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摘要：文书档案是机关、团体、企事业单位和个人在从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文献，其通常记录一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。现代信息网络技术的发展和普及给文书档案管理工作提供了许多高效的技术手段，极大地提升了管理的效率和水平，但由于种种原因，目前的文书档案管理还存在一些问题。信息化条件下如何做好文书档案管理工作，合理开发利用档案信息资源，是文书档案管理工作者需要深入探讨的重要课题。下面，文章就信息化时代的文书档案管理工作展开论述。
关键词：信息化；文书档案；管理工作
引言
我国政府为响应当今社会发展的步伐，对我国各行各业给予了信息化技术和政策支持，办公室文书档案管理工作各方面都出现了较大的变化。在国民经济和社会发展的极力推动下，信息技术的作用愈加重要。传统档案管理方式无法充分利用科学方法和技术，将管理流程复杂化，工作过程中浪费了部分人工，加大了档案管理的成本，降低了办公室档案管理效率。将传统复杂的办公室文书档案管理工作信息化，采用科学的档案管理工作管理方式，高效管理办公室的档案资料，为我国办公室档案管理事业创新和改革奠定基础。
1信息化时代下的文书档案管理工作
1.1文书档案管理信息化的定义
顺应信息化发展潮流，在采集以及存放信息档案资料的过程中利用先进的信息技术，促进文书档案管理工作顺利运行就是档案信息化。通过文书档案管理信息化，取代传统的实物记载资料方式，采用现代化的数字化管理，这种先进的文书档案管理方式较为科学，降低了工作人员的负担，为之后的档案查阅奠定了资料基础。
1.2文书档案管理信息化的特点
通过三个方面阐述文书档案管理信息化的主要特点。第一，根据相关部门的法律法规开展文书档案管理工作，严格遵守基本的政策，这是最基础的特点；第二，电子档案替代了实物档案，完成了技术管理代替实物管理的蜕变，采用信息化整体的管理形式，是实现各大部门走向档案信息化管理的重要步伐，这是最明显的特点；第三，信息的数字化与网络化纳入了档案的信息化管理，为文书档案管理工作的创新与持续发展奠定了坚实的基础。
2加强文书档案信息化管理工作的对策
2.1加强人才队伍建设，提高文书档案管理水平
加强队伍建设是做好文书档案管理工作的重要环节和根本保障，网络信息化时代，需要建设一支高素质的文书档案管理人才队伍。一是要提高文书档案管理人员的思想认识。要教育和引导档案管理人员树立正确的世界观、人生观、价值观，形成良好的职业道德和敬业精神，增强档案管理信息化建设的意识，充分认识档案工作信息网络化的必要性和重要性，具备开拓创新的服务意识。二是要提高文书档案管理人员的业务素质。档案管理人员不仅要精通传统的档案专业知识和工作方法，还要加强信息技术学习，具备敏锐的信息意识、良好的信息阅读能力、熟练的信息检索能力和精深的信息加工能力。为此，必须加大对文书档案管理人才培养的投入，通过各种形式有针对性地开展培训，让档案管理人员掌握计算机技术知识、计算机基本操作技能、软件知识、网络技术知识、网络检索技能等，具备管理和开发网络档案信息的能力，提升档案管理的实际工作水平。三是要完善人才激励机制，提高文书档案管理人员的待遇，创造良好的工作氛围，靠档案事业凝聚人，靠组织关心吸引人，靠政策制度激励人，营造良好的生活和工作环境，让高素质的档案人才能够留下来安心工作，为文书档案管理水平的提升提供强有力的人才支撑。
2.2建立科学规范的管理机制，确保文书档案信息管理标准化
为保证电子文书档案的真实性、完整性和有效性，必须健全和完善文书档案管理业务流程和技术规范，细化档案信息化的工作环节和步骤，提高文书档案管理工作质量和效率。一是制定电子档案管理制度，从文件管理制度与职责、电子文件归档的类型与范围、归档时间与方式、逻辑归档与物理归档的方式、电子档案管理使用与销毁等方面规范电子文件的归档与管理。二是健全档案管理技术规范和业务流程，从文件生成到归档，再到档案信息管理实行标准化和规范化管控。三是统一档案管理标准，包括档案整理标准、统计标准、各项技术标准等，严格要求各档案部门按标准做好收集、整理、传输管理工作，严禁标准不一、自成体系。四是要配备统一的管理设备，尽量做到档案管理部门计算机全覆盖，配置高容量的存储媒体和存储系统，保持档案信息的完整性和真实性，有条件的还可建立单位信息传输网，实现文件数据化传输。五是严格执行各项管理制度，责任到人，结合相应的技术手段，从电子文档形成开始进行不间断地操作管理登记，确保档案处理过程规范。在做好文书档案信息化工作的同时，也要重视纸质文书档案的配套管理工作，重要文档实行电子、纸质文档“双套”归档，两种载体档案并存时，电子文档著录、编号、更改、更新等要与纸质档案对应相符。
2.3完善信息安全体系，增强安全保障能力
为保障网络安全和文件信息安全，要建立健全严格的档案网络信息安全管理条例，规范安全管理制度和技术条例，提高网络攻击、病毒入侵的防范能力和信息失真、泄密的检查发现能力。借助于防火墙、入侵检测系统、漏洞扫描系统、安全隔离与信息交换等安全设备，在网络内的每台计算机上安装实时杀毒软件和网络安全管理软件，定时查杀病毒和进行网络安全监控维护，实现对档案信息网络的实时监控和综合治理。要定期在内网上进行安全通报和预警通报，不断强化安全工作，在网络及信息安全管理方面做到事事有章可循，处处有规可依，人人有责可追。同时，完善备份策略，建立备份管理制度。信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，可以为受损或崩溃的信息系统提供有效的恢复手段，保证档案信息的安全。
2.4创新管理方式，提高文书档案开发服务水平
计算机网络技术已全面改变了人们的工作、生活方式和生活理念，人们更加重视信息的时效性和获取信息的便利性。传统的档案利用方式，如到档案部门阅读和利用原件或复印件等方式，在网络信息化高度发达的时代必然会发生变化。因此，文书档案管理人员要突破陈旧的管理思维理念，勇于探索，敢于创新，善于在工作中发现问题、解决问题，创新工作思路，将“死”档案变成“活”信息，转变“坐、等、要”等旧的档案利用观念，变被动服务为主动服务。[3]充分利用先进的信息网络技术，积极开发档案信息的利用价值，通过对档案信息进行科学的收集、汇总、分析和加工，及时了解和掌握社会需求，为使用者提供快速、便捷、准确的档案信息，充分发挥文书档案的管理效能。同时充分利用信息网络技术，实现文书档案的信息资源共享，增加与用户交互的形式，开展在线实时交流，解决用户在查询、索取信息时遇到的问题，满足用户个性化的需求，不断提升文书档案信息开发服务的水平。
结语
总之，网络信息化的快速发展对文书档案管理工作带来新机遇，也带来了新挑战，档案管理部门必须顺应时代发展的进程，积极创新管理模式和方法，适应新环境、把握机遇，使文书档案管理工作更好地向信息化、科学化、安全化、现代化发展。
参考文献：
[1]林英华.信息化背景下文书档案管理工作研究[J].办公室业务，2019（23）：107-108.
[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019，40（19）：60.
[3]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化，2018，21（24）：185-186.