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探讨提高企业档案管理信息化建设的方法张小丽

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2020年第3期作者：张小丽袁晓霞

[导读] 摘要：企业档案是对企业从诞生开始所经历所有实践所有记录，企业档案管理就是将这些信息进行分类整理，并对其进行妥善保存，并保证其真实性和完整性。

        国网甘肃省电力公司庆阳供电公司甘肃庆阳 745000
        摘要：企业档案是对企业从诞生开始所经历所有实践所有记录，企业档案管理就是将这些信息进行分类整理，并对其进行妥善保存，并保证其真实性和完整性。通过这些档案，我们能够对企业过去所经历大大小小实践活动了解清楚，让我们在做出企业规划时候更能把握企业实际情况，制定符合企业实际情况发展战略。对此我们需要在企业信息化管理过程之中，保证档案完整和便于搜索，发现企业档案管理实践过程之中问题，要以创新思维来解决这些问题，强化企业档案管理信息化水平，保证企业发展。
        关键词：档案管理；信息化建设；信息资源建设
        一、企业档案管理之中出现问题
        1.1企业档案信息化缺少规范的策划与指导
        由于在推进企业档案管理信息化的进程中，缺乏高素质的信息技术管理人才，致使在该过程中，管理人员不能起到有效的引导作用，从而导致建设过程缓慢，且收效并不明显。另外，由于在信息化档案管理的建设过程中欠缺规范的策划与指导，造成了许多人力、物力资源的浪费，整体上会对企业的发展造成影响。
        1.2企业领导对档案管理作用缺乏认知
        在当前经济大发展背景之下，企业面临着非常大竞争，企业为了自身企业发展，不被市场淘汰，对企业矿物开采运输方面技术大为重视，对产品销售方面投入非常多人力物力，在这种大背景下，只要使档案完整，保证其不损毁，能够让人查找相关资料是可以使用就行了，所以对档案管理工作资金方面投入非常少，仅仅限于日常简单运行而无力发展。企业档案管理工作人员待遇水平太低，在工作时难免有着消极情绪，对该工作缺乏足够热情，也是造成企业档案管理发展缓慢一个原因。
        1.3缺乏相应的技术投入和保管档案专业人员
        应该说明的是企业档案信息化管理建设对于信息互联网技术依赖性较强，部分纸质档案资料存在时间较长，传统档案管理方法缺少专业性，使得档案信息不够完整，人工辨认难度大且耗时费力，这就需要借助相关仪器设备对档案进行信息化，这使得企业需要资金投入档案管理。现下档案信息化管理并没有引起企业的广泛重视，这就使得档案管理信息化建设推进缓慢。
        1.4企业档案信息化管理方法缺乏
        随着社会进步，人们不断发展技术，但是却忽略了档案管理技术发展，使档案管理技术远远落后于企业发展现状，甚至至今国内许多企业档案管理方面仍然非常原始，工作效率非常低，严重制约着企业发展。目前，档案信息化管理技术已经较为成熟，但是企业高层人员认为档案管理对企业发展作用太低，只需保证能够完整就行，所以档案信息化管理没有得到企业高层认可。虽然有些企业通过了档案信息化管理决议，但是缺乏重视，在资金上提供不足，严重制约档案信息化管理发展。在中国大多数企业对档案管理还在使用传统方法进行管理，信息化管理手段缺乏，严重影响着档案管理效率，甚至导致档案损毁丢失。信息化管理进程太慢，纸质资料未能及时转换为电子资料，使得档案信息化受阻。
        二、档案管理信息化建设的优点和形势分析
        2.1档案资料可以永久保存
        传统的档案管理都是以管理纸质档案作为主要手段，纸质档案有很多的缺点，一方面容易受到潮湿天气的影响而使纸张受潮发霉，字迹模糊，难以辨认，这会直接导致重要档案信息的缺失，另一方面纸质档案数量庞大，查找困难，浪费时间。实现信息化档案管理可以通过电脑进行快速查询相关档案，实现快速查找。同时信息化档案管理还能备份档案，将重要档案信息可以备份在电脑磁盘之中，这样就不至于档案丢失后无法恢复。信息化档案管理也不会受环境因素的影响导致档案缺失，大大节约了储存的空间，实现了永久性保存。
        2.2企业及单位档案信息方便查找
        传统档案管理工作繁琐而庞杂。由于档案资料很多，所以首先要分类管理，这就需要投入很大的人力物力。实现信息化档案管理之后只需要将想保存的档案信息输入电脑系统就可以实现永久性保存，也不会对其他的档案造成影响。

