提出了新的要求，做好人事档案规范化、科学化管理工作，充分发挥人事档案的重要作用，笔者有以下几点思考。
1.完善人事档案管理制度，实现人事档案管理制度化建设。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。应结合人事档案管理工作实际和铁路企业发展现实需要，进一步完善各项档案管理制度，做到有章可循，有章必循，使干部人事档案工作走上规范化管理轨道。对档案材料收集归档和转入转出档案的管理制度要进一步严格要求，严格把好“入口”关，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案管理工作机制，确保材料真实、内容充实、分类准确、排列有序、目录清晰、使用方便，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
2.注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量水平。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，要建立健全干部档案材料收集网络，根据材料形成规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，明确归档材料目录、时限和要求，确保归档材料及时收集归档。档案管理人员对档案有关材料，必须认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
3.采用现代化管理手段，加强人事档案管理信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。这就要求干部管理部门要充分利用铁路组织人事管理信息系统，尽快实施推行电子档案的使用，准确及时更新人员信息，提高人事信息管理的时效性，实现人事档案纸质与计算机数据并存，工作中可以通过不同方式查阅有关内容，提升人事档案管理工作的效率和质量。
4.组织档案管理专业培训，提高人事档案管理人员素质。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员自身素质高低。要定期组织档案管理人员参加专业知识培训，提升档案管理人员自身政治素质和专业素质，熟知档案管理的各个环节和基本要求，掌握档案材料的鉴别、分类，提升档案管理质量。档案管理人员要把人事档案工作作为一项政治工作，做到坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，按照要求收集材料、鉴别真伪、及时归档、整理成册。努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，使干部人事档案管理工作更科学、更实用。