滕州市水资源管理委员会办公室 山东滕州 277599
摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科学技术的发展，档案管理工作中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事，数字化技术的应用有助于提高档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以为筛选和提取信息资料提供科学的保障，因此，在档案管理中建立数字化系统和平台是十分必要的，也是提高档案管理工作质量的重要途径之一。本文就数字化技术在档案管理工作中的应用展开探讨。
关键词：数字化；档案管理；应用
引言
在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。
1档案数字化技术
数字化是信息化的一种重要形式和技术手段，它是利用计算机技术模拟信号转换为数字信号的处理过程。档案数字化是指应用信息技术，将记录在传统载体上的档案信息输入计算机系统，将模拟形态存在的档案信息转换成由0和1组成的二进制编码的数字形态，形成计算机可以识别和处理的数字信息的过程，可以转换为数字信息的传统载体档案类型包括纸质档案、照片档案、微缩胶片档案等。谈及档案保存的重要性，可以说档案管理工作关乎整个社会的发展进程，在整个社会发展进程中，档案是不可缺少的一部分，是见证历史时刻较好的目击者，是保存伟大时刻较好的保管者，任何领域都无法忽视档案管理的重要性。自有史以来，档案的存档和历史的记录都具有同等的重要性，如果档案没有有效地保管，对于人们来说就是重大的损失。如果没有档案将历史时刻的记录好好保存，留给世人的历史将是一片空白，可想而知造成的结果将会是多么的严重。
2档案数字化技术的优、劣势
档案数字化管理是将传统档案管理方式与计算机信息管理方式相结合，充分利用多媒体、通信以及网络技术将传统档案信息建立成信息数据资源库，并对其进行管理的过程，因此档案数字化管理的信息库具有海量信息资源，能够在不同时期、不同情况下满足档案使用者的各种需求。总结来说，档案数字化管理工作具有以下优势：第一，与传统档案的纸质档案信息不同，数字档案的信息都是通过光盘和储存器的形式进行储存的，因此档案的数字化形式能够减少大量的资源浪费、减少占地面积，节约了档案的制作成本和储存成本。第二，对档案实施数字化管理后，使用者想要查找、阅读资料十分便捷，只需要在计算机中输入查找范围，甚至输入查找的关键字，就能快速锁定档案内容，有效的获得所需的档案资料。第三，借助于互联网技术，能够及时的将档案资料进行上传，实现档案资源共享，方便对档案的管理，减少资源的浪费。虽然档案数字化管理具有众多的优势，但同时它也存在着很多不可忽视的问题，例如档案数字化管理具有的安全隐患，计算机是实现档案数字化管理的主要载体，计算机软件却很容易沾染病毒或者被网络黑客攻击，一旦发生上述事件，整个计算机系统就可能瘫痪，给档案管理造成巨大的影响，甚至有可能导致珍贵的档案资料丢失。另外，档案的数字管理工作目前还没有统一的管理规范，容易在管理程序中出现混乱，且档案管理工作人员个人素质良莠不齐，这样就会增加操作计算机过程中的人为操作失误风险，给档案电子化管理工作造成阻碍。
3档案管理中数字化技术应用对策
3.1建立数字化档案管理系统
数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印是被饿，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
3.2培养复合型人才
在数字化时代背景下，复合型人才培养已经成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须要具备基本的管理工作常识，为了适应数字化档案管理发展，还需要针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培养。其次，可以选择具备一定计算机操作能力的工作人员担任档案管理工作人员，并负责有关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可以完成管理也可以进行计算机设备操作，能够应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。
3.3搭建档案管理云计算信息处理平台
数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
3.4完善数字化档案扫描工作
数字化扫描工作就是将纸质档案信息内容通过扫描设备转化为电子影响信息，并传入计算机设备进行储存的过程。在进行信息扫描时候需要对扫描接受内容进行反复核查，不能出现漏扫或者重复扫描的情况。在完成扫描工作后还需要对档案信息加以整理，按照信息的时间和类型就行分类归纳，如果在此过程中发现错误，要及时的更正和处理。
3.5数字化技术应用在档案检索和查询中
档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
3.6完善档案管理安全体系
首先，要提高风险意识，积极做好应对档案数字化风险的准备。要想实现档案数字化安全体系建设，必须先实现档案管理人员的安全思想建设。因此应该提升档案管理人员的安全意识，使他们将档案安全管理工作作为档案管理的首要任务去完成。另外应该让档案管理人员充分了解档案出现风险事件的后果，了解档案数字化管理风险的重要性，在日常工作中在思想、知识、技术等方面做好准备，从根本上保证档案数字化管理工作的安全。其次，要建立完善的档案安全体系和安全防范系统，例如对档案数字化管理用计算机的应用软件进行加密处理，设置电脑和系统秘钥，使用照片、图片修复技术及时对信息加以完善和修复等，对电脑的硬件和软件进行全方位的保护。另外，对于电子档案应该按时进行备份，防止遇到突发事件或者其他原因导致电子档案信息丢失，对于特别重要的信息文件，应该放在不同的位置进行备份保存，并且对文件设置固定的访问权限，能有有效防止资料的丢失和外泄。
结语
综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。
参考文献
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