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        2.3改变了档案管理的方法与途径，拓展了档案的职能
        传统档案管理只能单一的依靠人力去管理，而且管理起来非常繁琐；导入信息化档案管理后，档案管理工作人员的工作量将大大减少，只需要把档案文字资料录入电脑就可以实现永久保存，将单一的纸质档案资料转变成多样化的电子档，实现的档案信息资源的整合和共享，加速了其单位的发展。
        三、加快档案管理信息化建设的主要方法
        3.1转变领导对档案管理信息化建设工作的态度
        单位领导应该清楚的认识到档案管理工作的重要性，及时转变自己的思想，端正自己的态度，应该把档案管理工作作为自己工作范围内的重中之重。实现档案管理信息化，首先就需要履行自己的保密义务，由于人员档案是一个隐秘性的资料，不能对大众公开或宣传，因此这就需要找到一个隐秘的地方去保存档案资料，领导应该合理选择保存档案的区域，档案室的门窗一定要进行加固，只有让档案保存在一个相对比较安全的地方才能体现档案信息的安全性。其次还要安排专业知识强的专人看管和管理，档案管理人员必须签署保密协议，做到严格监管，与档案管理无关的人员不能擅自进入档案室，如果特殊情况需要进入，也要进行实名登记后在档案管理人员的陪同下方可进入。最后领导还应该加大对档案管理人员工作情况的监督，让胜任本职工作的人员去做日常管理。
        3.2实现档案管理的信息化与传统档案管理同步发展
        要想全面实现档案管理工作信息化，就必须做到档案管理的信息化与传统档案管理共同发展。由于目前我国许多企业及单位还是以纸质档案为主，若想在很短的时间内实现信息化比较困难，前期只有依托纸质档案的基础，逐步向信息化过渡，一步一步实现档案管理工作的完全信息化目标。因此单位领导不能急躁，首先要对加强对现有档案管理人员的专业培训，让他们掌握专业的档案管理知识，同时要逐步让他们了解如何用硬件设施去进行档案管理，系统性的掌握实现信息化后档案管理工作的方法和注意的问题，做到传统的档案管理与档案管理信息化同步发展，逐步实现信息化的最终目标。
        3.3优化现有档案管理制度
        要想实现档案管理工作的快速发展，必须要有一个科学的制度去管理。各企业及单位应该以本单位的实际情况出发，找到现有档案管理制度中的不足点，逐步去优化和改正不足，这样才能早日建立一个科学的档案管理制度。例如：将档案管理信息化的内容作业员工绩效考核的一部分，这样就能在很大程度上激发员工的工作热情和工作效率；也可以建立完整的奖罚体系，对那些工作做的比较好的同志加以表彰奖励；对那些工作自由散漫的同志进行激励，只有每位员工共同为档案管理工作去服务，才能早日实现档案管理工作的信息化建设目标。
        3.4加快档案信息化基础设施建设、促进档案信息资源建设
        基础设施的好坏直接影响着档案管理工作信息化建设的步伐，可以建设一个数字化的档案馆。其中包括：档案馆馆藏、档案馆库房、专职档案干部队伍建设等等，让计算机网络技术为档案管理工作服务，这样才能提高档案管理信息化水平。档案管理部门要制定出电子档案管理的具体实施方案，给档案管理人员提供一个良好的工作平台。
        四、结语
        企业档案管理信息化是企业档案管理发展方向，企业档案管理实际上可以对企业发展产生影响，在我国，企业档案信息化管理手段非常单一，对企业发展非常不利。随着社会进步，企业管理手段也要随之发展，要与时俱进，才能满足企业不断发展。在本文之中，对企业档案管理实践过程之中出现问题加以描述说明，并以创新思维提出了一些建议来解决这些问题，保证企业健康发展。
        参考文献：
        [1]杨小梅.以实名制管理促机构编制档案管理信息化[J].城市建设理论研究（电子版），2013（06）.
        [2]魏景海.加强国有林场财务档案管理信息化确保会计信息的真实性和准确性[J].统计与管理，2012（03）.
        作者简介
        张小丽（1972.8.15）；性别：女；籍贯：甘肃镇原；民族：汉；学历：本科；职称：工程师；研究方向：档案学