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大学生实验室创新基金项目管理系统开发及应用刘冬梅

发表时间：2021/7/27 来源：《基层建设》2021年第14期作者：刘冬梅

[导读] 对大学生创新基金项目进行了深入的调研，针对项目管理中遇到的问题，设计了一套大学生实验室创新基金项目管理系统，通过实际运行，提高了项目申报

        天津科技大学国有资产与实验室管理处天津 300222
        摘要：对大学生创新基金项目进行了深入的调研，针对项目管理中遇到的问题，设计了一套大学生实验室创新基金项目管理系统，通过实际运行，提高了项目申报、立项答辩、中期检查、项目结题验收、经费报销等流程，有效的减轻了管理者工作负担，方便师生申报项目，完善审核制度。
        关键字：实验室，创新基金，项目管理系统

        0 引言
        为了加强对高校本科生创新精神和实践能力的培养，加大实验室开放力度，提高实验室使用率和设备利用率，促进实验室资源共享，鼓励学生积极参加科技创新活动，锻炼学生提出、分析和解决问题的能力，鼓励学生在教师的引导下自主承担课题设计、实施，对课题进行数据分析处理和撰写报告、论文等科学研究尝试，设立了大学生实验室创新基金项目[1][2]，如何利用数字化和信息化提升项目管理流程[3]，更加便于师生，是本课题研究内容。
        1 现状
        （1）改进传统纸质版提交审核方式
        现在很多高校都是多校区办公，管理者和老师面临校区间的纸质版文件审核的问题，利用该系统可以实现线上审核，避免师生多校区找领导进行纸质化签字审核。
        （2）改进传统手工操作
        传统实验室创新基金项目管理采用手工操作及文档管理的形式，信息查找、统计、分析及保存难度大，经常会出现资料丢失，统计有误差等问题，利用系统进行信息收集、统计，提高了数据准确性和可追随性，
        （3）改进和项目管理者的联系模式
        传统联系模式采用电话进行沟通，费时费力。利用系统，管理员可以通过手机微信企业号实时进行群发或单独发送通知项目管理员，提高办事效率。
        2 大学生实验室创新基金项目管理系统的设计
        2.1 框架结构
        实验室创新基金项目流程包括：项目申报，立项答辩，项目中期检查，项目结题验收，经费报销。

        本系统通过对创新基金项目业务流程的科学规划[4]，规范了管理流程，制定了清晰的权限管理，更好的完成了创新基金项目的申请、审核等管理工作。产品一共分为六大模块，分别是创新基金项目，项目审核，项目管理，查询与统计分析，辅助功能，系统设置组成。每一个大模块下又分为若干个小模块，对实验室的日常管理和使用做了精细的划分，保证实验室能够高效、有序的运转，实现平台信息化，管理高效化。
        2.2 模块介绍
        （1）项目申报
        创新基金项目支持五类课题：实际应用类课题、科技活动开放类课题、实验项目研究类课题、仪器设备开发类课题、实验室安全管理类课题。项目管理部门每年6月份发布项目申报通知，拟申请基金项目的师生在系统中根据项目类型填报申请单，项目管理者筛选出符合要求的项目，并通过手机公众号实时推送给项目申请人进度。
        初步审核通过的项目进入师生互选阶段；9月初对全校师生公布经初步评审通过的项目，符合申报条件的学生可以申报项目，指导老师根据学生的专业，年级，实际操作经验，学习情况确定最终学生名单，并组建项目研究团队。
        （2）正式立项。师生互选完成后，项目负责人需要完成创新基金项目任务书的新增，编辑，提交等管理操作，经学院相应的主管实验室院长审核通过后，项目管理者组织专家线上对项目进行初步评审，提出评审意见，并将评审意见和评审结果通过手机微信企业号发送给相应的项目负责人，主管项目部门公布本年度基金项目，提供项目基金号，同时划拨项目经费，项目正式开始实施，各实验室根据自身实际情况负责提供场地及仪器设备，保证项目的顺利进行。

（3）项目中期检查
项目组织管理单位在项目开始半年后，再次组织专家对项目进行中期检查，项目负责人需要完成创新基金项目的中期检查报告的填写，编辑，删除，提交等管理操作。专家根据项目实际开展情况，对项目进行点评，监督项目进度情况，同时评审出重点项目。

        （4）项目结题验收
        从项目立项到结题一年半的时间，组织项目结题验收，项目负责人完成创新基金项目的结题报告的填写，编辑，删除，提交等管理操作，根据任务书成果要求，提供相应的电子版成果支撑材料，包括实验报告，实物照片，论文，专利，软件著作权，获奖证书，鉴定报告，应用报告，调研报告，学生项目小结等，学院主管院长进行审核，项目管理者进行预审，组织专家进行结题验收，专家根据项目完成情况及现场答辩情况对项目进行优秀、合格和不合格的评定。经评定为不合格的项目，将根据具体情况按照延期整改、项目终止等予以处理。
        （5）经费申请
        学校对已经立项的创新基金项目给与一定的经费支持，其中包括理工类普通项目、社科类普通项目、理工类重点项目和社科类重点项目，项目经费的使用必须与项目相关，如耗材费、测试费、论文版面费、专利发表费、调研交通费、图书资料费、印刷费等，中期检查之前可使用总经费的百分之三十，中期检查后是百分之六十，其余百分之四十待结题验收合格后方可使用，项目负责人完成创新基金项目的经费申请增加、编辑、提交、删除等管理操作，项目管理者进行审核，报财务处报销。
        （6）活动记录
        活动记录主要完成创新基金项目的活动记录的填写、编辑、删除等管理操作。
        （7）项目延期申请
        结题期间，如需延期，项目负责人需要提交项目延期申请报告，项目负责人在系统中完成对项目延期申请的填写、编辑、提交、删除等管理操作，项目管理者根据实际情况对延期申请的项目进行审核。
        （8）项目人员变更申请
        项目负责人根据学生做项目情况，在系统中完成创新基金项目的项目人员变更申请的填写，编辑，删除，提交等管理操作，项目管理者进行审核。
        3 总结
        大学生实验室创新基金项目管理系统方便了师生申报，院方审核，校方管理，减轻了管理者工作量，提高了师生申报效率，完善了审核制度，这个系统已经运行两年有余，是项目管理者和项目参与者的纽带，得到了师生的一致认可。
        参考文献：
        [1]李绍锋.高校科研项目管理问题与对策研究[J].科技经济市场，2021（2）：114-116
        [2]赵亚萍. 浙江大学：高校项目管理之道[J].中国教育网络，2020（10）：47-49
        [3]刘少娜.高校科研项目管理信息化建设研究[J].中国高新科技，2020（11）：54-55
        [4]刘松.科研管理信息化与业务流程优化探析[J].管理科学，2020（7）：111-113