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摘要：企业的退休员工是我国的宝贵人力资源财富。随着近些年来，一些对于企业做出贡献的员工逐渐地到了退休年龄，我国当前的退休人员数量也在不断增加，所以，对于退休人员的管理工作，成为企业当前需要着重考虑的问题之一。在我国的社会保障体系之中明确地规定了，企业员工退休之后，与企业的劳动关系终止，逐渐地转化为社会人员。因此，对于退休员工的档案移交工作，以及保护他们的合法权益，是当前企业需要重点建设的工作内容。下面，文章主要就国有企业退休人员人事档案数字化的意义展开论述。
关键词：国有企业；退休人员；人事档案；数字化
引言
人事档案是个人成长的全部过程的真实记录，是一个人思想品德、个人阅历、业务才干、工作实绩等各方面的综合体现，是单位或部门建立高能力高素质人才队伍的牢靠依据。在新时代背景下，转变国有企业退休人员人事档案管理模式，充分利用计算机技术和数字化网络工具实行人事档案数字信息化管理，能够极大地节省人力物力资源，保障国有企业退休人员人事档案资料的安全性，对国有企业退休人员人事档案管理工作达到事半功倍的效果，有利于国有企业退休人员人事档案管理走向规范化、数字化。
1国有企业退休人员人事档案数字化的意义
1.1数字信息化管理查阅的灵活性
传统的纸质人事档案管理，绝大多数是将档案资料以人员为单位按十大类别存放在档案盒或文件柜里，查阅档案要翻箱倒柜找盒子，很是不方便，工作效率低下，并且容易造成原始档案的损坏、虫咬、霉烂等，管理起来工作量大、查询利用率低，很难适应新时代人事档案管理的需要。退休人员人事档案实现数字信息化管理，运用计算机技术对人事档案的十大类信息进行扫描、加工，分类存储到计算机数据库指定位置，需要时通过系统软件实现一键查询和打印，同时可以在网络上实时共享调用，体现出人事档案数字信息化管理的灵活性、方便性，提高了人事档案管理工作效率。
1.2数字信息化管理的持久保护性
人事档案纸质资料是记载个人成长历史最原始的信息，具备法律性、原始证据性等特点，特别是在涉及个人切身利益的选拔任用、职称评审、工资晋级等方面，有着重要的凭证作用，显而易见，保护好人事档案纸质载体是何等的重要。实施人事档案数字信息化管理，使用计算机强大的检索功能查阅电子档案，能够解决原始纸质档案资料因频繁接触而造成的破损等问题，达到持久保存和保护人事档案资料的目的，同时也省去了逐卷逐页查找档案资料的时间，减少了纸质档案资料翻阅次数，极大地提升工作效率。
1.3数字信息化管理的安全性
人事档案资料具有完整性、真实性、可靠性、机密性等特性，是档案管理工作的核心，只有具有这些特性的档案资料才能为单位或部门提供科学可靠的决策依据。伪造、涂改档案资料的现象近年来屡屡被曝光，在社会上造成恶劣的影响，这些现象反映了当前档案管理工作中存在一定的安全漏洞。实施档案数字信息化管理，设置查阅档案的审批权限范围，系统日志查询自动记录每一次查阅档案资料操作过程，个人档案信息内容的更改和操作的具体日期在系统日志上留有详细记录，从源头上杜绝了档案资料在整理、归档、收集、转出等环节中出现人为的伪造、涂改档案现象，确保了人事档案资料的安全。
2退休人员人事档案数字化管理措施
2.1流程管控，规范管理
（1）对退休人员档案的资料进行全面归集。集团公司专门下发了文件，要求各单位、各有关部门将退休人员需要归档的材料，分散存放于各科室的有关个人材料，如独生子女、荣誉证书、身份证等证明材料，进行集中一次性归入个人档案，全面完善退休人员档案内容，并避免不必要的重复劳动。
（2）对退休人员档案进行系统性初审。由于原退休档案管理人员的非专业性，退休人员档案材料中，有很多重复材料或不必要存档材料，如劳动合同一式两份，入团、入党汇报材料等，这些材料都将成为下一步档案数字化过程中增加工作量的无效劳动。在初审这个流程中，我们先对退休档案进行初审，将重复的材料或无存档必要的材料予以剔除，并将必须归档的材料予以补充和完善。
（3）对初审整理完成的退休人员档案进行集中保管。以往退休人员档案由各科室或业务人员自行保管，为严格档案管理制度，统一编号，规范管理，决定将整理完的退休人员档案进行集中保管，保证整理完成后的退休人员档案管理安全性、规范性和系统性，也更加有利于下一步的移交工作。
（4）在档案整理和数字化过程中，从档案整理到数字化完成入库，采取闭环式流程管理。将档案整理工作分为档案初审、档案分类整理、档案数字化和档案入库四个小组，每个小组由组长负责，下一环节检查上一环节的工作结果，每个环节都有交接手续，环环相扣，发生问题可追溯。
2.2科技创新，提高效率
退休人员人事档案数字化要求项目及内容较多。为提高工作效率，确保档案数字化进度，我们进行科技创新，自主研发档案数字化管理软件。
（1）减少数据录入量。从事档案整理和数字化人员多为从各单位抽调的人员，素质参差不齐，电脑输入速度不一。为减少输入量，针对人事档案材料类别和名称相对统一，如各类调资表每个企业同时期表头名称基本一样，根据这些特点我们在软件设计上进行充分考虑，基本数据不需要录入，采取选择输入方式，以提高工作效率，而且材料名称通过选择使分类也不易搞混，同时有效降低了输入错误率。
（2）自动处理图片。在整卷档案全部按页扫描后，通过软件处理，实现所有扫描图片数据自动分拣到对应文件夹中，自动分类命名，避免在建立目录、文件命名、分捡图片等过程中的误操作，提高了档案数字化的准确率和工作效率。
（3）可以多人同时作业。可以多人进行档案目录的录入和图片扫描，可以在EXCEL中录入也可以在软件中录入，录入完成的档案目录和扫描完的图片，只要放在软件的文件夹下几秒钟就完成多人的数据处理。这样通过档案数字化管理软件大大提高了准确率和工作效率。
（4）自动生成目录、标签和汇总库。通过软件自动生成打印目录、标签格式，生成移交地方的退休人员档案汇总库，并且通过软件可以自动全部修改企业设定的全宗号，使档案数据更直接、更方便地与地方档案部门接轨。
（5）增强软件功能，助力档案日常管理。退休人员档案管理是一项长期的工作，档案数字化后，数字化成果的运用将有助于提升退休人员档案管理科学化水平，为此我们在数字化管理软件的功能中增加日常管理功能。通过数字化管理软件可实现档案数据、档案材料、图片资料的查询和调档使用等功能，实现电子查档，大大降低档案管理人员的工作量，提升工作效率，进一步提升退休人员档案管理水平。
3结语
综上所述，文章探讨退休人员人事档案规范整理和数字化工作中的几点做法。在今后的实践中需要克服不足，不断探索和创新，不断提高工作效率，确保如期完成退休人员档案整理和数字化移交工作，推进退休人员社会化工作不断向纵深迈进。
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