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档案管理基础工作在现代档案管理中的作用张春秀

发表时间：2020/5/21 来源：《基层建设》2020年第3期作者：张春秀王芳郑倩茹

[导读] 摘要：社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。

        国网甘肃省电力公司庆阳供电公司甘肃庆阳 745000
        摘要：社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。但随着档案的应用发展，档案管理问题也就随之而来，现阶段社会要求档案管理现代化发展，而档案管理基础工作作为现代档案管理的基础与实现前提，有着至关重要的作用。尽管管理基础工作内容较为详细但还是存在着各种各样的因素，导致档案管理基础工作中存在着许多的问题。该文以档案管理基础工作为切入点，通过介绍其工作内容，分析其在在现代档案管理中的作用，讨论其工作中的存在的问题，从档案管理基础工作出发，切实提出可以推动现代档案管理的相关要求。
        关键词：现代档案管理；基础工作；性质；发展现状
        一、档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析
        在信息科技飞速发展的今天，档案管理工作也逐渐趋于信息化发展，即在现代档案管理中，计算机的广泛应用给现代化档案管理带来了极大的便利，海量信息资源轻松储存，且高效处理这些信息，提高了档案管理的工作效率。尽管现代档案管理便捷高效，但如果没有档案管理的基础工作作为铺垫，其也是不能发挥其作用的，故而作为现代档案管理的基础，档案管理基础工作有着不可替代的作用。
        现阶段，大多数的档案都是各个企业、单位的重要体现，故而档案的管理十分重要。而档案管理基础工作的重要性就体现在可以为用户提供价值方面上。档案的统计、归类、编号、装订、登记等都是确保档案的正常使用的必要条件，完善档案管理的基础工作，可以保证在档案的使用过程中有条不紊的进行，更便捷，更节约时间，也节约了人力资源，在一定的程度上反映出现代档案管理水平。所以，档案管理基础工作不仅是实现现代档案管理的先决条件更在一定程度上反映着现代化档案的管理水平。故而档案管理基础工作十分重要。
        二、剖析现代档案管理工作发展现状
        2.1管理流程有待规范和明确
        当前在现代档案管理工作中所遵循的管理流程有待规范和明确，因未出台一个相对完善的管理流程，使得档案管理基础工作在具体实施环节遇到诸多阻碍，无法顺利展开。如某些机关单位在开展现代档案管理活动时，多是采取档案收集—整理—区分档案全宗—编制档号—选择分类法—鉴定档案价值—存储档案—档案编研—档案著录和档案标引这一档案管理流程。而该流程在执行过程中未有一套清晰明确的业务规定，如此一来，人们对档案管理难以系统性地评定，在一定程度上会对管理者的工作态度、工作责任心产生不利影响，容易出现档案不完整、档案丢失等问题。上述问题的出现，不仅会损害档案应有的价值，而且还会降低档案系统应有的检索功能。
        2.2管理工作内容有待规范
        单就国内现阶段档案管理所表现出的情况看，还存在着十分严峻的基础工作重视度不足、管理工作者专业基础技能不扎实等问题，这些问题在很大程度上是由管理工作内容不规范造成的。俗话说：“没有规矩不成方圆”。同理，没有规范的管理体系，管理工作者不熟悉自己的业务范围，自然会影响到整个档案管理质量。比如，通过了解某机关单位档案管理状况可知，该机关单位内部档案管理工作者因自身专业水平不高，以致在日常管理工作中存在档号命名不规范、目录号缺失以及一卷多册等问题，甚至某些档案还存在重名问题。以上问题看似不大，但会给档案唯一性带来不利影响，且在一定程度上会增大档案管理难度，浪费更多的时间在档案搜索上，严重影响到档案管理有效性。
        此外，还有一些档案缺少索引、卷内目录，这意味着人们只能通过标题才能查找到对应档案，如此不但增大了档案管理与档案检索的操作繁琐性，而且因档案管理工作的严谨性缺失，也难以确保档案管理的完整性。

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        2.3管理者综合素养不高
        通过查阅相关资料与文献发现，在国内各单位从事档案管理一职的工作者大部分年纪较大，且接受过档案管理专业高等教育的人不多，因此，他们缺乏主动学习与掌握新档案管理理念、技能的意识，加之年龄大，即便是领导安排其接受业务培训，也因在知识点理解上存在困难，而无法有效地将这些新的管理技能、管理手段应用到具体工作中。显然，没有专业理念、先进理念支撑的档案管理工作就无法称之为现代档案管理，也正因为这样，国内整个的档案管理水平一直停留在较低水平态。
        三、提升我国目前档案管理基础工作的措施研究
        3.1加强档案管理工作
        （1）从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。
        （2）健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
        3.2提升档案基础工作的专业性
        （1）针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。
        （2）进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。
        （3）极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
        3.3加快档案基础工作的现代化步伐
        计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。
        加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
        四、结语
        总之，完善档案管理的基础工作，能够确保在使用的时候更加方便，并且能够节约大量时间和人力资源。因此，想要提升现代档案管理工作的效率，需要从档案管理基础工作做起，全面提升档案管理基础工作的质量，有助于现代档案管理的进步。
        参考文献：
        [1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012（12）：104-104
        [2]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2011（12）：244
        作者简介：张春秀（1975.03.09），性别：女，籍贯：甘肃庆阳，民族：汉，学历：本科，职称：技师，研究方向：档案学