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让档案管理为学校进步与发展发挥应有的作用

发表时间：2020/3/2 来源：《教育学文摘》2020年3月总第330期作者：王德伟

[导读] 学校档案是学校各项工作真实的历史记录，是学校在管理和发展中重要的信息资源，既是学校的宝贵财富，又是国家和社会的珍贵遗产。

——浅谈学校档案管理三途径
　　◆ 山东省莱西市教育和体育局　266600
　　学校档案是学校各项工作真实的历史记录，是学校在管理和发展中重要的信息资源，既是学校的宝贵财富，又是国家和社会的珍贵遗产。档案管理是学校整体工作不可缺少的组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色常常可以从档案中反映出来。积极开展学校档案管理，对于加强学校建设、促进教学改革、提高教育质量、开展科学研究、推动学校科学发展等具有极大的推进作用。
　　那么，如何做好学校的档案管理？我认为应在以下三个途径上着力：
　　一、提高管理素质，加强服务意识
　　1.更新观念，转变思想。由于长期受档案神秘的影响，大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑，重存、重保、轻用，从而制约了学校档案服务功能的有效发挥。所以学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为学校科学决策服务、为广大师生员工服务。
　　2.加强考核，提高管理者素养。仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求。提高工作人员的专业素养，主要对档案管理人员在工作中的实际情况进行考核，特别是工作人员掌握的计算机知识、掌握的信息技术基础进行考评，要具有较强的责任意识以及组织意识，培养工作人员掌握知识的能力、创新能力以及信息的整理能力等，不仅要提升工作人员的真实管理水平，还要促进管理人员综合素质水平的有效提升。
　　3.稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专（兼）职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，一般不轻易易人。档案部门的经费应列入学校预算，统筹解决。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
　　二、做好协调工作，收集整理并重
　　1.及时收集整理办学方向的文件材料。具体包括学校在贯彻教育方针、树立现代化教育观念时，根据具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划、年度工作计划和专题工作总结，每年召开教工代表大会讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工、党政领导班子学习教育法律法规、依法治校的会议记录、专题材料、简报，还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。

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学校档案工作人员隶属校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、照片、录音、录象等声像材料应请有关部门和人员做好文字说明。办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考察时必查的档案资料，是学校档案工作中的一个重点，应在学校重大活动结束后随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。
　　2.定期收集整理学校队伍建设的文件材料。学校教师队伍素质在不断的探索中提高，不仅要求教师具备一定的专业知识水平，而且还要从各个环节充实提高自身的业务水准，以《中小学教师职业道德规范》严格要求自己，遵纪守法，按规定参加继续教育，每年写的师德、师风的心得体会，进行师德、师风民主评议活动，参加各级各类考试，要求教师在教学工作实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文在各级各类刊物上发表。教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案、论文、年度考核材料，指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和得奖证书等，体现了一个学校的师资水平，这部分档案材料是学校对教师进行培养、使用的重要参考资料，学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，按教研组进行分门别类，以便提供利用。
　　3.有效收集整理其它常规工作文件材料。学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：学校教师根据课程标准，研究教材，编写教案，批改作业，组织测试，反馈学生的知识掌握情况，对不同层次的学生采取不同的方法，分类推进，并对后进生做好转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析；学校图书室、仪器设备购置都要进行造册登记；学校征用土地，进行基本建设和各种建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案的重要组成部分，对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有效地为学校领导和学校各项工作服务。
　　4.学年收集学校有关文件材料。在学年结束后对收集的有关材料按类别进行分门别类，编制检索工具，装订收藏，以便今后使用。
　　三、运用信息技术，提高档案使用效率
　　档案是学校保留的具有借鉴意义和参考价值的信息，为各项工作的开展带来启示，开阔人们的思路。为了发挥这一作用，可以借助网络平台对这些静态的资料进行宣传与利用。例如学校中的先进模范，可以将此类信息公布到学校的网络平台中，不仅宣传了优秀的工作作风，也在一定程度上对其他人员有一定的激励作用，激发更多的人参与到奉献自己的行列中，这对工作作风也是一大改善。另外，信息化的档案管理方便人们对资料的查阅，给人们的工作带来了更多的便捷。
　　总之，学校档案管理工作直接关系到学校的办学质量，所以档案管理者要有重点、有计划地收集，合理地整理学校各门类的档案，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，丰富学校档案资源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率，让档案管理工作为学校的进步与发展发挥应有的作用。