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工程档案资料管理的信息化创新措施

发表时间：2021/8/10 来源：《中国电力企业管理》2021年4月作者：乔桐梅

[导读] 随着信息技术的迅速发展，计算机管理模式已经广泛应用于各个行业，涉及到管理的方方面面。由于电子信息化档案管理模式本身较为便利有效，因而逐步取代了传统的纸质档案管理形式。在此状况下，如何推动档案信息化建设已经成为做好工程档案管理工作的关键。本文就此进行了分析。

中国能源建设集团山西电力建设有限公司乔桐梅山西省太原市 030000

摘要：随着信息技术的迅速发展，计算机管理模式已经广泛应用于各个行业，涉及到管理的方方面面。由于电子信息化档案管理模式本身较为便利有效，因而逐步取代了传统的纸质档案管理形式。在此状况下，如何推动档案信息化建设已经成为做好工程档案管理工作的关键。本文就此进行了分析。
关键词：工程档案；档案资料管理；档案信息化
        1工程档案资料管理的现状
        1.1重视工程建设轻视档案管理
        因为部分工程建设的紧急性和重要性，以及其中任何微小错误都可能造成严重后果。所以在工程实施过程中，工程本身受到了足够的重视。各参建单位往往在工程建设上投入大量的人力和物力，以确保工程的质量。相比工程建设，工程档案资料的作用无法直观地被社会各方看见，也就不容易得到关注和重视。甚至有部分人主观认为，工程建设过程中，施工质量与工期是重要的，档案资料的形成和管理是不重要的。监理单位作为参建的一方，通常非常重视工程的质量、进度控制和费用控制，却忽视档案资料在实现三大目标中的重要作用。
        1.2日常档案资料管理不规范理想
        情况下，在工程施工期间，投入一定量的人力和物力到档案资料管理中，能确保同步工程建设与档案资料管理的进度。然而现实中，一些施工单位常常在工程完成以后，才集中人员收集整理档案资料。此时，不仅档案资料整理难度较大，而且对于时间跨度较大的工程来说，各种档案资料残缺不全的问题已经屡见不鲜。在档案资料的整编归档与工程建设尚未有效结合的情况下，收集档案资料只是单纯地符合质量与规范要求。经过签认被施工单位收回后，监理工程师将不再过问。施工单位在收回档案资料后，也仅仅只是按规范整理归档，没有充分发挥档案资料管理的效果。因此，从管理上说，当前的档案资料管理规范化程度较低。
        1.3工程档案管理制度不完善
        目前，部分参建单位已经意识到工程档案资料管理的重要性，并把档案资料管理放在了比较重要的位置上。但是因为档案资料管理制度不健全、档案资料编制要求不明确等原因，导致实际操作中仍然存在大量问题。在没有一套切实可行的流程标准和管理规范的情况下，施工单位不知道如何收集工程档案资料，以及收集哪些工程档案资料，导致后期无法顺利整编工程档案资料，进而导致相关保障档案资料质量的措施无从落实。此外，部分参建单位并未把档案资料管理列入领导职责。因此，系统的档案资料管理也缺乏完善相关制度的动力和决心。
        2工程档案管理信息化创新建设的主要措施
        2.1明确档案管理人员的信息化管理意识
        在马克思主义的哲学思想中，社会意识是具有主观能动性的，而一旦有社会意识的出现，便会对社会产生推动作用。所以在加强档案管理信息化建设的过程中，应当明确档案管理人员的信息化管理意识，只有其具备了充分的信息化管理意识，才能够迎合信息化管理技术的发展与应用趋势，主动学习相关的信息化档案管理方法，提高自身的档案管理能力[1]。在如今的档案管理中，档案管理人员属于大信息化建设的根本力量，其主观意识将直接关系到档案管理信息化建设质量。档案管理人员只有树立明确的档案信息化管理意识，才能够认识到档案管理的重要性，形成强烈的责任意识，主动关心档案信息化建设事业，认真做好日常的信息化档案管理工作。

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        2.2优化档案管理信息化设施与设备
        档案信息化建设离不开先进的信息化设施与设备。在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作[2]。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。
        2.3提高档案管理人员的信息化实践能力
        在信息技术全面发展的背景下，档案管理的重心开始向信息化建设转变。在计算机管理模式的持续渗透下，计算机管理软件已成为档案管理信息化建设的主要实践方向，越来越多的单位加强了对计算机管理软件的应用，以提高档案管理效率。为了进一步迎合工程管理信息化的发展趋势，还需提高档案管理人员的信息化实践水平，要求其积极展开信息化管理操作，因此需加大日常培训力度，提高档案管理人员的信息化素养。档案管理的主要对象是各类档案资源，而档案管理信息化则需要将这些档案资源转化为电子文件，并通过选择其中合适的档案管理软件加以管理应用，这其中包括档案录入、档案分类、后期查阅以及档案汇总。由于多数档案管理人员都习惯于传统的档案管理工作模式，对于信息化电子档案管理缺乏认知，而且不具备相应的工作技能，因而在展开电子档案信息化管理的过程中会表现出相当多的不足。工程档案管理部门应当加强对档案管理人员的综合培训，带领其积极展开相关的信息化档案管理知识学习，强化档案管理意识，提高档案管理能力[3]。目前用于信息化档案管理的设备以及技术非常多，工程档案管理部门应结合自身的实际档案管理状况进行选择。在优化档案管理工作时，档案管理部门应筛选出其中的重要档案内容，并进行统一规划与整理，便于后期查阅和使用，提高档案管理的有效性。
        2.4持续推动工程档案信息化管理的发展
        在传统的档案管理中，无法及时跟踪所有的档案管理信息，只能筛选出较为重要的信息加以保存，这使得一些档案管理资料不是非常完善，容易存在一定的疏漏。随着信息化建设进程的加快，工程档案管理效益获得了明显的提升。电子档案录入形式能够及时将所有资料录入档案中，并进行筛选，剔除其中没有价值的信息资料。工程档案管理部门应当在新时期建立多层次的档案管理考评制度，要求档案管理人员加强信息化档案管理的学习，提高工作素质。除了档案管理信息化手段以外，还需要尝试学习一些计算机和信息应用知识，只有对计算机管理软件形成一定的了解，才能够合理参与到档案价值的挖掘工作中，从而提出准确的档案信息分析结果，对工程的下一步开展形成重要参考依据[4]。档案数据的录入质量将直接决定着档案管理系统的质量，因而档案管理部门应严格把好数据录入关，确保所录入的数据都准确而有效，不存在遗漏或者缺失的情况，否则难以保证档案信息资料的完整性，也会影响到整体的档案信息管理。
        结束语：
        总而言之，档案信息化建设对各行各业的发展都有着非常重要的作用。工程档案管理部门应当认识到自身的不足之处，并结合全新的信息化档案管理发展方向，合理调整档案管理流程，优化档案管理手段，推动档案管理的信息化建设，且要求档案管理人员树立全新的档案管理责任意识，积极开展信息化档案管理知识的学习，切实提高档案管理质量。
参考文献：
[1]詹欣.论信息化手段在水利工程档案管理中的运用[J].内蒙古煤炭经济,2020(16):101-102.
[2]张玉清.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].科技经济导刊,2020,28(20):47.
[3]张小莉.浅谈新时期工程档案管理信息化建设[J].中国住宅设施,2020(05):34-35.
[4]钟小燕.档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].城建档案,2020(05):21-22.