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浅谈高职院校文书档案管理信息系统构建

发表时间：2021/7/28 来源：《中国科技信息》2021年9月上作者：何娜

[导读] 随着全面改革发展，为能有效提高高职院校的管理工作质量，这就要求和信息化发展要求相适应。

湖北开放大学何娜 430074

【摘要】随着全面改革发展，为能有效提高高职院校的管理工作质量，这就要求和信息化发展要求相适应。文书档案管理是学校比较重要的管理内容，为能有效提高文书档案管理工作的质量水平，这就需要融入创新的管理理念，保障各项管理工作有效落实。本文主要就高职文书档案管理系统的构建进行展开探究，对信息系统构建的要点进行阐述，希望能有助于系统完善构建。
【关键词】文书档案；管理信息系统；构建要点
        为能保障文书档案管理信息系统的完善构建，这就需要和实际管理工作需求进行紧密结合起来，从整体上提升文书档案管理工作的质量水平，为实现既定的管理工作目标打下基础。文书档案管理信息系统涉及到的功能模块比较丰富，所以在构建时候要能抓住要点，保障各功能模块在实践应用当中能发挥积极作用。
        1.文书档案管理信息系统构建需求及总设计
        1.1系统构建需求分析
        高职院校在文书档案的管理过程中虽然已经开通使用了管理信息系统，但是由于系统只是设置和档案相关的功能模块，功能不完善，一些核心的档案业务没有涉及，这就会影响信息系统的应用效果。所以为能保障文书档案管理信息系统的作用充分发挥出来，这就需要在管理信息系统的构建方面进行优化，保障和实际文书档案管理工作的需求相适应，保障系统设计的整体质量。文书档案管理工作比较复杂，涉及到的工作内容多，而专业档案管理人员比较少，这就会对实际档案工作的顺利开展产生很大程度影响，对工作数字化的发展也会产生很大阻碍。通过文书档案管理信息系统的完善构建，这对保障文书档案管理工作的质量和效率有着积极意义，有助于提升文书档案管理工作的顺利开展。
        文书档案管理信息系统的构建需求，在业务需求以及功能需求环节要明确，结合实际系统的需要进行完善设计，提高系统应用的质量效果。如在业务需求方面，要能满足通知，决定，制度等相应文件信息的添加修改和查询管理等需要，保障文书档案的办公自动化，提高信息传递的效率。文书档案管理系统的设计中，在档案管理，以及编制目录和检索查询等模块的构建是比较重要的，按照优化的流程进行推进，这对保障管理信息系统的质量有着积极意义。另外，也要从功能需求的层面进行优化，保障文书档案管理信息系统的功能能够满足实际应用需要，档案管理模块功能，中能够发挥录入以及修改和删除的功能。
        1.2系统总设计
        文书档案管理信息系统的设计中，构建的管理信息系统要能以减轻工作人员压力，简化程序提高工作的质量和效率为目标，能够实现管理工作动态化以及程序化，方便采用校园网以及互联网校内外登录管理工作。在进行设计系统的时候要制定总的方案，管理信息系统中的基本设置以及文书档案管理和借阅查询是重要的功能内容，设计中要对关键的功能模块优化，保障在实践应用中能够将其模块的功能充分发挥出来。系统设计过程中对系统构建的选择也是比较重要的，常用的是B/S架构，安装以及维护方面都比较方便，使用也比较方便，不会限制用户的数量，该模式是通过客户端浏览器以及WEB服务器和数据库服务器部分构成。另外软件的配置方面，从数据库以及操作系统的合理选择方面加强重视，能够和系统要求紧密结合起来，硬件的配置要从系统的稳定以及维护的层面出发，能够满足管理信息系统的应用需要。

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        2.文书档案管理信息系统构建
        2.1数据库设计
        文书档案管理信息系统的构建过程中对于关键技术要加强重视，如在数据库的设计环节比较关键，要能和档案管理信息系统的需求相结合，结合数据库设计流程，在选定的数据库上构建相应数据表，定义其中的字段，并要能做好备份以及恢复管理的相应设计。数据库的设计过程中要能按照相应原则，和系统运行中大量数据处理要求相满足，保障数据库方便管理以及维护升级，设计维护数据库过程中能保障数据正确分布到数据库表中，采用正确数据结构，能够保障数据查询以及存储的便利，这对简化应用程序处理过程有着积极意义。构建数据库的过程中要能统一编码以及分类，如此能便利的信息交换以及共享资源。如进行档案分类整理以及类目标识等按照方法要求实施，①档号；②全宗号；③类别号；④案卷号；⑤文件号。
        2.2功能模块设计
        文书档案管理信息系统的构建过程中，要注重关键性功能模块的设计，保障各功能模块在实践中能够良好应用。如①档案管理模块的设计，结合该功能模块的增加以及修改的功能进行设计，档案管理中需要输入用户名以及密码进行身份验证，输入查询条件档案库查询，有相关档案在录入的时候就要明确档案流程，通过在这一档案模管理模块的设计应用下，能够为实际档案管理工作顺利开展起到促进作用。②编制目录模块，文书档案管理信息系统构建也是比较重要的模块，全宗内文书档案的构成复杂，采用单一分类方式划分类别较少，通常是采用两种以上的方式，档案管理系统运用“年度，机构，保管期限”的方法，三级目录如同每条记录的某个分类属性。③档案检索查询功能模块，在对这一模块的设计应用方面，主要是提供综合查询以及表内查询方式，检索时候也要验证身份，通过后即可输入查询条件，判断是不是表内用户查询，是的话就会执行表内查询处理的流程，输出报表，不是就会依照综合查询的流程执行。④档案信息统计功能模块，设计功能模块中对信息统计功能模块的设计也是比较重要的，通过情况统计以及结果等，能够对案卷数以及文件数和密级等汇总生成分类统计图表，方便档案管理。系统设计中要在角色管理的设计环节加强重视，设定一名管理员，两名档案员，管理角色的可在读写权限以及打印和全文等权限方面进行设置，能够方便档案管理工作的顺利开展。
        3.结语
        综上言之，为能有效保障文书档案管理工作有效开展，通过相应管理信息系统的设计，使之能够和具体的文书档案管理工作相适应，满足实际档案管理工作的要求，能够有效提高档案管理工作的质量，为实现高效率的档案管理工作目标起到促进作用。上文中对高职院校的文书档案管理信息系统的构建进行了理论性研究，这对实际工作的开展能够发挥积极促进作用。
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